Projektlederens største udfordring er ikke indviklet produktudvikling eller stramme tidsfrister. Næ. Den er skam af den mere menneskelige slags – for det er dig, mig og alle de andre, interessenterne, der er involveret i projektet.
Glade interessenter giver gode projekter. Ifølge den erfarne konsulent og underviser, Mogens Mikkelsen, er projektlederne langt mere udfordret af samspillet med projektets interessenter end noget andet. Han forklarer en af udfordringerne: ”Typisk er projektlederen helt opslugt af projektet og stormer derudad. Desværre glemmer projektlederen samtidig at se projektet udefra ind – dvs. fra interessenternes synsvinkel. Hvordan er det egentlig, andre opfatter dette projekt? Projektlederen kommer i stedet til at se alting indefra hjertet af projektet, og derfor bliver det svært at sætte sig ind i interessenternes tanker i forhold til sit eget projekt”. Man kan søge inspiration i, hvordan man selv har det med de andres projekter. Mogens fortsætter: ”Det kan være en øjenåbner at tænke over, hvordan man selv har det med de andres projekter, og hvorfor man har det sådan. Nogle projekter opfatter man som ligegyldige. Andre er spændende. Og så er der selvfølgelig dem, som nærmest er ren lidelse. Det er også sådan, at forskellige interessenter kan have det med dit projekt”.
At vi finder det svært at se verden fra andres synspunkt kan vi, ifølge Mogens Mikkelsen, ikke bebrejdes for. Det er helt naturligt, for vi mennesker er designet til at se os selv som verdens centrum. ”Hvis du formår at veksle mellem perspektiver, så du også kan se projektet med interessenternes øjne, så er du godt på vej. Når du sætter dig ind i deres tankegang, bliver det nemmere at komme deres reaktioner i forkøbet”, siger han. Mogens Mikkelsen mener i øvrigt også, at det er for nemt at hælde til opfattelsen, at interessenter er irriterende og forstyrrende for projektet. Den opfattelse kommer man sjældent langt med. Han tilføjer: ”Projektet har brug for folks input, og kritikerne kunne jo have en pointe. Derfor er interessenter vigtige elementer i et godt projekt”.
Mogens Mikkelsen påpeger, at man ikke må undervurdere vigtigheden af kommunikation i et projekt – og slet ikke i relation til interessenterne. Han uddyber: ”En stor del af kommunikationen i et projekt kan faktisk med held planlægges. Du kan aftale møder og få talt med interessenter i den rigtige rækkefølge. Der sænker sig ofte ro omkring et projekt, når der fra start aftales dialog, for så er interessenterne sikre på, at de bliver hørt”. Og så er der selvfølgelig den spontane kommunikation, der opstår i mødet med interessenterne. ”Den spontane kommunikation kan være en større udfordring. Hvordan håndterer du fx at stå over for en person, som ikke er særlig glad for dit projekt? Her handler det om både at mestre empati, spørgeteknik, salgsfærdigheder, overtalelsesevner og sikkert også konflikthåndtering”, siger Mogens Mikkelsen.
Projektlederundersøgelsen, som Mannaz har lavet sammen med RUC, viser, at udfordringer i forhold til interessenter over de senere år langsomt har flyttet sig op mod toppen af projektlederens udfordringer. Betyder det så, at interessenterne er blevet mere besværlige? Det mener Mogens Mikkelsen ikke. Han mener derimod, at udfordringen vokser af andre årsager: ”Det er min oplevelse, at services og produkter bliver mere og mere integrerede. Tag bare produkter. Kaffemaskinen og dit køleskab kan tale med omverdenen. Dermed kommer der også flere og flere grænseflader og ikke mindst flere interessenter. Der er simpelthen flere ting, som skal godkendes, og dermed skal projektlederne forholde sig til flere interessenter”. En anden trend, som også påvirker antallet af interessenter, er den mere omfattende overlevering af et projekt. ”I gamle dage kunne man næsten få lov til at aflevere et projekt ved hoveddøren og så gå hjem. Det kan man slet ikke mere. Nu skal overlevering og implementering tænkes ind, og det involverer igen flere interessenter”, forklarer Mogens Mikkelsen.
Mogens Mikkelsen slår med det samme fast, at projektlederen ikke egenhændigt kan skabe motivation. Der kan skabes rammer, som skaber sund grobund for motivation, men ellers skal den komme fra interessenterne selv. Han tilføjer: ”Det er ikke nok at levere et brag af en salgstale. Det er lige så vigtigt, at interessenterne har mulighed for at leve fornuftigt med projektet. Det nytter jo ikke noget, hvis folk ikke har tid til at tage imod projektet, fordi de har nogle benhårde KPI’er. Det handler om at kunne se det store billede”. Mogens Mikkelsen mener stadig, at interessentanalysen er et vigtigt værktøj, men det nye er, at der bliver tilføjet nogle flere lag til den, så den bliver mere kompleks og afspejler realiteterne bedre. Et af de spørgsmål, som Mogens hyppigst møder, er, hvordan man får interessenterne til at engagere sig i et såkaldt kedeligt projekt? Mogens har selv prøvet at stå i situationen. ”Man bliver nødt til at tage fat i værdikæden og gå tilbage til det punkt, hvor der er værdi eller noget spændende. Jeg havde fx et projekt om implementering af et tidsregistreringssystem. Systemer til kontrol og dokumentation er jo ikke særligt spændende i sig selv, men det hjalp, da vi solgte projektet under sloganet: ”Vi får kunden til at forsætte med at smile, når de ser fakturaen”.
”Udfordringen i samspillet med interessenterne bliver ikke mindre de næste par år, og tiden, hvor du kan klare dig igennem ved at have god struktur på dit projekt, er slut. Fremtidens projektleder skal derfor have både kommunikation, interessentforståelse og konflikthåndtering med i tasken.”
Projektet kan have så magtfulde interessenter, at du ikke kan matche dem. Her foreslår Mogens Mikkelsen, at man tænker i alliancer i stedet. ”Man skal ikke stå alene som projektleder, for så kan man blive mast af enkelte stærke interessenter, men det kan man modstå ved fra starten at skabe alliancer, som kan fungere som modvægt. Projektlederens opgaver er også at kunne tænke i strategiske powerplays”, siger Mogens Mikkelsen. En politisk analyse kan vise, at visse projekter ikke kan gennemføres med den aktuelle opbakning til trods for en lovende business case. Projektlederen bør indse dette og kommunikere situationen, så projektet enten får mere magt eller bliver lukket ned. Alt andet giver ingen mening, mener Mogens Mikkelsen. Projektlederne bør ifølge Mogens blive klædt på til bedre at forstå og håndtere interessenterne, deres interessemodsætninger og de magtrelationer, som de optræder i. Afslutningsvist påpeger Mogens Mikkelsen: ”Udfordringen i samspillet med interessenterne bliver ikke mindre de næste par år, og tiden, hvor du kan klare dig igennem ved at have god struktur på dit projekt, er slut. Fremtidens projektleder skal derfor have både kommunikation, interessentforståelse og konflikthåndtering med i tasken”.
