Procesfacilitering

Hvordan tager du hensyn til forskellighed og personlige præferencer i din procesfacilitering?

Få gode råd til, hvordan du som facilitator tilrettelægger din workshop på en måde, hvor du både er bevidst om dine egne personlige præferencer og tager hensyn til den forskellighed, der ofte er repræsenteret i gruppen af deltagere.
·
Artikel

Hvordan tilrettelægger du en workshop? Hvad lægger du vægt på og hvorfor? Folk er forskellige og har forskellige præferencer for, hvordan et møde eller en workshop skal foregå. Nogle foretrækker den omhyggelige planlægning, andre elsker at improvisere. Nogle vil udfordres og have handling, andre lægger særlig vægt på den tillidsfulde, personlige relation.

I denne artikel får du nogle bud på, hvordan du som facilitator tilrettelægger din workshop på en måde, hvor du både er bevidst om dine egne personlige præferencer og tager hensyn til den forskellighed, der ofte er repræsenteret i gruppen af deltagere.

Med afsæt i personprofilværktøjer såsom Insights Discovery, JTI og DISC kan vi få et sprog for nogle vigtige forskelle i vores præferencer i forhold til kommunikation og samarbejde. Flere af modellerne trækker på Carl Jungs personlighedspsykologi. Ifølge Jung har vores personlighed og adfærd tendens til at følge visse grundlæggende mønstre udtrykt i en række modsætningspar, herunder præference for tænkning eller føling og præference for introversion eller ekstroversion.

Med afsæt i denne tænkning kan vi identificere fire forskellige præferencer i forhold til facilitering og samarbejde. Inspireret af Insights Discovery kan vi kalde disse for farveenergier. Nedenstående figur viser forskellige præferencer, som kan være dominerende hos deltagere:

De 4 forskellige farveenergier

Facilitering og den røde energi

Sæt fokus på handling og resultater

Personer med rød energi har præference for at tage beslutninger med afsæt i logisk tænkning og en responsiv, ekstrovert tilgang, hvor de udtrykker sig engageret og direkte.

Hvis du vil facilitere ud fra denne energi, kan du med fordel:

  • Sætte fokus på, hvordan teorier og metoder kan anvendes i deltagernes hverdag
  • Udfordre deltagerne i deres forståelse – vær uærbødig
  • Sætte tempo på – nu skal der ske noget
  • Sørge for at bruge tid på ”lukke-processer”, hvor der bliver konkluderet og aftalt forpligtende handlinger
  • Fokusere på de resultater og effekter, workshoppen skal skabe.

Facilitering og den gule energi

Sæt fokus på involvering og nye ideer

Personer med en gul energi har præference for beslutninger baseret på følelser og subjektive holdninger til, hvad der er rigtigt og forkert. Dette kombineret med en engageret, ekstrovert tilgang med ønske om involvering, interaktion og gode relationer til de øvrige deltagere.

Hvis du vil facilitere ud fra denne energi, kan du med fordel:

  • Være entusiastisk og visionær
  • Involvere deltagerne i kreative processer med fokus på meningsskabelse
  • Variere processer og metoder
  • Lade folk bruge deres intuition og sanser
  • Bruge billeder, fortællinger, metaforer, poesi m.m. til at åbne for nye perspektiver
  • Følge energien og være parat til at afvige fra din plan.

Facilitering og den blå energi

Sæt fokus på analyse og sammenhæng

Personer med en blå energi er ofte reflekterende og observerende, og de har et stort ønske om at forstå tingene, før de udtaler sig og træffer beslutning.

Når du vil facilitere ud fra denne energi, kan du med fordel:

  • Forklare baggrund og formål med dagen – hvordan er beslutninger blevet taget og hvorfor?
  • Være velforberedt og begrunde dit valg af processer og metoder med faglige eller strategiske argumenter
  • Være åben og nysgerrig over for de kritiske spørgsmål, der vil komme
  • Være vidensbaseret og inkludere ekspertviden, data og analyse
  • Give folk tid til at tænke efter, før du beder om deres mening eller sender dem ud i en øvelse.

Facilitering og den grønne energi

Sæt fokus på kontakt og personlig mening

Personer med grøn energi har præference for harmoni, personlige værdier og hensyn til egne og andres behov. De er loyale og hensynsfulde.

Hvis du vil facilitere ud fra denne energi, kan du med fordel:

  • Sørge for, at den enkelte føler sig set af dig og de øvrige deltagere
  • Sørge for, at alle får en stemme i rummet – lav fx tjek ind og navnerunde
  • Lave hyppige timeouts – er vi ok så langt?
  • Holde øje med, at alle har det godt i rummet, og alle kommer til orde
  • Give tid til refleksion, før man skal udtale sig i plenum
  • Give plads til meningsskabelse og samtaler i det personlige domæne – hvad betyder det for mig/os?

Design dit program – hvad kalder konteksten på?

Det er vores erfaring, at modellen kan være en hjælp til at give nogle opmærksomheder, når du skal designe og tilrettelægge en proces for fx en workshop, en kursusdag eller et strategiseminar. Vi bruger den selv til at lave nogle hypoteser for, hvad der kan være vigtigt på dagen. Her bruger vi den ikke som en personlighedsmodel, men som et organisatorisk refleksionsværktøj.

Spørgsmålet er ikke, om deltagerne har den ene eller den anden præference eller farveenergi, men snarere hvad den organisatoriske kontekst kalder på. Er der brug for tid til refleksion og analyse (blå energi), opbygge tryghed og relationer (grøn energi), tænke nyt og involvere (gul energi) eller skabe handling og fælles fodslag (rød energi).

 

Skru op og skru ned

Du kan bruge modellen til at overveje, hvilke energier der skal skrues op for, og hvad der skal skrues ned for – med afsæt i den organisatoriske kontekst. Her er det også vigtigt, at du ikke kommer til at lave letkøbte designbeslutninger. Hvis du fx skal facilitere en workshop for en gruppe naturvidenskabelige forskere, så tænker du måske, at mange af dem nok er introverte og ”tænke-mennesker”, så programmet skal være rigtig blåt med stærke teoretiske oplæg og tid til analyse og begrundelse. Men det er ikke sikkert.

For måske er konteksten, at der er brug for at styrke kommunikation og samarbejde på tværs. Og hvis der er dette, så skal du måske i stedet skrue op for de grønne processer (lære hinanden bedre at kende) og de gule øvelser, og fx bruge billeder samt poesi til at forstyrre systemet og de kendte måder at være sammen på.

Se også vores kursus i: facilitering for ledere

Tag hensyn til forskellighed

Når du tilrettelægger dit program, så tag afsæt i hypotesen om, at deltagerne meget vel kan have forskellige præferencer og behov, når de skal mødes. Nogle foretrækker den omhyggelige planlægning, andre elsker at improvisere. Nogle vil udfordres og have handling, andre lægger særlig vægt på den tillidsfulde, personlige relation. Med afsæt i denne hypotese kan du spørge dig selv, hvordan du kan tilrettelægge programmet og rammesætte dagen, så denne forskellighed tilgodeses.

Det kan fx ske ved, at du:

  • Indleder programmet med en klar rammesætning – hvorfor skal vi arbejde med en ny strategi? Og hvad er din rolle i processen? (blå energi)
  • Skaber tryghed i rummet med tjek-ind i mindre gruppe (grøn energi)
  • Lægger analyser og data frem, som giver beslutningsgrundlag (blå energi)
  • Laver brainstormproces med Open Space (gul energi)
  • Giver tid til meningsskabelse – hvad kommer det her til at betyde for mig? (grøn energi)
  • Energizer efter frokost, som giver grin og løsner op (gul energi)
  • Bruger tid sidst på dagen til omhyggelig planlægning af indsatser – hvad gør vi helt konkret, og hvordan følger vi op? (rød energi).

Tanken er altså, at dit program som regel ikke skal være enten den ene eller anden farve, men noget af det hele – dog med en bevidst vægtning på særlige energier afhængigt af, hvad konteksten kalder på, og hvad formålet er med processen.

Aflæs deltagernes præferencer

Når du står på gulvet og er i dialog med deltagerne eller observerer deres gruppearbejde, kan du bruge modellen og få nogle indikationer på deltagernes forskellige præferencer og energier. Nogle er hurtige til at række hånden op og markere sig i plenum (ekstrovert), andre sidder måske mere stille og observerer (introvert). Ved at aflæse deltagernes adfærd i rummet kan du få nogle indikationer og hypoteser om, hvordan du skal respondere og måske justere i processen.

