Uanset størrelsen på dit projekt bør du begynde med en målformulering, som klart og tydeligt skitserer, hvad forventningerne er til projektet.
Om det er en Øresundsbro eller et mindre organisationsprojekt, du hen over frokostbordet er blevet bedt om at stå i spidsen for, så bør det begynde samme sted: med en målformulering.
”Hvis man ikke begynder med at gøre sig tanker om målet med projektet som projektleder, risikerer man, at interessenterne ikke ved, hvad der skal ske, eller at nogle drager forkerte konklusioner om, hvad der skal komme ud af projektet,” forklarer client director i Mannaz Thomas Peter Rønholt.
Med en målformulering i hånden er det nemmere at afklare uenigheder mellem interessenterne og at holde styregruppen fast på, hvornår projektet egentlig har været en succes.
Det er ikke altid, din styregruppe har fået formuleret et mål for dig og dit projekt, så ifølge Thomas Peter Rønholt gør du dig selv en stor tjeneste, når det gælder om at undgå misforståelser.
”Du kan bruge målformuleringen til at starte en dialog med din styregruppe og få eventuelle uenigheder frem i lyset.”
”Hvordan skal du som projektleder kunne lede dit team sikkert i mål, hvis du ikke kender formålet eller ved, hvor I skal hen?”
Se vores kurser i projektledelse og IT projektledelse, hvor vi giver dig de rette værktøjer
Begynd med at stille dig selv det grundlæggende spørgsmål, hvorfor I går i gang med netop dette projekt, og hvilken effekt I ønsker at opnå, når projektet er gennemført. Altså: Hvad er succeskriterierne for projektet eller den gevinst, I ønsker at realisere?
”Hvordan skal du som projektleder kunne lede dit team sikkert i mål, hvis du ikke kender formålet eller ved, hvor I skal hen?” spørger client directoren retorisk.
Når det store ’hvorfor’ er stillet, skal du lidt ned i materien og spørge ’hvordan’. Hvilke leverancer er nødvendige for, at vi kan komme i mål? Og endelig: Hvordan måler vi på, om leverancerne er ’gode nok’, og ikke mere, end der kræves?
Thomas Peter Rønholt anbefaler at sammenfatte målformuleringen på helst en enkelt side sammen med nogle få yderligere nøgleinformationer som projektnavn, overordnet projektbeskrivelse, budget, organisation, tidsfrister samt et felt til henholdsvis formål, succeskriterier, leverancer og acceptkriterier.
Ser man for eksempel på ’Projekt Øresundsbro’, kunne målformuleringen se således ud:
Formål: Projektet gennemføres for at medvirke til en større integration i Øresundsregionen mellem København og Skåne.
Succeskriterierne: En fem procents stigning i trafikken mellem Malmø og København senest tre år efter åbning af forbindelsen.
Leverancer: En tunnel, en kunstig ø, en bro og landanlæg på begge sider.
Acceptkriterier: Dimensionskrav med hensyn til antal vejbaner fra udbud på bro og tunnel overholdt, kvalitetskrav til stål og beton opfyldt i henhold til gældende Euronorm, og så videre.
“Er I klar over, at det her projekt, som vi sidder og nørkler med, og som hænger jer ud af halsen lige nu, gør, at vi kan træde ind på det kinesiske marked om to år?”
Helt overordnet skal den gode målformulering være SMART. Det vil sige, at især succes- og accept-kriterierne bør være: Specifikke, Målbare, Accepterede, Realistiske (men ambitiøse) og Tidsfastsatte, når de formuleres. Ligesom med Øresundsbroen kunne et mindre projekt som for ’projekt nyt produkt’ have succeskriterierne: en stigning i omsætningen på fem procent tre år efter lanceringen. Acceptkriterierne for ’leverancen prototypetest’ af det nye produkt kunne være en fejlmargin på under én procent ved afprøvning i et uafhængigt laboratorium.
Endelig er det også vigtigt at få vendt, om du ser nogle risici i forbindelse med nogle af leverancerne, for jo mere der kommer ned på papiret, des bedre.
”Det gør projektlederen mere skarp på projekttrekanten og kan skabe motivation i projektteamet,” siger Thomas Peter Rønholt.
”Det er sjovere for de fleste at vide, hvor det er, de er på vej hen med det, de laver. Så det er for eksempel bedre at kunne sige: ‘Er I klar over, at det her projekt, som vi sidder og nørkler med, og som hænger jer ud af halsen lige nu, gør, at vi kan træde ind på det kinesiske marked om to år?’,” siger han.
”Uden målformuleringen er der risiko for, at du leverer mere, end du skal, og på den måde leverer en masse, kunden ikke har bedt om”
Ligesom et projekt ikke er statisk, er målformuleringen det heller ikke, så den skal tages op med jævne mellemrum gennem projektet. Målformuleringen er et rigtigt godt værktøj til at kommunikere til alle interessenter, hvad dit projekt går ud på. Og med den rigtige målformulering leverer du det, du er blevet bedt om – og kun det, du er blevet bedt om.
”Uden målformuleringen er der risiko for, at du leverer mere, end du skal, og på den måde leverer en masse, kunden ikke har bedt om. Oftest er det en dårlig forretning for dig,” siger han.
Samtidig er der kommet mere og mere fokus på, at projekterne skal levere resultater efter, de er blevet afleveret. Som projektleder er du kun ansvarlig for leverancerne og for, at de lever op til acceptkriterierne, der bør fungere som en tjekliste, når du overdrager projektet.
Succeskriterierne måles der først på, når projektet er overdraget – og til tider længe efter, at projektet er afsluttet – til eksempelvis driften eller produktionen, og ansvaret bør derfor naturligt ligge hos styregruppen. Men succeskriterierne kan bruges til at visualisere gevinstrealiseringen i den anden ende af projektet.
”Hvis ikke man laver målformuleringen, sker det alt for tit, at man afslutter et projekt til tiden, og alle drikker champagne – og så glemmer alle alt om det,” forklarer Thomas Peter Rønholt.
”Så risikerer man at have lavet en kæmpe investering, som man i værste fald ikke får vurderet, om man får dét ud af, man ønskede.”
Se også vores kurser i PRINCE2 og SAFe.
Din målformulering bør bestå af:
Målformuleringen skal desuden være SMART dvs. dine succes- og acceptkriterier bør være:
