Mannaz.com – Cookie- og privatlivspolitik

Cookies hjælper os med at levere den bedste mulige oplevelse. Få flere oplysninger
Luk
Del siden

Er dit projekt kompliceret eller komplekst?

6. maj 2015 - Mogens Mikkelsen, principal consultant i Mannaz

Forandringstempoet er stigende, verden er i bevægelse, og det går hurtigere end nogensinde. Som projektleder ved du om nogen, at det at være komplekst er projektets tro følgesvend anno 2015. Men hvad er modsvaret på de udefrakommende forhold, der konstant trænger sig på og gør det hele kompliceret? Og hvordan undgår du, at kompleksiteten ændrer selv små projekter til store udfordringer? I denne artikel får du gode råd til at komme i mål med dit projekt under komplekse og foranderlige vilkår.

I Mannaz’ internationale undersøgelse ”The business value of project leadership” kommer det med al tydelighed frem, at kompleksitet har stigende bevågenhed blandt både topledere såvel som seniorprojektledere. Samme trend er tydelig i den danske undersøgelse, Mannaz gennemførte sidste år i samarbejde med Roskilde Universitet ”Hvordan går det, ProjektDanmark”, hvor projektledere enstemmigt melder, at kompleksitet rangerer højt på listen over de største udfordringer.

  m knowledge advarsel kompleksitet forude

Opdag kompleksitet i tide

Som projektleder handler det om at holde øje med vejen forude – i særdeleshed i begyndelsen af projektet. Det sker alt for ofte, at man går i gang med et projekt, uden at man overvejer, hvor komplekst det egentlig er. Tit opdages det først senere – måske først, når det i virkeligheden er for sent at tage højde for risikofaktorerne. Ofte lader vi os narre af projektets tilsyneladende enkelthed. Der er hos mennesker en omvendt proportionalitet mellem selvsikkerhed og forståelsen af problemet. Eller som Bertrand Russel har sagt det: "Det, der er galt med verden, er, at de dumme er så skråsikre på alting - og de kloge er så fulde af tvivl". For at opdage kompleksitet i tide skal man tvivle på den tilsyneladende enkelthed, som noget nyt ofte lader sig indhylle i.

Kompliceret er ikke kompleks

Komplicerede projekter er ofte store, mens komplekse projekter kan have alle størrelser. Men hvad er forskellen på de to? De senere år har udviklet en diskurs inden for projektforståelse, der peger på en egentlig forskel mellem kompliceret og kompleks.

   
  M-knowledge---kompliceret-eller-komplekst
   
   

Sjovt nok er det ret komplekst at definere kompleksitet. Her til højre er det forsøgt grafisk. Hvis det kræver mange elementer at komme fra A til B, så er det kompliceret. Men hvis A og B afhænger indbyrdes af hinanden, så er det komplekst. Dette betyder blandt andet, at et kompliceret projekt kræver meget planlægning, mens du med et komplekst projekt ikke kan planlægge dig ud af det. Så blot fordi det er kompliceret, er det ikke kompleks, og det komplekse er heller ikke nødvendigvis kompliceret. Forskellen er relevant og har praktisk betydning. Man kan imødegå et kompliceret projekt ved at lave kompliceret planlægning. Hvis projektet derimod er kompleks, så er det ikke altid mere planlægning, som er løsningen.

To eksempler – kompliceret eller komplekst?

Hvis du har bevæget dig i hovedstadsområdet inden for de senere år, er du med garanti stødt ind i projekterne med motorvejsudbygningen. Det er et eksempel på noget, som er kompliceret, men det er ikke et komplekst projekt – ud fra ovenstående forståelse af begrebet. Der er ufattelig mange ting at planlægge og holde øje med, når trafikken skal afvikles, samtidig med at nye baner laves, og gamle broer og indfaldsveje ændres. Det er kompliceret, fordi mange forskellige aktiviteter skal passe sammen og udføres i den rigtige sekvens, samtidig med at uheld skal undgås, og bilkøer skal minimeres. Derimod er afholdelsen af karnevallet i København et komplekst projekt. Eller rettere det var det i begyndelsen. Nu, hvor det er blevet afholdt mere end 30 gange, har der udviklet sig en permanent driftsorganisation, der kører som smurt – også selv om vejret er en uforudsigelig størrelse. En af kompleksitetsfaktorerne i begyndelsen var deltagerantallet, som er afhængig af pressedækning, som igen er afhængig af deltagerantallet. Blandt andre kaotiske elementer var du uforudsigelige trafikforhold, politikere og affaldsmængderne – blot for at nævne nogle.

Hvor komplekst er dit projekt?

”K-skalaen” udtrykker en skala fra ”Kontrolleret” til ”Kaos”. I figuren herunder er også indtegnet et ledelsesmæssigt modsvar på projektets kompleksitet.

M knowledge - k-skalaen

Der kan forekomme spring på skalaen mellem de fire punkter. Et kompliceret projekt bliver ikke komplekst, blot fordi det er meget kompliceret. Der vil også være en ændring fra komplekst til kaos, som i figuren er benævnt ”På kanten af kaos”. Nogen vil opfatte dette som et meget innovativt område. Faktorer, du bør kigge efter i dit projekt Der er mange måder at definere kompleksitet. Her er et forslag, som er frit oversat og baseret på ”Managing Complex Projects: A New Model” af Kathleen B. Hass fra 2009:

  • Mangfoldighed. Hvor mange elementer og grænseflader indgår?
  • Tvetydighed. Hvor forskelligt kan interessenterne opfatte projektet?
  • Usikkerhed. Vil løsningerne virke, og kan resultatet forudsiges?
  • Uvished. Hvor forudsigelige er projektets omgivelser?
  • Dynamik. Hvor hurtigt ændrer projektets vilkår sig?
  • Social struktur. Er der mange forbindelser og modstridende interesser?

De seks punkter fra Hass’ liste kan bruges som parametre i et eddderkoppespin, som kaldes Kompleksitetsmapping.

M-knowledge---kompleksitetsmapping

Figuren er baseret på kilden ”Leading Complex Projects” af dr. Kaye Remington fra 2011.

 

10 ting, du bør overveje, hvis din projektkompleksitet er høj

Man bør være forsigtig med at forsimple kompleksitet, men her er alligevel 10 simple råd. Listen er langt fra udtømmende, og hver af disse råd kræver en række andre gode råd for at virke:

  1. Skab konsensus hos interessenterne om, at det ER et komplekst projekt.
  2. Forvent at paradokser, dilemmaer og konflikter bliver en del af vejen.
  3. Fokusér mere på dit projektlederskab og entreprenørskab end på projektstyring
  4. Begræns planlægning til den tidshorisont, der giver mening at planlægge
  5. Lad kun projekttrekanten gælde for en horisont, hvor du kan se klart
  6. Omdefinér alle kravspecifikationer til ønskelister, der har en prioritering
  7. Styr efter formålet – ikke kun efter den oprindeligt aftalte leverance
  8. Hold øje med grænsen for kaos, så du bliver på den rigtige side af stregen
  9. Tænk komplekst med systemteoretisk perspektiv, men kommunikér enkelt
  10. Skab en læringskultur i projektet, og træn teamet i forandringsparathed

Som afrunding er det passende med understregningen af, at kompliceret projektledelse er kompleks. Derfor vil vi også henover året i M Knowledge fortsat sætte fokus på emnet. I kommende artikler vil vi bl.a. belyse overstående yderligere og gå i dybden med andre anbefalinger, når man skal lede komplekse projekter.