Del siden

Sådan laver du en god målformulering for dit projekt

19. juni 2019 - Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist

Uanset størrelsen på dit projekt bør du begynde med en målformulering, som klart og tydeligt skitserer, hvad forventningerne er til projektet.

Sådan laver du en god målformulering

Om det er en Øresundsbro eller et mindre organisationsprojekt, du hen over frokostbordet er blevet bedt om at stå i spidsen for, så bør det begynde samme sted: med en målformulering.

”Hvis man ikke begynder med at gøre sig tanker om målet med projektet som projektleder, risikerer man, at interessenterne ikke ved, hvad der skal ske, eller at nogle drager forkerte konklusioner om, hvad der skal komme ud af projektet,” forklarer client director i Mannaz Thomas Peter Rønholt.

Med en målformulering i hånden er det nemmere at afklare uenigheder mellem interessenterne og at holde styregruppen fast på, hvornår projektet egentlig har været en succes.

Det er ikke altid, din styregruppe har fået formuleret et mål for dig og dit projekt, så ifølge Thomas Peter Rønholt gør du dig selv en stor tjeneste, når det gælder om at undgå misforståelser.
”Du kan bruge målformuleringen til at starte en dialog med din styregruppe og få eventuelle uenigheder frem i lyset.”

”Hvordan skal du som projektleder kunne lede dit team sikkert i mål, hvis du ikke kender formålet eller ved, hvor I skal hen?”

Hvorfor og hvordan?

Begynd med at stille dig selv det grundlæggende spørgsmål, hvorfor I går i gang med netop dette projekt, og hvilken effekt I ønsker at opnå, når projektet er gennemført. Altså: Hvad er succeskriterierne for projektet eller den gevinst, I ønsker at realisere?

”Hvordan skal du som projektleder kunne lede dit team sikkert i mål, hvis du ikke kender formålet eller ved, hvor I skal hen?” spørger client directoren retorisk.

Når det store ’hvorfor’ er stillet, skal du lidt ned i materien og spørge ’hvordan’. Hvilke leverancer er nødvendige for, at vi kan komme i mål? Og endelig: Hvordan måler vi på, om leverancerne er ’gode nok’, og ikke mere, end der kræves?

Thomas Peter Rønholt anbefaler at sammenfatte målformuleringen på helst en enkelt side sammen med nogle få yderligere nøgleinformationer som projektnavn, overordnet projektbeskrivelse, budget, organisation, tidsfrister samt et felt til henholdsvis formål, succeskriterier, leverancer og acceptkriterier.

Ser man for eksempel på ’Projekt Øresundsbro’, kunne målformuleringen se således ud:

Formål: Projektet gennemføres for at medvirke til en større integration i Øresundsregionen mellem København og Skåne.

Succeskriterierne: En fem procents stigning i trafikken mellem Malmø og København senest tre år efter åbning af forbindelsen.

Leverancer: En tunnel, en kunstig ø, en bro og landanlæg på begge sider.

Acceptkriterier: Dimensionskrav med hensyn til antal vejbaner fra udbud på bro og tunnel overholdt, kvalitetskrav til stål og beton opfyldt i henhold til gældende Euronorm, og så videre.

“Er I klar over, at det her projekt, som vi sidder og nørkler med, og som hænger jer ud af halsen lige nu, gør, at vi kan træde ind på det kinesiske marked om to år?”

Formålet motiverer

Helt overordnet skal den gode målformulering være SMART. Det vil sige, at især succes- og accept-kriterierne bør være: Specifikke, Målbare, Accepterede, Realistiske (men ambitiøse) og Tidsfastsatte, når de formuleres. Ligesom med Øresundsbroen kunne et mindre projekt som for ’projekt nyt produkt’ have succeskriterierne: en stigning i omsætningen på fem procent tre år efter lanceringen. Acceptkriterierne for ’leverancen prototypetest’ af det nye produkt kunne være en fejlmargin på under én procent ved afprøvning i et uafhængigt laboratorium.

Endelig er det også vigtigt at få vendt, om du ser nogle risici i forbindelse med nogle af leverancerne, for jo mere der kommer ned på papiret, des bedre.
”Det gør projektlederen mere skarp på projekttrekanten og kan skabe motivation i projektteamet,” siger Thomas Peter Rønholt.

