Del siden

Hvor SMART er dit projekt?

16. maj 2018 - Af Henrik Bjerregaard Nielsen, underviser og konsulent hos Mannaz

Inden du kaster dig ud i dit nye projekt, så er det vigtigt, at der er et klart og SMART mål for projektet. Læs med nedenfor, hvor projektledelseskonsulent Henrik Bjerregaard Nielsen fortæller om, hvordan du får bedre styr på dine projektmål og opnår bedre projekter med SMART-metoden.

 

Nogle projekter er gode, andre kører i grøften eller sander til. Men hvad gør de dygtige projektledere egentlig, så deres projekter hører til i den gode ende og krydser målstregen til tiden, til prisen og på aftalt måde? Jeg kan røbe, at det ikke skyldes held. En stor del af deres succes handler derimod om, at de meget tidligt i projektforløbet får defineret, hvad målene med projektet helt præcist er, så de styrer efter det rigtige fra starten.

Naturligvis, tænker du måske, men selvom det kan virke oplagt, sågar som logik for burhøns, ser jeg desværre, at selv erfarne projektledere risikerer at gå for hurtigt frem i den indledende fase uden helt at få defineret projektets mål klart. Det er problematisk og selve opskriften på at løbe mod den forkerte målstreg.

En god start med SMART-metoden

Som ny projektleder er det selvfølgelig en situation, du gerne vil undgå, og derfor skal du nøje sikre dig, at dine mål er klart definerede i forhold til interessenter, leverance, risici og succeskriterier, så du ikke snubler halvvejs eller løber mod kløften. Jeg har selv god erfaring med denne enkle, men omhyggelige metode – kaldet SMART – og jeg håber, du også kan bruge den som et kompas i processen med at definere projektets mål.

S står for specifik

Målene i dit projekt skal være SPECIFIKKE og PRÆCISE. Du bør med andre ord få defineret målsætningerne klart og tydeligt i forhold til de forskellige interessenter og selve leverancen. Kig dig selv dybt i øjnene, og leg djævlens advokat: Har du været skarp nok på formålet, eller er der mere, som skal med? Og brug gerne en negativ liste, som præciserer de elementer, der ikke indgår i projektets formål. Vær omhyggelig med dine formuleringer, så alle forstår det samme, når de læser teksten. Gå efter den entydige forklaring.

Et lille illustrativt eksempel fra et fritidsprojekt derhjemme:

IKKE-SPECIFIKT: Mal stuen hvid.

SPECIFIKT: Mal stuen i knækket hvid nr. 8. Karme, vægge, paneler og loft males. Gulv, vindue og vindueskarm males ikke. Stuen males i uge 16 af malermester Jensen.

Ja, du forstår sikkert, hvor jeg vil hen.

Det skal være nemt af afgøre, om du har opnået målene for projektet eller ikke.

M står for målbart

Hvordan ved du, at du har scoret, hvis du ikke ved, hvordan man måler dine scoringer? Med ”målbart” menes altså, at det skal være nemt af afgøre, om du har opnået målene for projektet eller ikke. Nogle gange er det enkelt, fordi målet er nemt at identificere og kvantificere som fx et antal lastbiler leveret eller en grænse for støj. Andre gange skal der mere til at definere resultatet i form af en brugerundersøgelse eller en vox pop. Uanset hvad, så skal du vide, hvornår projektet er godt nok. Ellers tror du måske, at du allerede er i mål uden at være det – eller omvendt har du været i mål længe uden at vide det. Særligt i forhold til agile projekter er det vigtigt at vide, hvornår resultatet er godt nok, for det agile handler netop om ikke at overgøre ting, men om at gøre det hurtigt og tilfredsstillende.

A står for accepteret

Så langt, så godt. Du har fået defineret dine mål, og du ved, hvornår projektet er godt nok – men er opgavestilleren enig? Uden denne vigtige accept er de klart definerede målsætninger og succeskriterier ikke meget værd, så det er afgørende for projektets succes at få gjort dem til fælles målsætninger. Behøver jeg sige, at du selvfølgelig skal have det på skrift? Accepten gælder i øvrigt også i forhold til de ressourcer og deltagere, som skal udføre opgaverne, så vær omhyggelig, og få accept hele vejen rundt.

Som projektleder skal du gå projektet igennem og vurdere mængden af opgaver i forhold til ressourcer og tidsplan.

R står for realistisk

Hånden på hjertet: Er projektet, som I er ved at skyde i gang, realistisk? Eller er det et best case-projekt, som kun kan lykkes på en solskinsdag, mens vi cykler nedad bakken med vinden i ryggen? Skyder vi efter det sublime men har kun ressourcer til det middelmådige? Som projektleder skal du gå projektet igennem og vurdere mængden af opgaver i forhold til ressourcer og tidsplan. Det er dit realitetstjek og tværsummen af projektets styrker og svagheder. Jeg oplever, at de projektledere, som tør sige fra, klarer sig bedst på den lange bane, hvorimod de nemme optimister hurtigt kan stå tilbage med sorteper a la ”Jamen, du sagde, at projektet ville være færdig nu?”

T står for tid

Hele dit projekt er gennemsyret af tid, og allerede fra starten af projektet skal du derfor have styr på dine milepæle og din tidsmæssige struktur. Hvornår skal tingene leveres? Hvad er projektets tidslinje? Hvornår skal der gives status? Det tidsmæssige aspekt er på den måde også med til at regulere kommunikationen mellem parterne i projektet og sikre dig forudsigelighed og en flydende kommunikation.

Det kan være svært at gennemskue, om dit nye projekt er godt og realiserbart på stående fod, men hvis du i den indledende fase bruger SMART-metoden på dit projekt, vil du opdage, hvor der er huller i skibet, så du kan få dem lappet og få sat et stærkt projektskib i vandet.

 

  • Projektledelse

    Projektledelse 1

    Få en helhedsforståelse af projektarbejdsformen og den grundlæggende værktøjskasse til at gennemføre effektive projekter. Du får bl.a. styr på interessentanalyse, målformulering og planlægning, så du bliver en værdsat projektleder.

    3 dage 17500 kr
    Læs mere
  • Projektledelse

    It Projektledelse 1

    Lær de grundlæggende værktøjer og nødvendige discipliner, som skal til for at gennemføre et succesfuldt it-projekt.

    3 dage 17500 kr
    Læs mere
  • Projektledelse

    Mannaz Projektlederuddannelse

    Få en helhedsforståelse af projektledelse og en brugbar værktøjskasse med redskaber til at planlægge, lede og styre dine projekter. Lær at motivere, kom i dybden med din ledelsesadfærd og bliv klædt på til at levere resultater i projekter på alle niveauer.

    12 dage 58500 kr
    Læs mere

Om Henrik Bjerregaard Nielsen

Henrik Bjerregaard Nielsen er Client Director og projektledelseskonsulent hos Mannaz. Han har over 25 års erfaring fra en række internationale brancher såsom den rådgivende ingeniørbranche, bygge, olie og gas, shipping og it. Henrik er oprindeligt bygningsingeniør, og de første 5 år af hans karriere var han projekterende og tilsynsførende ingeniør, hvorefter han tog springet til ledelse, projektledelse og forandringsledelse. Hans passion er at skabe resultater gennem effektiv projektledelse; planlægning og eksekvering af projekter i organisationen, inddragelse af interessenter samt styring og sikring af projektets business case. Henrik underviser bl.a. på ”Mannaz Projektlederuddannelse" og "Programledelse"