Del siden

Fem gode råd til mere effektivitet

5. marts 2019 - Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist

Tast alle dine opgaver ind i kalenderen, og skab det overblik, der gør dig effektiv og giver dig arbejdsglæde og ro i maven. Få ekspertens fem bedste råd her.

Overspringshandlinger. De dér små ting, du gør, når du i virkeligheden burde gøre noget andet – som at løse en besværlig opgave, der ligger på dit bord og venter. Vi er kun mennesker, så vi gør det alle sammen. Derfor har ekstern konsulent og underviser i Mannaz Mette Bundgaard en række råd til, hvordan du bliver mere effektiv i din hverdag, så du får taget hul på den besværlige opgave i stedet for bare at skubbe den foran dig.

”Effektivitet betyder ikke, at du skal løbe stærkere, men at du ser på dine egne rutiner og vaner,” siger hun.

I dag sidder mange i storrumskontorer og oplever forstyrrelser hele tiden. Mange steder har medarbejderne mulighed for at sætte sig ind i nogle stillerum eller at tage nogle hovedtelefoner på, men ifølge konsulenten er der ikke særlig mange, der bruger det, når det kommer til stykket.

I stedet bør du tage styring over din egen hverdag, så din tid ikke bliver styret af e-mails, travlhed og kolleger, mener Mette Bundgaard og peger på overblik som den stærkeste vej til at få ro og overskud.

”Vi er lystbetonede som mennesker. Vi vil helst lave noget, der er sjovt. Og når det begynder at gå stærkt – og det gør det i de fleste virksomheder – så mister vi let overblikket og tager nogle ulogiske valg,” siger hun.

”Man går tilbage i sin komfortzone og laver de hurtige opgaver, fordi man så føler sig produktiv, selvom der måske ligger en meget vigtigere opgave og venter.”

Risikoen er, at den store opgave bliver skubbet videre til næste dag, hvor det hele gentager sig. Det ender med, at man sidder i sidste øjeblik med opgaven, og så bliver kvaliteten også derefter. Eller man kommer til at arbejde morgen, middag, aften og i weekenderne.

Det er meget demotiverende at komme på arbejde og vide, at der var noget, man kunne gøre bedre, men som man ikke har overskuddet, ressourcerne eller vilkårene til.”

Opgaver formerer sig ikke

Tager du i stedet styring og danner dig et overblik, er gevinsten også til at tage og føle på. I takt med at du får overblik og mere ro i maven, stiger din arbejdsglæde, og du undgår i højere grad stress.

”Hjernen higer jo efter overblik, så den kan nemt bruge en masse energi på, hvad du har glemt, hvilke fejl du har lavet, er der noget, du skal lave noget om, når du møder på arbejde og så videre. Så det her giver en fantastisk ro, der er motiverende og giver lyst til at gå på arbejde,” forklarer Mette Bundgaard.

”Vi vil alle sammen gerne være så effektive som muligt. Det er meget demotiverende at komme på arbejde og vide, at der var noget, man kunne gøre bedre, men som man ikke har overskuddet, ressourcerne eller vilkårene til.”

Og som Mette Bundgaard siger, så formerer opgaverne sig ikke, fordi du får overblik over dem. Du får derimod syn for sagen, så du kan agere ud fra det.

Motiverede medarbejdere kan desuden måles på bundlinjen – ikke mindst fordi de laver færre fejl og er mere produktive på den rigtige måde – så virksomheden kan også mærke effektiviteten, selvom der måske er opgaver, medarbejderen må vælge fra eller have flere ressourcer til.

Få mere tid og overblik her Planlægning og effektivitet

Fem råd, der gør dig mere effektiv

1. Tast alt ind samme sted

Skab overblik over dine arbejdsopgaver ved at danne dig et samlet billede af, hvad du skal. En arbejdsopgave er for eksempel at tage et møde eller forberede et møde, lave et tilbud, taste ting ind eller sende mail. Lægger du alle dine opgaver ind i dit kalender- eller opgavesystem, får du bedre overblik over, hvor lang tid ting tager, og hvad du har råd til tidsmæssigt, og hvad du ikke har tid til. Det giver en masse ro til at træffe den rette beslutning om, hvilken opgave du skal tage først.

