Ge struktur åt de svåra samtalen och lös problem på bättre sätt

11. October 2021 - Av Morten Flørnæss Kerrn, Client Director, Mannaz Dela

Ingen ledare slipper undan att hålla svåra samtal, men det svåra kan bli lite lättare om du strukturerar dialogen utifrån sex faser och några enkla spelregler. Med den här metoden kan du undvika att samtalet kör fast och i stället se till att det kommer fram nya perspektiv på problemet så att ni kommer närmare en lösning. Läs mer och bli inspirerad.

För högt arbetstryck, hög sjukfrånvaro eller brist på samarbete. Det kan vara svårt att prata om problem på arbetsplatsen på ett sätt så att alla känner sig hörda och så att det leder till konstruktiva förändringar. Därför bör samtal om problem styras så att de skapar nya möjligheter och förståelse för varandras perspektiv, så att det svåra samtalet inte löper iväg okontrollerat i fel riktning. När du som ledare lutar dig mot en beprövad samtalsstruktur kommer du att få mer utrymme i samtalen till att tala om svåra ämnen på ett konstruktivt sätt till gagn för alla parter.

Modellen är en så kallad dialogmodell som lämpar sig för att diskutera problem i ditt team eller din avdelning. Modellen gör att dialogen styrs upp så att medarbetarna inte pratar helt planlöst. I stället samtalar ni utifrån en rad perspektiv på den utmaning eller det tema som ni vill arbeta med.

De sex samtalsfaserna

Dialogen är strukturerad i sex fasta faser och bygger dessutom på sex enkla regler för samtalet. Ni ska gå igenom faserna tillsammans och ägna omkring en kvart på var och en.

Fas 1: Bestäm temat

Fas 2: Vad fungerar bra med detta tema?

Fas 3: Vilka utmaningar bör tas upp i förhållande till temat?

Fas 4: Vilka möjligheter finns i förhållande till temat?

Fas 5: Vilka beslut bör vi fatta?

Fas 6: Vad var bra med denna dialog?

 

Modellen kräver att du som mötesledare gör en god förväntningsavstämning. Du behöver därför förmedla till deltagarna att de är inbjudna till ett gemensamt möte där ni samtalar om ett specifikt och avgränsat ämne. Mötet ska präglas av brainstorming där alla bidrar och där ni genom en tydlig struktur för dialogen belyser ett tema från flera sidor.

Med dessa sex faser i ryggen vet du som ledare hur du kan komma framåt i samtalet, och det ger dig energi att hantera de diskussioner och konflikter som kan uppstå.

Spelregler för det svåra samtalet

Förutom de sex samtalsfaserna är det viktigt att komma överens om spelregler för samtalet innan ni börjar. Dessa spelregler ska alla i samtalet känna till innan själva dialogen inleds:

  • Alla ska ha möjlighet att komma till tals i processen.
  • All input är välkommen.
  • Ni antecknar all input.
  • Ni talar bara om den fas som ni för tillfället befinner er i.
  • Ni går aldrig tillbaka i faserna när ni väl har gått vidare till en ny fas.
  • Ni måste hålla er inom den fastställda tiden. När tiden är slut måste ni därför gå vidare till nästa fas.

När du har koll på de sex faserna och spelreglerna kommer de svåra samtalen att kännas lite lättare för både dig och de andra deltagarna i samtalen, eftersom du har en struktur att luta dig mot.

 

*Grønbæk og Pors, 2017, Dafolo förlag

Denna artikel har tidigare publicerats i en annan version på lederweb.dk

Communication

Communication and dialogue

Do you often get frustrated that others misunderstand what you are saying? Learn to manage and alter your communication so that you communicate in ways that your recipients will understand. This course focuses on behaviour, body language, emotions, and more.

2 dagar 12.900 DKK
Läs mer
Communication

Negotiations that create results

You will only fulfil your ambitious objectives in a negotiation by creating an experience of shared success. Receive the basic tools for setting up and managing negotiations where both parties feel that their voices have been heard so that you achieve your results in unison.

2 dagar 10.999 DKK
Läs mer
Coaching

ICF accredited Coaching Programme - virtual

Grow your coaching skills through a highly experiential programme. You will be supported and challenged to develop yourself as an effective coach while understanding the unique strengths you bring to coaching.

6 dagar 4.495 GBP
Läs mer

Morten Flørnæss Kerrn

Morten educates leaders, consultants, and specialists in the management of both people, processes, and projects. Additionally, he specializes in distance management and virtual facilitation. Throughout the years, Morten has been focusing on leaders in the public sector and the development of public organisations. He has a background of emplyment in government agencies and has through the last 8 years worked as an external consultant for municipalities, regions, and government. Morten is also an expert in coaching and process facilitation.

Contact Morten at mfk@mannaz.com or 5139 6052.