For at sikre kvalitet og accept af planen skal den udarbejdes af projektgruppen i fællesskab.
I starten af projektet, hvor usikkerheden er størst, er det vigtigt at få stillet de rigtige spørgsmål sammen.
Projektgruppen afsætter en dag eller to alt efter projektets omfang. Det er en fordel, at deltagerne er forberedte på planlægningsarbejdet fx ved at have forberedt indsatsområder eller milepæle inden mødet.
Planen udarbejdes på væggen ved hjælp af papkort eller post-it lapper. Er projektgruppen mindre end 8 deltagere, kan planen udarbejdes i én gruppe. Er projektet stort, kan det være en fordel at opdele i mindre grupper, der tager hvert sit indsatsområde.
Planlægningen foregår i følgende etaper:
Milepælene skal beskrives som resultater – ikke som aktiviteter:
Ofte er det ikke nok at beskrive den tilstand, der skal være opnået. Det er også nødvendigt at beskrive, hvordan denne tilstand eftervises. Hvis ikke tilstanden kan måles, er det tilrådeligt at beskrive, hvem i organisationen, der skal godkende milepælen.
Planlægningens elementer
En god projektplan tager udgangspunkt i målene og indeholder følge fire grundelementer:
Indsatsområder
Først må projektet opdeles i nogle hovedarbejdsområder.
Indsatsområder kan med fordel defineres ud fra følgende:
Milepæle – delmålene på vejen
Nu er hovedvejene gennem projektforløbet blevet etableret. Næste skridt bliver at opdele vejen i milepæle – delmål.
For enden af hvert indsatsområde findes et projektmål. Nedbrydes disse projektmål, opstår der en række milepæle, som er velegnede til at styre efter. Nedbrydningen foregår, ligesom når man går ned i målhierarkiet ved at spørge “Hvordan?”.
Milepælene er målet, det forudsigelige og konkrete. Aktiviteterne kan være meget usikre og uforudsigelige at planlægge.
Faser og de vigtige beslutninger
Når milepælene er defineret for de forskellige indsatsområder, er det muligt at trække nogle tidsmæssige grænser, hvor projektet skifter karakter, eller passerer nogle store milepæle. Da projekter er behæftet med stor usikkerhed, kan det være hensigtsmæssigt at opdele projekter i faser, så det er muligt at stoppe op og vurdere, om det stadig er de rigtige mål, vi forfølger.
Det er i disse beslutningspunkter, styregruppen træder til. Styregruppens opgave er at vurdere de resultater, projektgruppen har fremlagt fra den foregående fase. Er disse resultater acceptable?
Derudover skal styregruppen beslutte, om projektet skal fortsætte, som projektgruppen anbefaler.
Aktiviteter
Når milepælsplanen er blevet udarbejdet, er det muligt at planlægge de aktiviteter, der skal opfylde de enkelte milepæle. Der er logik i denne rækkefølge – først defineres hvad projektgruppen skal nå, derefter vurderes, hvordan dette kan gennemføres.
Aktivitetsplanen er ofte mere kortsigtet end milepælsplanen, fordi mange aktiviteter ikke kan defineres, før de forudgående milepæle er nået. Milepælsplanen rækker ofte gennem hele projektet, mens aktivitetsplanerne udarbejdes for en fase ad gangen eller rullende fx to måneder frem.
Planen skal udarbejdes i projektgruppen for at skabe kvalitet og accept. En plan udarbejdet af projektlederen kan være forkert, og ingen føler sig forpligtet.
Fokusér på milepælene, der kan måles, og pas på ikke at skulle følge op på usikre aktiviteter.