”Det er sjovere for de fleste at vide, hvor det er, de er på vej hen med det, de laver. Så det er for eksempel bedre at kunne sige: ‘Er I klar over, at det her projekt, som vi sidder og nørkler med, og som hænger jer ud af halsen lige nu, gør, at vi kan træde ind på det kinesiske marked om to år?’,” siger han.

Download gratis skabelon til din målformulering Download

”Uden målformuleringen er der risiko for, at du leverer mere, end du skal, og på den måde leverer en masse, kunden ikke har bedt om”

Glemt efter champagnen

Ligesom et projekt ikke er statisk, er målformuleringen det heller ikke, så den skal tages op med jævne mellemrum gennem projektet. Målformuleringen er et rigtigt godt værktøj til at kommunikere til alle interessenter, hvad dit projekt går ud på. Og med den rigtige målformulering leverer du det, du er blevet bedt om – og kun det, du er blevet bedt om.

”Uden målformuleringen er der risiko for, at du leverer mere, end du skal, og på den måde leverer en masse, kunden ikke har bedt om. Oftest er det en dårlig forretning for dig,” siger han.
Samtidig er der kommet mere og mere fokus på, at projekterne skal levere resultater efter, de er blevet afleveret. Som projektleder er du kun ansvarlig for leverancerne og for, at de lever op til acceptkriterierne, der bør fungere som en tjekliste, når du overdrager projektet.

Succeskriterierne måles der først på, når projektet er overdraget – og til tider længe efter, at projektet er afsluttet – til eksempelvis driften eller produktionen, og ansvaret bør derfor naturligt ligge hos styregruppen. Men succeskriterierne kan bruges til at visualisere gevinstrealiseringen i den anden ende af projektet.

”Hvis ikke man laver målformuleringen, sker det alt for tit, at man afslutter et projekt til tiden, og alle drikker champagne – og så glemmer alle alt om det,” forklarer Thomas Peter Rønholt.

”Så risikerer man at have lavet en kæmpe investering, som man i værste fald ikke får vurderet, om man får dét ud af, man ønskede.”

Få styr på målformulering, accept- og succeskriterer. Spar 30% indtil 30. juni.

Tilmeld mig

Sådan laver du en god målformulering

Din målformulering bør bestå af:

  • Formål
  • Succeskriterier
  • Leverancer
  • Acceptkriterier

Målformuleringen skal desuden være SMART dvs. dine succes- og acceptkriterier bør være:

  • Specifikke
  • Målbare
  • Accepterede
  • Realistiske (med ambitiøse)
  • Tidsfaste

 

Uddannelse for projektledere

Tilmeld dig Mannaz´ nyhedsbrev, og vind et kursusværdibevis



Projektledelse

Mannaz Projektlederuddannelse

Få en helhedsforståelse af projektledelse og en brugbar værktøjskasse med redskaber til at planlægge, lede og styre dine projekter. Lær at motivere, kom i dybden med din ledelsesadfærd og bliv klædt på til at levere resultater i projekter på alle niveauer.

Læs mere
Projektledelse

Mannaz It Projektlederuddannelse

Opnå et solidt fundament for at lede og levere succesfulde it-projekter på alle niveauer. Få indsigt i it-projekters særlige kompleksitet, terminologi, processer og discipliner. Lær om forandringsledelse, og få de værktøjer, der gør en reel forskel.

Læs mere
Projektledelse

Systemisk projektlederuddannelse

Få redskaber inden for den systemiske erkendelsesteori til at skabe projekter med reel værdi. Og giv din projektpraksis et løft med en kombination af klassiske samt nye dynamiske projektstyringsfærdigheder og relationelle forståelser.

Læs mere

Om Thomas Peter Rønholt

Thomas Rønholt er projektledelseskonsulent og Client Director hos Mannaz. Han har 15 års international erfaring fra den rådgivende ingeniørbranche som projektleder og sælger af professionelle serviceydelser. De seneste mange år har Thomas arbejdet som selvstændig konsulent og Client Director med fokus på strategieksekvering igennem projektledelse og de værdiskabende processer for projektbaserede organisationer.

Thomas underviser bl.a. på Mannaz Projektlederuddannelse. Hvis du ønsker at vide mere, kan du kontakte Thomas Rønholt på 4517 6257 eller tpr@mannaz.com. Du kan også læse mere om vores konsulentydelser inden for projektledelse her.