2. Byd teknologien velkommen

I forhold til effektivisering kommer teknologien os til hjælp: kalender, mail og opgavesystem kan hjælpe os ufatteligt meget. Min favorit er Outlook, fordi den i bund og grund er designet til det.

Om man bruger det ene eller det andet system er dog ligegyldigt. Grundtanken er, at man samler alle sine arbejdsopgaver, så man kan se, hvad man laver. Vi kommer til at flytte rundt på cirka 50 procent af de ting, vi har planlagt, fordi vi lever i en levende og dynamiske verden, så der er en risiko for, at man ikke får flyttet dem rundt, hvis man har dem fordelt i papirer på skrivebordet, gule lapper på computerskærmen og resten i kalenderen.

3. Planlæg med dig selv

Hvis en opgave er uoverskueligt stor, kan du lave et planlægningsmøde med dig selv. Så er man godt i gang. En anden god idé er, at du deler opgaven op i små bidder af to-timers intervaller, og så laver noget andet ind imellem. Tommelfingerreglen er, at du maksimalt kan kapere den samme opgave i to timer. Inden for de to timer kan du så arbejde i intervaller a 30 minutter – 25 minutters arbejde, 5 minutters pause – hvor du ikke tjekker mails, men kigger ud i luften, tager en kop kaffe eller går ned ad gangen.

4. Slug frøen

Tag altid den grimmeste, klammeste, ulækreste frø først. Hvis du altid begynder med den mest trælse opgave, bliver resten af opgaverne sjovere.

5. Luk mailboksen

Forhold dig til, hvor vigtige dine e-mails er. Mange begynder dér hver morgen, men tiden flyver nemt af sted, og pludselig skal man til et møde. Så måske kan e-mails vente til klokken ni eller ti, så du kan gå i gang med den store opgave først. E-mails skal du nok nå. Sæt eventuelt din e-mail op til kun at vise afsender og emne, så du hurtigt kan vurdere, om det er noget, der kræver øjeblikkeligt svar, hvis du har et arbejde, der kræver det. Men de fleste kan godt vente med at tjekke e-mails til senere på dagen.

Tilmeld dig Mannaz´ nyhedsbrev, og vind et kursusværdibevis



Personlig udvikling

Planlægning og effektivitet

Du skal styre tiden og opgaverne – ikke omvendt. På dette kursus bliver du trænet i at tage kontrollen over din hverdag. Du får praktiske og enkle redskaber til at skabe mere tid, mere ro og større overblik i din hverdag.

2 dage 12.500 kr
Læs mere
Personlig udvikling

Personlig Power

Er du klar til at arbejde med dig selv på en ny måde? Dette udviklingsforløb er for dig, som ønsker at udfolde dit potentiale og kunne udtrykke dig med ro, gennemslagskraft, overblik og autenticitet.

6 dage 29.900 kr
Læs mere
Projektledelse

Projektledelse 1

Få en helhedsforståelse af projektarbejdsformen og den grundlæggende værktøjskasse til at gennemføre effektive projekter. Du får bl.a. styr på interessentanalyse, målformulering og planlægning, så du bliver en værdsat projektleder.

3 dage 17.500 kr
Læs mere

Om Mette Bundgaard

Mette Bundgaard er konsulent med mange års erfaring som underviser i at hjælpe medarbejdere med en nemmere hverdag via personlig effektivitet. Mette formår at fastholde og motivere til forandringsskabelse, og hun sikrer, at du går hjem med et godt fundament til gode og nye vaner. Mette er desuden certificeret stresscoach hos Majken Matzau og er forfatter til bogen ”En nemmere hverdag”.