Sådan leder du komplekse projekter

6. September 2021 - Morten Flørnæss Kerrn, Client Director, Mannaz Del siden

Ledere skal kunne lede på tværs – både internt i organisationen og med forskellige eksterne parter. Men det er ikke altid en let opgave, når projekterne er store og komplekse. Med disse fem fokuspunkter kan du få succes med at lede samskabelsen omkring komplekse projekter, så alle parter får noget ud af samarbejdet.

Store og komplekse samfundsprojekter indeholder mange forskellige hensyn og flere forskellige bundlinjer. Derfor skal offentlige ledere tænke på tværs af organisationen og involvere andre aktører i opgaveløsningen, end de traditionelt har gjort. Det øger behovet for tværgående samarbejde – både internt i organisationen og i samarbejdet med eksterne aktører. Men alt for ofte hæmmes det tværgående samarbejde af intern konkurrence, uklare rammer og forskellige oplevelser af, hvad der er vigtigt.

Den såkaldte Collective Impact-model har vist sig som en værdifuld tilgang til at skabe fælles mål og sætte retning. Det er en ny ledelsesmodel til at lede og koordinere tværgående indsatser på tværs af offentlige, private og frivillige organisationer.

 

Alt for ofte hæmmes det tværgående samarbejde af intern konkurrence, uklare rammer og forskellige oplevelser af, hvad der er vigtigt.

 

Skab fælles agenda med Collective Impact-modellen

Collective Impact-modellen er en systemisk tilgang til målstyring og ledelse. Modellens formål er at skabe en fælles agenda for de involverede aktører for at kunne løse en specifik udfordring med en særlig form for samarbejde. Den gør op med silotænkningen og den interne konkurrence, der ofte er understøttet af individuelle resultatkontrakter og afdelingsspecifikke mål.

Den stiller krav til lederne om at samarbejde, så der løbende sættes fælles mål og performanceindikatorer for i sidste ende at nå til en fælles løsning.

 

Modellen består af følgende fem trin:

 

 1. Fælles mål

Fælles mål er, når ledergruppen, medarbejderne og de eksterne aktører alle er dedikerede til at skabe den samme forandring og virkning. Alt for ofte opstiller man fælles mål, som bliver forstået forskelligt. Det resulterer i, at man internt i ledergruppen og blandt de eksterne aktører begynder at fremme egne interesser på bekostning af de andre aktører og det fælles mål. Derved forsvinder det kollektive i indsatsen, og i stedet er vi skudt tilbage til et tværgående samarbejde mellem isolerede aktører og afdelinger.

Der er oftest mange aktører indblandet i en samskabelsesproces, der normalt arbejder med meget forskellige agendaer. Kunsten er at facilitere og styre en proces, hvor alle bliver enige om, hvad det fælles mål er for derefter at kunne nå frem til den fælles bedste løsning.

2. Fælles feedbacksystem

Løbende opfølgning er et nøgleord i dit ledelsesarbejde for at sikre vedholdenhed og fortsat fokus på de fælles mål i det tværgående samarbejde. I skal derfor være enige om, hvordan I løbende skaber klarhed over virkning og effekt af de tiltag, I foretager og de beslutninger, I træffer. Hvordan måler I fx den løbende fremgang på den borgerrettede indsats, I sammen har sat jer for at gøre noget ved? Hvis målet er færre sager af en bestemt type, må I opstille nogle indikatorer, I løbende kan måle på, så alle aktører vedholdent får information om fremgangen.

Det ses ofte, at der ikke følges struktureret op, eller at kun få aktører kender til indholdet af opfølgningen. Modellen er med til at sikre løbende målopfølgning, hvor alle får løbende og struktureret feedback.

3. Fælles koordinering og prioritering

Gennem fælles forståelse og prioritering af få klare mål og et fokus på løbende opfølgning og feedback på udvikling, har du som leder sikret dig det bedst mulige udgangspunkt for, at I kan lykkes med at koordinere aktiviteterne i det konkrete tværgående samarbejde.

Du skal herfra sørge for, at de enkelte afdelinger og aktørers aktiviteter er koordinerede på tværs og understøtter hinanden. Men det er lettere sagt end gjort. Alt for ofte ender aktiviteter, uagtet gode intentioner, med at modarbejde hinanden. Et redskab til at sikre dette er koordinerende indsatsplaner og fælles prioritering af disse, men endnu vigtigere er den relationelle koordination aktørerne imellem.

4. Tillid og kommunikation

Løbende, langvarig og vedholden opbygning af relationer er det fjerde element i ligningen, hvis du som leder vil lykkes med at få en mangfoldig samling af aktører til at forpligte sig på fælles mål og praksis. Det er derfor nødvendigt, at du i din ledelse har fokus på at opbygge tillid og styrke den uformelle kommunikation mellem aktørerne. Aktørerne i det tværgående samarbejde skal mødes, og du skal som leder investere i, at møderne faciliteres og styres på en måde, så de bidrager til at styrke tilliden og styrke den relationelle kommunikation blandt aktørerne.

5. Dedikeret selvstændig sekretariatsfunktion

De første fire trin i modellen kræver ressourcer og fokus. Der skal planlægges, støttes, koordineres og samles op løbende. Samtidig har du som leder af samarbejdet brug for, at samarbejdet opleves som fair og uvildigt koordineret. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at udpege eller nedsætte en selvstændig sekretariatsfunktion knyttet til projektet, der er det uvildige samlingspunkt, som følger op og koordinerer indsatsen, så ingen føler sig overset.

 

Artikel er også publiceret på lederweb.dk i anden version.

Ledelse

Mannaz Lederuddannelse

På denne grundlæggende lederuddannelse får du styr på teori og praksis. Du bliver udfordret, styrket og får skabt et solidt fundament for dit lederskab. Samtidig opbygger du et aktivt ledernetværk med ligesindede.

10 dage 54.999 DKK
Læs mere
Projektledelse

Mannaz Projektlederuddannelse

Få en helhedsforståelse af projektledelse og en solid værktøjskasse med redskaber til at planlægge, lede og styre dine projekter. Lær at motivere, kom i dybden med din ledelsesadfærd og bliv klædt på til at levere resultater i projekter på alle niveauer. Mulighed for IPMA® certificering. Du sparer penge ved at købe hele uddannelsen som én pakke.

12 dage 54.999 DKK
Læs mere
Proceskonsultation

Proceskonsulentuddannelsen (PKU)

Kom på Danmarks mest eftertragtede uddannelse som proceskonsulent. Du får viden og indsigt, der er skræddersyet til arbejdet med processer i organisationer af enhver art.

12 dage 49.999 DKK
Læs mere

Morten Flørnæss Kerrn

Morten uddanner ledere, konsulenter og specialister i ledelse af andre og ledelse af processer og projekter. Herunder har han specialiseret sig i distanceledelse og virtuel facilitering. Morten har i alle årerne haft sit fokus på offentlige ledere og udvikling af de offentlige organisationer. Han har selv en baggrund, der også indeholder ansættelser i statslige styrelser, og han har gennem de sidste 8 år arbejdet som ekstern konsulent for kommuner, regioner og staten. Morten er også ekspert inden for coaching og procesfacilitering.

Kontakt Morten på mfk@mannaz.com eller 5139 6052.