Inden du kaster dig ud i dit nye projekt, så er det vigtigt, at der er et klart og SMART mål for projektet. Læs med nedenfor, hvor projektledelseskonsulent Henrik Bjerregaard Nielsen fortæller om, hvordan du får bedre styr på dine projektmål og opnår bedre projekter med SMART-metoden.
Inden for projektledelse vil der altid være projekter der er gode, andre der kører i grøften eller sander til. Men hvad gør de dygtige projektledere egentlig, så deres projekter hører til i den gode ende og krydser målstregen til tiden, til prisen og på aftalt måde? Jeg kan røbe, at det ikke skyldes held. En stor del af deres succes handler derimod om, at de meget tidligt i projektforløbet får defineret, hvad succeskritierne for projektet helt præcist er, så de styrer efter det rigtige fra starten.
Naturligvis, tænker du måske, men selvom det kan virke oplagt, sågar som logik for burhøns, ser jeg desværre, at selv erfarne projektledere risikerer at gå for hurtigt frem i den indledende fase uden helt at få defineret projektets mål klart. Det er problematisk og selve opskriften på at løbe mod den forkerte målstreg.
Som ny projektleder er det selvfølgelig en situation, du gerne vil undgå, og derfor skal du nøje sikre dig, at dine mål er klart definerede i forhold til interessenter, leverance, risici og succeskriterier, så du ikke snubler halvvejs eller løber mod kløften. Jeg har selv god erfaring med denne enkle, men omhyggelige metode – kaldet SMART – og jeg håber, du også kan bruge den som et kompas i processen med at definere projektets mål.
Målene i dit projekt skal være SPECIFIKKE og PRÆCISE. Du bør med andre ord få defineret målsætningerne klart og tydeligt i forhold til de forskellige interessenter og selve leverancen. Kig dig selv dybt i øjnene, og leg djævlens advokat: Har du været skarp nok på formålet, eller er der mere, som skal med? Og brug gerne en negativ liste, som præciserer de elementer, der ikke indgår i projektets formål. Vær omhyggelig med dine formuleringer, så alle forstår det samme, når de læser teksten. Gå efter den entydige forklaring.
Et lille illustrativt eksempel fra et fritidsprojekt derhjemme:
IKKE-SPECIFIKT: Mal stuen hvid.
SPECIFIKT: Mal stuen i knækket hvid nr. 8. Karme, vægge, paneler og loft males. Gulv, vindue og vindueskarm males ikke. Stuen males i uge 16 af malermester Jensen.
Ja, du forstår sikkert, hvor jeg vil hen.
Det skal være nemt af afgøre, om du har opnået målene for projektet eller ikke.
Hvordan ved du, at du har scoret, hvis du ikke ved, hvordan man måler dine scoringer? Med ”målbart” menes altså, at det skal være nemt af afgøre, om du har opnået målene for projektet eller ikke. Nogle gange er det enkelt, fordi målet er nemt at identificere og kvantificere som fx et antal lastbiler leveret eller en grænse for støj. Andre gange skal der mere til at definere resultatet i form af en brugerundersøgelse eller en vox pop. Uanset hvad, så skal du vide, hvornår projektet er godt nok. Ellers tror du måske, at du allerede er i mål uden at være det – eller omvendt har du været i mål længe uden at vide det. Særligt i forhold til agile projekter er det vigtigt at vide, hvornår resultatet er godt nok, for det agile handler netop om ikke at overgøre ting, men om at gøre det hurtigt og tilfredsstillende.
Se også: Vores kurser i PRINCE2, Scrum og SAFe.
Så langt, så godt. Du har fået defineret dine mål, og du ved, hvornår projektet er godt nok – men er opgavestilleren enig? Uden denne vigtige accept er de klart definerede målsætninger og succeskriterier ikke meget værd, så det er afgørende for projektets succes at få gjort dem til fælles målsætninger. Behøver jeg sige, at du selvfølgelig skal have det på skrift? Accepten gælder i øvrigt også i forhold til de ressourcer og deltagere, som skal udføre opgaverne, så vær omhyggelig, og få accept hele vejen rundt.
Som projektleder skal du gå projektet igennem og vurdere mængden af opgaver i forhold til ressourcer og tidsplan.
Hånden på hjertet: Er projektet, som I er ved at skyde i gang, realistisk? Eller er det et best case-projekt, som kun kan lykkes på en solskinsdag, mens vi cykler nedad bakken med vinden i ryggen? Skyder vi efter det sublime men har kun ressourcer til det middelmådige? Som projektleder skal du gå projektet igennem og vurdere mængden af opgaver i forhold til ressourcer og tidsplan. Det er dit realitetstjek og tværsummen af projektets styrker og svagheder. Jeg oplever, at de projektledere, som tør sige fra, klarer sig bedst på den lange bane, hvorimod de nemme optimister hurtigt kan stå tilbage med sorteper a la ”Jamen, du sagde, at projektet ville være færdig nu?”
Hele dit projekt er gennemsyret af tid, og allerede fra starten af projektet skal du derfor have styr på dine milepæle og din tidsmæssige struktur. Hvornår skal tingene leveres? Hvad er projektets tidslinje? Hvornår skal der gives status? Det tidsmæssige aspekt er på den måde også med til at regulere kommunikationen mellem parterne i projektet og sikre dig forudsigelighed og en flydende kommunikation.
Det kan være svært at gennemskue, om dit nye projekt er godt og realiserbart på stående fod, men hvis du i den indledende fase bruger SMART-metoden på dit projekt, vil du opdage, hvor der er huller i skibet, så du kan få dem lappet og få sat et stærkt projektskib i vandet.
Deltag på et af vores kurser inden for eksempelvis agil projektledelse og IT projektlledelse, eller lad vores dygtige og erfarne projektledelseskonsulenter hjælpe dig. Du kan også tilmelde dig vores anerkendte projektlederuddannelse, og få teori og træning i at planlægge projekter, lede en projektgruppe og styre et projekt sikkert i mål.