  • Rød udtryksform: Er direkte og ligefrem, argumenterer hurtigt for og imod en bestemt fremgangsmåde, er hurtig til at skride til handling, tager pragmatiske beslutninger og giver udtryk for, at tingene skal ske hurtigt.
  • Gul udtryksform: Forestiller sig “hvordan tingene kunne være”, er entusiastisk, charmerende,
    opmuntrende og anerkendende, veksler mellem at tænke på nuværende realiteter og fremtidige muligheder, bestræber sig på at involvere andre og nyder at indgå i gruppediskussioner.
  • Blå udtryksform: Bruger sund fornuft og logisk tænkning, er saglig og præcis, er eftertænksom og anvender en gennemtænkt fremgangsmåde, er metodisk, tager din information bogstaveligt og er præcis i forhold til at fortælle, hvad der skal gøres.
  • Grøn udtryksform: Er hjælpsom, tager udgangspunkt i personlige og subjektive kriterier fx værdier, meninger og overbevisninger, er forsigtig med at bruge autoritet, respekterer andres valg, appellerer til andres værdier og lægger vægt på tryghed samt gode samarbejdsrelationer.

Vær bevidst om din egen bias

Modellen kan også bruges som et værktøj til at reflektere over dine egne præferencer som procesleder. Hvad kan du selv godt lide, når du går til møder og workshops, og hvad er din personlige stil, når du faciliterer?

Måske har du præferencer og en stil, som hælder til den ene eller anden side. Måske elsker du kreative og sjove processer med rundkredse, grafisk facilitering og refleksive dialoger i konstellationer på kryds og tværs. Eller måske har du en præference for stille og roligt at opbygge tillid og personlig kontakt til deltagerne. Og det er ok.

Efter vores mening kan man være en god facilitator på mange måder. Det er hensigtsmæssigt, at man er sig bevidst om sine præferencer, så det ikke bliver en ubevidst bias eller et automatisk og ureflekteret valg af metode og tilgang.

Ydermere er en dygtig facilitator en person, der er i stand til at begrunde og anvende metoder og tilgange, som går ud over egne personlige præferencer, men snarere er bevidst valgt ud fra deltagernes kontekst og formålet med processen. Det betyder ikke, at du ikke skal være dig selv, men blot at du tilpasser din tilgang, kommunikation og procesledelsesstil til situationen.

Prøv det selv

Som en øvelse og selvrefleksion opfordrer vi dig til at udfylde nedenstående skema, så du kan tage første skridt til at styrke din facilitering.

Klik på billedet for at forstørre det, så du kan printe eller gemme det.

Nysgerrig på mere?

Vil du videre mere, så tag kontakt herunder eller kig på nogle af de kurser, som kunne være relevante med dette emner.

Senior Consultant

rhb@mannaz.com
+45 3090 0264

Manager, Ph.d.

lne@mannaz.com
+45 51396043

Kurser indenfor proces og facilitering

Inspiration
Bliv inspireret indenfor proces og facilitering
Procesfacilitering Sådan håndterer du klogt modstand mod forandring

I forandringsprocesser er det næsten uundgåeligt at møde frustration, modvilje og usikkerhed fra medarbejdernes side. Men modstanden har ofte en årsag. Læs med.

Procesfacilitering 10 procesøvelser der kobler dit team sammen

Med forskellige procesøvelser, som kaldes åbne-ordne-lukke-øvelser, kan du skyde en proces godt i gang. Øvelserne får deltagerne i fx et team, projekt eller møde til at blive nysgerrige på hinanden og emnet, hvilket skaber tryghed og tillid, så de sammen tager bedre beslutninger.

Procesfacilitering 4 vigtige redskaber til den gode forandringsproces

Som proceskonsulent er din fornemmeste opgave at få alle berørte medarbejdere med på vognen i en forandringsproces. Netop derfor har du relationerne for øje, og din fornemmeste opgave handler om at stille de rette spørgsmål på de rette tidspunkter.

The potential is people