I ethvert projektforløb kan man komme i den situation, at man kan blive nødt til at prioritere de forskellige mål. Det er derfor vigtigt, at man på forhånd har vurderet, hvilke mål der kan justeres ned uden at reducere effekten af det samlede projektforløb for meget. Der findes flere metoder til at prioritere forskellige projektmål. To af disse metoder er beskrevet her.
Inden for produktudvikling er ikke alle produktegenskaber lige vigtige, derfor er det vigtigt at have prioriteret de væsentligste produktegenskaber, sådan at projektdeltagerne og projektledelsen har mulighed for at justere hen gennem projektforløbet. Til dette brug kan anvendes skemaet 2.8 – 1: “Målsætning – definition af produktegenskaber.”
I forandringsprojekter og større organisatoriske projekter kan det også være vigtigt på forhånd at aftale, hvilke projektmål, der er de vigtigste. I denne situation arbejdes der med maks./min. mål, og skemaet 2.8 – 2: “Målsætning – maks./min. mål” kan anvendes.
Et produkt har tre typer egenskaber:
Det er derfor vigtigt at kunne bestemme, hvilke af produktegenskaberne, der er pligtegenskaber, hvilke der er forventningsegenskaber, og hvilke der er positioneringsegenskaber. Fremgangsmåden går ud på, at man ud fra kundeanalyser og erfaring fra markedet får afmærket, hvilke produktegenskaber – eller produktudbytte, som er beskrevet i venstre søjle – der er pligtegenskaber.
Derefter afmærkes forventningsegenskaberne og sidst positioneringsegenskaberne. Dette giver et godt billede af, hvilke produktegenskaber, der er vigtigst. Sammenholdes disse informationer med målhierarkiet, giver det projektgruppen nogle vigtige informationer om projektets sammensætning.
I organisatoriske forandringsprojekter kan det være en fordel at beskrive et ønsket mål. Fremgangsmåden er ganske enkel: de definerede mål beskrives i kolonnen til venstre. I den midterste kolonne beskrives de ønskede mål. Det kan være mål, som interessenterne har, eller som opdragsgiver direkte har formuleret. Hvad ønsker vi maksimalt af dette projekt? I højre kolonne beskrives minimumsopfyldelsen. Hvor langt kan vi tillade os at slække på målene, uden at projektet bliver for dårlig kvalitet eller meningsløst?
Når maksimums- og minimumsmålene er beskrevet, er der angivet et spillerum for de enkelte mål. Nogle mål har intet spillerum og kan betragtes som pligtegenskaber. Andre mål har et vist spillerum, og det er her projektgruppen har mulighed for at nedprioritere eller tage ressourcer fra, hvis det bliver nødvendigt.
Det er vigtigt, at fastsættelsen af maks./min. mål ikke kun bygger på projektgruppens opfattelse, men er afstemt med opdragsgiveren og de væsentligste interessenter i organisationen.
Det er vigtigt, at opdelingen i pligtegenskaber, forventningsegenskaber og positioneringsegenskaber bygger på reelle markedsanalyser og ikke kun på projektgruppens opfattelse af situationen.