I mine øjne er kommunikationsevnen projektlederens vigtigste værktøj. I løbet af projektet skal der nemlig forklares, argumenteres, uddelegeres, motiveres, konflikthåndteres og skæres igennem, og projektlederen skal være i stand til at tilpasse sin kommunikation både til den individuelle situation og målgruppen. Som projektansvarlig ved du allerede, at det ikke er nogen enkel opgave, for projektlederen har mange kommunikationsflader, og der skal kommunikeres med styregruppen, teamet og interessenterne.
Jeg har i mange år haft fokus på betydningen af effektiv kommunikation og har gennem min undervisning og rådgivning været med til at styrke projektlederes kommunikationsevner, så de lettere kan håndtere de kommunikative udfordringer, de står over for i hverdagen og løfte de opgaver der typisk hører projektledelse til. I dette indlæg har jeg samlet nogle af mine erfaringer og betragtninger omkring de tre største kommunikative opgaver i projektarbejdet.
”Som projektansvarlig ved du allerede, at det ikke er nogen enkel opgave, for projektlederen har mange kommunikationsflader, og der skal kommunikeres med styregruppen, teamet og interessenterne.”
Når projektlederen kommunikerer med styregruppen, så handler det primært om at få etableret et godt og tillidsfuldt samarbejde, så der kan blive truffet nogle gode beslutninger. Projektlederen skal kunne kommunikere konsekvenserne af de forskellige valgmuligheder kort, neutralt og præcist, så styregruppen har et stærkt beslutningsgrundlag.
1. Skab effektive beslutningsgrundlag
En af de vigtigste kommunikative opgaver i forhold til styregruppen er at formidle konsekvensanalyser på en kort, præcis og neutral måde. Dermed sikrer du dig også optimale betingelser for hurtige, faktabaserede beslutninger.
2. Udfordr rammerne
Har du de rammebetingelser, som er nødvendige for at kunne levere projektet? Hvis ikke kan du udfordre rammerne og forventningsafstemme i forhold til dine bekymringer. Det er i sidste ende styregruppen, der ejer projektets risici, men projektlederen skal kommunikere et retvisende billede.
Kommunikationen med og til teamet er nok den del, som tidsmæssigt fylder mest i projektlederens hverdag. Men kommunikationen er på ingen måde en one-size-fits-all. Tværtimod. Kommunikationen med teamet er mangeartet. Både før og under projektet skal projektlederen eksempelvis kunne kommunikere visionært og engagerende, så projektdeltagerne bliver tændt på projektet.
Det kræver kommunikative greb som at kunne forklare smittende om projektets mål og fordele samt at kunne forklare, hvorfor det er interessant for deltagerne på individuelt plan at arbejde på lige præcis dette projekt. Ofte har projektlederen kun projektdeltagerne til låns, så der ligger en vigtig kommunikationsopgave i at fange interessen.
Undervejs vil der sandsynligvis også opstå konflikter, og her skal projektlederen kunne håndtere både små og store konflikter. Her skal kommunikationen være empatisk med respekt for individernes oplevelse af virkeligheden, således at forskellige verdenssyn kan forenes og skabe værdi for projektet. Endelig ligger der en stor kommunikationsopgave i at lave en præcis uddelegering af opgaver. Projektlederen skal formå at opdele en stor leverance i mindre bidder og kunne kommunikere meget nøje, hvad den enkelte projektdeltagers opgave er.
Se også: Vores kurser PRINCE2, Scrum og SAFe.
Kommunikationen med alle dem, som på en eller anden måde bliver ramt af projektet, kan påvirke projektet eller skal afgive ressourcer til projektet, er naturligvis også en meget vigtig opgave. Denne kommunikationsopgave kan på mange måder sammenlignes med en salgsopgave. For hvis man ikke undervejs får kommunikeret fordelene ved projektet, så bliver det svært at realisere gevinsterne, som projektet skal føre frem til.
Projektledelse handler om at forstå det store billede. Man lykkes først helt med projektet, når det er adopteret af brugerne og organisationen.
Generelt oplever jeg, at denne kommunikationsopgave har tendens til at blive undervurderet i projekterne. Ikke mindst fordi projekterne er blevet mere komplekse og derfor har flere interessenter.
Når jeg siger kompleks, er det med en dobbelthed. For det er ikke kun ment som komplekst rent teknisk. Men projekterne bliver også mere komplekse i kraft af de flere interessenter med forskellige behov. Jo større divergens, der er mellem interessenterne, desto større kompleksitet opstår i projektet. Her er projektlederen både den kommunikative bølgebryder og med til at sælge projektet til organisationen.
Jeg håber, at mine erfaringer med kommunikation inden for projektledelse kan hjælpe dig til at styrke dine kommunikative evner som projektleder, så du kan skabe succesrige projekter.
Uanset om du er helt ny i faget eller har mage år på bagen, er der altid mulighed for at dygtigere sig. På vores anerkendte projektlederuddannelse får du teori og træning i at planlægge dine projekter, lede din projektgruppe og styre projektet sikkert i mål. Vil du finpudse din nuværende arbejdsrutiner, kan vi anbefale vores kurser i IT projektledelse og agil projektledelse, der tilføjer nye vinkler til den klassiske projektledelsesstil.
