Gør den svære snak nemmere.
Få ekspertens råd.

6. September 2021 - Morten Flørnæss Kerrn, Client Director, Mannaz Del siden

Ingen leder undgår svære samtaler, men det svære kan blive lidt lettere, hvis du strukturerer dialogen ud fra seks faser og nogle enkle spilleregler. Metoden sikrer, at samtalen ikke kører i ring, at der kommer nye perspektiver på problemet, og at I dermed kommer nærmere en løsning. Læs med, og bliv inspireret.

For stort arbejdspres, højt sygefravær eller manglende samarbejde. Det kan være svært at tale om problemerne på arbejdspladsen på en måde, så alle føler sig hørt, og så det bidrager med konstruktive forandringer. Derfor bør samtaler om problemer styres, så de skaber nye muligheder og forståelse for hinandens perspektiver, og den svære samtale undgår at stikker af i en uheldig retning. Når du som leder læner dig op ad en efterprøvet samtalestruktur, vil du få mere overskud i samtalen til at tale om vanskeligheder på en konstruktiv måde til alle parters fordel.

Modellen er en såkaldt dialogmodel, der er velegnet til at drøfte problemer i dit team eller din afdeling. Modellen sikrer, at dialogen bliver styret, så medarbejderne ikke taler i øst og vest. I stedet bevæger I jer sammen rundt om en række perspektiver på den udfordring eller det tema, I ønsker at arbejde med.

 

Med disse seks faser i ryggen ved du som leder, hvordan du bevæger dig fremad i samtalen, og det giver dig overskud til at håndtere de diskussioner og uenigheder, der kan opstå.

 

De seks samtalefaser

Dialogen er struktureret om seks faste faser og bygger desuden på seks enkle regler for samtalen. Faserne skal gennemgås i fællesskab, og der skal bruges omkring et kvarter på hver.

  • Fase 1: Fastslå temaet
  • Fase 2: Hvad fungerer godt omkring dette tema?
  • Fase 3: Hvilke udfordringer skal adresseres i forhold til temaet?
  • Fase 4: Hvilke muligheder ligger der i forhold til temaet?
  • Fase 5: Hvad skal vi lave af aftaler?
  • Fase 6: Hvad var godt ved denne dialog?

Modellen kræver, at du som mødeleder får lavet en god forventningsafstemning. Du skal således formidle til deltagerne, at de er inviteret ind til en fælles seance, hvor I drøfter et specifikt og afgrænset emne. Seancen vil minde om en brainstorm, hvor alle byder ind, og hvor I gennem en tydelig struktur for dialogen får belyst et tema fra flere sider.

Med disse seks faser i ryggen ved du som leder, hvordan du bevæger dig fremad i samtalen, og det giver dig overskud til at håndtere de diskussioner og uenigheder, der kan opstå.

Spilleregler for den svære samtale

Udover de seks samtalefaser er det vigtigt at få nogle spilleregler for samtalen på plads inden start. Disse spilleregler skal alle i samtalen kende til, inden selve dialogen begynder:

  • Alle skal have mulighed for at byde ind undervejs i processen
  • Alle input er velkomne
  • I skriver alle inputs op
  • I taler kun om den fase, som I er i
  • I går aldrig tilbage i faserne, når først I er gået videre til en ny fase
  • I har kun den tid til rådighed, der er afsat. Så når tiden er gået, må I gå videre til næste fase

Når du har styr på de seks faser og spillereglerne vil de svære samtaler føles lidt lettere både for dig og de andre deltagere i samtalen, fordi du har en struktur at læne dig opad.

 

* Grønbæk og Pors, 2017, Dafolo Forlag

Artikel er tidligere  publiceret på lederweb.dk i anden version.

Samtaleteknik

Den vanskelige samtale

Lær at forberede, gennemføre og følge op på vanskelige samtaler på en struktureret måde. Styrk dine kompetencer med teori og træning i en kerneopgave inden for ledelse og HR

1 dag 4.999 DKK
Læs mere
Ledelse

Ledelse, kommunikation og gennemslagskraft

Bliv bedre til at kommunikere overbevisende og personligt med gennemslagskraft, så du opnår følgeskab og skaber øget motivation.

3 dage 15.999 DKK
Læs mere
Personlig udvikling

Kursus i sociale kompetencer: Succes i samarbejde og relationer

Øg dine sociale kompetencer, og opnå større succes i dine samarbejdsrelationer. Du får styrket din gennemslagskraft og evne til at håndtere konflikter.

2 dage 12.999 DKK
Læs mere

Morten Flørnæss Kerrn

Morten uddanner ledere, konsulenter og specialister i ledelse af andre og ledelse af processer og projekter. Herunder har han specialiseret sig i distanceledelse og virtuel facilitering. Morten har i alle årerne haft sit fokus på offentlige ledere og udvikling af de offentlige organisationer. Han har selv en baggrund, der også indeholder ansættelser i statslige styrelser, og han har gennem de sidste 8 år arbejdet som ekstern konsulent for kommuner, regioner og staten. Morten er også ekspert inden for coaching og procesfacilitering.

Kontakt Morten på mfk@mannaz.com eller 5139 6052.