5 gode råd til distanceledelse

At lede handler i meget høj grad om tydelighed og gennemskuelighed. Lederen skal på den ene side være tydelig i sine fordringer og om de forventninger, som lederen har til sit team og til de enkelte medarbejdere.

At lede på distancen adskiller sig i den forstand ikke meget fra den fysiske organisation, men behovet for gennemskuelighed og transparens øges væsentligt. For når du ikke er sammen med dine medarbejdere, så er der megen kommunikation, der falder ud. Det kan give misforståelser, overfortolkninger og forvrængninger, som igen fører til fejl, frustration og ofte også til manglende tillid.

Sådan afstemmer du tydeligt forventninger
Begynd med et fysisk eller virtuelt møde med dine medarbejdere, hvor I i fællesskab justerer forventningerne til arbejdet. Husk, at forventningerne justeres både i forhold til opgave, resultat og proces.

Afdæk medarbejderens behov for kontakt, sparring og feedback. Vær opmærksom på, at medarbejdernes behov kan være meget forskellige. Meddel også dine medarbejdere, hvilke behov du har for at blive inddraget, informeret og modtage feedback. Pas på ikke at overdrive, så det i stedet ender med micro-management og overdreven kontrol.

Når I har afklaret de gensidige forventninger, er det vigtigt, at du løbende følger op på, om det nu er som I aftalte, eller om der er noget, som er skredet i en forkert retning.

Kommunikation er den substans, der binder os sammen og skaber en fælles forståelse for, hvad vi skal og hvem, der skal hvad. Men kommunikation er mere end det.

Kommunikation er i høj grad også den energi, som på et menneskeligt plan knytter os sammen. Når vi mennesker kommunikerer, udveksler vi en lang række informationer om os selv og hinanden, der indgår som vigtige byggesten i at opbygge relationer. På distancen, når vi ikke er i det samme fysiske rum, er der en mængde af disse vigtige informationer, som forsvinder. Det er derfor, det er vigtigt, at vi kommunikerer planlagt og oftere end vi måske oplever at skulle gøre det når vi arbejder på samme lokation. Når vi er på samme fysiske lokation, får vi rigtig megen information om hinanden ”foræret”. Vi ser lige hinanden i elevatoren eller hilser i kantinen, osv.

Planlæg din kommunikation, så du får kommunikeret ofte nok
Som noget særligt ved distanceledelse, skal du planlægge både den strukturerede og målrettede kommunikation samt den uformelle kommunikation. Læg uformelle opkald til dine medarbejdere, som sidder på andre geografiske lokationer, ind i din kalender. De uformelle opkald giver jer mulighed for at vende nogle af de elementer, som ligger uden for de mere stringente og målorienterede møder.

Kommunikér effektivt og nærværende som leder

Tillid opbygges gennem relationer og kommunikation. I den virtuelle organisation er det en særlig udfordring at opbygge tillidsfulde relationer. Det handler bl.a. om, at tillid er noget, som skal genbekræftes med jævne mellemrum. Som leder kan du ikke beslutte, at dine medarbejdere skal have tillid til dig. I er nødt til at arbejde med at opbygge, opretholde og understøtte tilliden i en gensidig proces.

Giv tillid for at få tillid
Det første, som er vigtigt hvis du skal udvikle tillid i din virtuelle organisation, er at tillid er noget du får, når du giver det. Du skal selv udvise nødvendig tillid til dine medarbejdere, passe på med ikke at overkontrollere eller udøve micro-management.

Fordel goder og opmærksomhed retfærdigt
Du skal udvise fairness og ikke forskelsbehandle medarbejdere, som sidder på andre lokationer. Undersøgelser tyder på, at medarbejdere, som sidder tæt på lederen, får flere informationer og flere goder end de distribuerede medarbejdere.

Gå foran og overhold dine aftaler. Det handler om din troværdighed som leder og på distancen skal du være særlig opmærksom på at vedligeholde din troværdighed. Gør det, du siger, du vil gøre – og forvent det samme af dine medarbejdere.

Vi har alverdens teknologier til vores rådighed og hver for sig kan de noget forskelligt. Hvis du anvender mail til det meste, så er der en risiko for, at du kommer til at overdrive brugen. Hvis du altid ringer, så er der en risiko for, at du bliver et forstyrrende element. Tal jeres teknologianvendelse godt igennem med dine medarbejdere. Hvornår anvender I med det bedste resultat Onlinemøder, chatmøder, mails, telefon, osv.

Gør op med dine og medarbejdernes teknologivaner
Prøv at gøre op med nogle af jeres ”teknologivaner” og diskuter, om de bliver anvendt rigtigt. Du kan med fordel anvende følgende tre parametre, når du skal vurdere en teknologis anvendelighed:

• Hvor kompleks en opgave er der tale om?
• Hvor meget haster opgaven?
• Hvor erfaren eller moden er medarbejderen?

Onlinemøder, chatmøder, mails, telefon?
Generelt kan man sige, at jo mere kompleks en opgave er, desto vigtigere vil det være at anvende virtuelle mødeformer, hvor man kan se hinanden. Jo mere en opgave haster, des vigtigere kan det være at afklare indsatser og ansvar på telefonen. Og jo mere moden eller erfaren en medarbejder er, des mere kan du med fordel anvende mails.

Tilmeld dig kursert: Den virtuelle mødeleder

En grundlæggende forudsætning for, at du får succes med dit lederskab på distancen, er at dine medarbejdere i vid udstrækning evner at lede sig selv. Det er vigtigt, at du og dine medarbejdere i fællesskab beskriver hvad ”jeres” ledelse og særligt jeres selvledelse går ud på.

Gør mål og ønskede resultater tilstrækkelig synlige, så medarbejderen har mulighed for at ”styre” sig selv i den rigtige retning. Aftal, hvilke beslutninger medarbejderen selv kan træffe og inddrag med jævne mellerum dine medarbejdere i beslutninger, som vedrører deres arbejde.

De bedste medarbejdere på distancen er de, som både kan lede sig selv, men som også tager et ansvar for at lede og søge indflydelse på dine beslutninger.

Distanceledelse handler om at lede medarbejdere, som ikke fysisk befinder sig på samme sted som dig – fx når de arbejder hjemmefra, i hybridteams eller på geografisk forskellige lokationer. Det stiller særlige krav til kommunikation, tillid og samarbejde, fordi du ikke kan aflæse nonverbale signaler eller være til stede fysisk. God distanceledelse kræver tydelig forventningsafstemning om opgaver, tid og feedback for at skabe sammenhæng og commitment.

Distanceledelse er vigtig, fordi mange teams i dag er geografisk spredt og arbejder i hybridformer, og fordi den traditionelle måde at lede på ikke fungerer lige så godt, når man ikke er fysisk sammen. Når medarbejdere og ledere ikke mødes dagligt, kan det føre til misforståelser, tab af overblik og manglende sammenhæng i opgaveløsningen. Distanceledelse sikrer, at samarbejde, tillid og kommunikation fastholdes – og dermed også motivation, trivsel og kvalitet i arbejdet.