Del siden

Skab en effektiv mødekultur. 6 gode råd.

11. september 2018 - Af Henrik Bjerregaard Nielsen, Client Director og underviser på Mannaz Projektlederuddannelse

Vi har alle sammen prøvet det: Kedelige, ineffektive møder. Men det behøver ikke at være sådan, for med effektiv mødeledelse og kreativitet, kan jeres møder skabe resultater, du knap tør håbe på. Læs med nedenfor og få 6 gode råd til at skabe en effektiv mødekultur.

Lad mig starte med at sige det ligeud: I rigtig mange virksomheder er der en elendig mødekultur. Og det er ovenikøbet noget de fleste af os er enige om. Alligevel bliver der ikke gjort særligt meget for at stoppe de mange nytteløse møder. Utallige møder bliver eksempelvis holdt uden at have et klart mål eller sågar uden agenda! Med de forudsætninger er det faktisk ikke underligt, at så mange møder ender som det rene tidsspilde til trods for de gode intentioner.

Efter min mening er en optimering af mødekulturen og en effektivisering af mødeledelsen således et af de største uudnyttede potentialer i vores virksomheder, og jeg håber derfor, at denne artikel kan være med til at inspirere til bedre møder.

  1. Drop de dårlige vaner
    Glem ”bordet rundt” og afrapportering. Drop monologformen, hvor vi passivt informerer hinanden om ting, som det ville være nemmere at sætte sig ind i på et andet tidspunkt. Møder skal nemlig skabe fremdrift, ikke bruges til ineffektiv videndeling. Det lyder måske oplagt, men når du introducerer en ny mødeform i en organisation, så har du samtidig startet en forandringsproces. Du har erklæret åben krig mod en formidabel modstander, nemlig vanen. Og du vil nok opleve mere modstand mod at holde møder på en ny måde, end du umiddelbart forventer. Derfor bør du også forvente, at bedre møder kræver en vedholdende indsats.

  2. Møder på en ny måde. Hvorfor? Hvordan?
    Før en ny mødeform introduceres, er det en god idé at skabe en fælles forståelse og enighed hos mødedeltagerne for, hvad formålet og nytteværdien er i forhold til en ny mødestruktur. Og hvorfor det giver mere mening at sætte mennesker og udvikling i centrum fremfor udveksling af informationer. Du kan eksempelvis skabe opbakning til den nye mødeform ved at bruge forskellige faciliteringsmetoder som fx brainwrite, brainstorms, åbne debatter, gruppeprocesser og lærepunkter. Alt sammen med involverende processer, der er nødvendige for at få alle med på at bryde vanerne og specificerer, hvad et godt møde er i forhold til resultatmål og nytteværdier.

  3. Babysteps
    Når man arbejder på at bryde vaner og indføre noget radikalt anderledes, er det fornuftigt at tage det et skridt ad gangen. En plan kan være først at ændre nogle få elementer i møderne og så langsomt lægge på. Hvad betyder det eksempelvis at være engageret på et møde? Og hvordan bliver man det? Sådan kan man arbejde sig fremad og definere rammerne samt faciliteringen. På den måde får man langsomt ændret adfærd. Der skal også aftales nytteværdier for møderne og en række processer, som alle er enige om understøtter disse værdier.

  4. Bedre præsentationsteknik
    Mere inspirerende møder kræver desuden, at mødedeltagerne bliver bedre til præsentationsteknik. Den del kan med fordel angribes som en teambuildingsøvelse, hvor kompetenceløftet involverer både det visuelle og det psykologiske element i præsentation, og hvor alle mødedeltagere påtager sig et medansvar for at skabe mere inspirerende møder.

  5. Mere og bedre forberedelse
    Mere og bedre forberedelse før selve mødet er desuden en effektiv måde til at undgå det opremsende ”siden sidst” og den unødvendige baggrundspræsentation, fordi deltagerne allerede har sat sig ind i tingene. På den måde kan man koncentrere sig om de beslutninger og handlinger, der skal tages på baggrund af informationerne, hvilket også er der, hvor den største værdi, innovation og energi udspringer fra.

  6. Evaluer jeres møder
    Den fælles målsætning om at skabe mere produktive og inspirerende møder skal selvfølgelig også evalueres for at se, om I når den nytteværdi, som blev defineret i starten af processen. Det kan gøres ved at evaluere et enkelt ”ja eller nej” i forhold til opnåelse af den enkelte nytteværdi – ligesom i projekter. Hvis der desuden er udarbejdet KPI på de enkelte nytteværdier, kan der med halvårlige intervaller opsummeres et gennemsnit fra alle møderne i forhold til KPI’erne. Dermed kan I nemt se om I skaber bedre møder og flere resultater, end da I startede.

 

 

  • Projektledelse

    Mannaz Projektlederuddannelse

    Få en helhedsforståelse af projektledelse og en brugbar værktøjskasse med redskaber til at planlægge, lede og styre dine projekter. Lær at motivere, kom i dybden med din ledelsesadfærd og bliv klædt på til at levere resultater i projekter på alle niveauer.

    12 dage 58500 kr
    Læs mere
  • Projektledelse

    Projektledelse 1

    Få en helhedsforståelse af projektarbejdsformen og den grundlæggende værktøjskasse til at gennemføre effektive projekter. Du får bl.a. styr på interessentanalyse, målformulering og planlægning, så du bliver en værdsat projektleder.

    3 dage 17500 kr
    Læs mere
  • Projektledelse

    Agil projektledelse

    Få effektive værktøjer til at arbejde hurtigt, fleksibelt og være parat til forandring og tilpasning i dine projekter. Du får bl.a. træning i at benytte Planlægningspoker, Scrum Boards og Burn Down-diagrammer.

    2 dage 13500 kr
    Læs mere

Om Henrik Bjerregaard Nielsen

Henrik Bjerregaard Nielsen er Client Director og projektledelseskonsulent hos Mannaz. Han har over 25 års erfaring fra en række internationale brancher såsom den rådgivende ingeniørbranche, bygge, olie og gas, shipping og it. Henrik er oprindeligt bygningsingeniør, og de første 5 år af hans karriere var han projekterende og tilsynsførende ingeniør, hvorefter han tog springet til ledelse, projektledelse og forandringsledelse. Hans passion er at skabe resultater gennem effektiv projektledelse; planlægning og eksekvering af projekter i organisationen, inddragelse af interessenter samt styring og sikring af projektets business case. Henrik underviser bl.a. på ”Mannaz Projektlederuddannelse" og "Programledelse"