Overdragelse og læring

Formål

Formålet er at give holdninger og værktøjer til evaluering og afslutning af projekter, herunder nærmere, at

    • skabe overblik over projektledelsens opgaver ved lukning af projekter
    • sikre planlægning og gennemførelse af en nuanceret projektevaluering og en aktiv projektafslutning

 

Projektafslutningen består af følgende områder:

      • Færdiggørelse, afslutning og overdragelse af projektopgaven
      • Afvikling af projektorganisationen
      • Læring

 

Forskellige måder at lukke projekter på

Afslutningsform Kendetegn Særlige indsatsområder og udfordringer
Afvikling Produkt leveret (succes/fiasko) eller projektet stoppet. Organisatorisk aktivitet.

Igangværende opgaver og eksterne leverancer.

Tilføjelse Projekt overføres til basisorganisationen.

Institutionalisering.

Strukturel indpasning.

Overlevering til basisorganisation.

Overførelse af personale.

Integration Projekt/produkt skal indoptages i basisorganisation. Integration af personale, produktion, økonomi, marketing, indkøb, distribution, jura m.v.

 

Projektets færdiggørelse og afslutning

      • Igangværende opgaver, herunder eksterne leverancer
      • Successive afleveringer og slutlevering
      • Slutfakturering og -betaling
        • Dispositioner
      • Dokumentation
        • Tekniske instruktioner (installation, brug, test, vedligehold)
        • Manualer, tegninger og diagrammer
        • Plan for vedligeholdelse / forebyggende vedligehold
        • Support, service og garantiforhold
        • Mangelliste og mangelafhjælpning (skreven og uskreven)
      • Evt. plan for endelig overdragelse (hvad, hvem, hvornår?
      • Planlægning af endelig projektaflevering
      • Idéer og muligheder for videre udvikling
      • Overdragelsesaftale og dokumentation af accept, herunder opfølgning

Overdragelse af projektet

      • Organisatorisk forankring, overdragelsesmøde til driftsorganisationen
      • Aftale om nødvendig indsats og frigørelsestakt/-tidspunkt for projektdeltagerne
      • Materialer og værktøjer, overdragelsesdokumenter og kvittering
      • Vejledning/rådgivning fra projektet (brug/problemløsning) til driftsorganisationen
      • Klarhed over opgaverne i drift, vedligehold og udvikling af løsningen

Afvikling af projektorganisationen

      • Plan for hvordan udstyr og materialer skal afhændes
      • Plan for hvordan projektlokaler og faciliteter skal fraflyttes
      • Plan for hvad der skal ske med al projektdokumentation, hvem bliver ejer af den?
      • Projekt procedurer og rutiner stoppes
      • Der udføres en resultatopgørelse over projektet og en mulig efterkalkulation udføres
      • Overdragelsen af udestående emner overføres til linien for videre opfølgning
      • Opfølgning på, at de sidste opgaver udføres som lovet og til tiden
      • Afvikling af projektmedarbejdere
      • Debriefing af de projektmedarbejdere, som skal tilbage til almindelig arbejde
      • Evalueringsmøde og afslutningsrapport
      • Plan for hvordan de opnåede erfaringer overføres til basisorganisationen

Projektafslutningsrapport

      • Afslutningsrapporten med reference til projektbeskrivelsen og alle ændringer til denne dokumenteres – brug projektets ændringslog
      • Lav en opgørelse over projektets evne til at overholde oprindelig tidsplan, budget og kvalitet og begrund eventuelle afvigelser
      • Statusrapporter inkl. opmærksomhedspunkter
      • Interessentvurderinger (evt. interviews)
      • Erfaringer, som er gjort under projektforløbet. Hvad gik godt/dårligt, og hvad var læringen, som skal tages med ved næste projekt?

 

Læring
Projektafslutning

      • Hvordan gik projektforløbet, hvilke læringer blev gjort undervejs?
      • Løsningskoncept og fagmetoder, herunder idéer til videre udvikling
      • Implementering og -metoder, herunder bl.a. uddannelse, inddragelse af basisorganisationen og leverandører
      • Organisering og interessenthåndtering
      • Opbyggede kompetencer og bedste praksis

 

Projektevaluering

      • Kundens realiserede resultater/udbytte

 

Inspiration til aktiv projektafslutning

      • Intensiv færdiggørelse – for at blive helt færdig
      • Planlæg og synliggør hvordan projektet skal afsluttes
      • Planlæg et Kick-down seminar
      • Planlæg en fest for projektdeltagerne i forbindelse med Kick-down seminaret
      • Afviklingssamtaler med projektdeltagerne og deres leder/chef
      • Takkebreve til alle involverede i projektet

Kontakt Mannaz

Kontakt os for personlig rådgivning.

Kontakt os

 

Mannaz.com - Dette websted bruger cookies

Cookies hjælper os til at give dig den bedst mulige oplevelse af dette websted. Læs mere her
×