Mannaz.com – Cookie- og privatlivspolitik

Cookies hjælper os med at levere den bedste mulige oplevelse. Få flere oplysninger
Luk
Del siden

Vellykkede it-projekter - er det virkelig så svært?

20. juni 2012 - Heidi Fjelsted, Redaktør

Vi har alle sammen læst om dem: De store kuldsejlede it-projekter, som har kostet millioner af kroner uden at føre til de forbedringer, der var planen. Man kan næsten ikke lade være med at spørge sig selv, hvor svært det kan være at gennemføre et vellykket it-projekt?

Professor i it, Jan Pries-Heje har lovet os at sætte lidt perspektiv på udviklingen inden for it-projekter og kaste lys over, hvor det typisk er, at projekterne løber ad sporet.

Jan Pries-Heje: "It-projekter har inden for de seneste ti år fået langt større strategisk betydning, fordi de er rykket tættere på forretningen. It implementerer ofte de centrale elementer, som skal realisere forretningen. Derfor er it i mange virksomheder blevet essentielt og en del af den inderste strategiske kerne. Tag bare banker - i dag kan ingen af os forestille os banker uden de it-løsninger, som efterhånden har overtaget filialernes betydning. Og også inden for det kommunale ser vi, at digitalisering blomstrer - ikke mindst fordi vi her i Danmark er førende i verden med digitalisering i den offentlige sektor."

Et hul i broen

Men når it-projekter er så vigtige, hvordan kan det så være, at de tilsyneladende er sværere at lykkedes med end traditionelle projekter? Jan Pries-Heje uddyber: "Jeg plejer at sige, at der er flere beslutninger pr. krone i et it-projekt. Det betyder med andre ord også, at der er flere steder, hvor man kan tage fejl. Årsagen er, at projekterne har stor kompleksitet, samtidig med at der ingen synlige grænser er. Et it-projekt er ikke et fysisk produkt som eksempelvis en bro, hvor du hurtigt opdager det, hvis der er hul et sted, hvor der ikke skal være det. Fejl i it-projekter er meget sværere at opdage i tide." Selvom it-projekter er mere komplekse, mener Jan Pries-Heje, at man sagtens kan forberede sig grundigere og tænke mere visionært, end hvad der er tilfældet mange steder i dag. "Jeg oplever, at både kunder og leverandører ikke er gode nok til at forestille sig, hvordan tingene kan udmønte sig i digitale løsninger i fremtiden. Tendensen er desværre fortsat, at man sætter strøm til de procedurer, man bruger i dag, men det er langt fra altid den smarteste løsning. Der er også en mangel på kvalifikationer og kompetencer, så man kan stille de rigtige krav. Viden om it-projekter er lidt af en mangelvare, og det er en viden, som det er svært at købe sig til via eksterne it-konsulenter, fordi de omvendt ikke har nok forretningsviden om den enkelte organisation. Man skal altså både vide noget om domænet OG noget generelt om, hvordan man driver it-projekter."

"Da tingene flytter og udvikler sig konstant i et it-projekt, må projektlederen være indstillet på konstant at tilpasse projektet."

Både teknik og kommunikation

I Jan Pries-Hejes optik er det også et succeskriterium, at projektlederen formår at holde en løbende kontakt med interessenterne. "Det handler om at gøre flest muligt tilfredse, og da tingene flytter og udvikler sig konstant i et it-projekt, må projektlederen være indstillet på konstant at tilpasse projektet. Hvis man følger planen slavisk eller prøver at fryse den tidligt, så er man næsten sikker på at få fiasko. Så der skal være en plan B, og en plan C, og en plan D osv. En it-projektleder må også have en vis teknisk indsigt, ellers forstår man ikke it-arkitekturen og processerne, og så bliver man hurtigt som en hund i et spil kegler. Man behøver ikke at være specialist, men man skal forstå lagene, og hvor problemerne opstår. Samtidig skal man også være i stand til at forklare og sælge budskabet, så en it-projektleder skal have gode kommunikative og tekniske evner på samme tid. Det er en speciel kombination, som ikke alle besidder."

POL-sagen og lange svartider

Et af de store offentlige projekter, som har fået meget negativ presse, er den såkaldte POL-sag. Et digitalt sagsbehandlingssystem til politiet, som navnet antyder. Jan Pries-Heje uddyber: "Da man kørte et pilotprojekt med POL-sag på Bornholm, hvilket i øvrigt var en god idé, opdagede man, at der var alt for lange svartider i systemet. De svartider ville på landsplan have været helt uacceptable. Problemet lå dels i arkitekturen, og dels i en tidlig beslutning om at bruge et standardsystem som udgangspunkt. Da problemet med svartider blev konstateret, så stod det åbenbart ikke til at ændre. Baseret på min viden om it-projekter er jeg ikke i tvivl om, at svartidsproblemerne kunne have været forudset. Af en eller anden årsag traf man dog en række dårlige arkitekturbeslutninger. Det kostede hele projektet livet, og en stor investering gik tabt."

Mannaz It projektlederuddannelsen

Som underviser på it-projektlederuddannelsen er Jan Pries-Heje klar over, at der ikke er en "one size fits all"-approach, når det kommer til it-projekter. Alligevel er der tre elementer, som han vil fremhæve som punkter, hvor en ekstra indsats kan gøre en forskel i forhold til succes.

1. Hvad er behovene?

Jan Pries-Heje: "I opstartsfasen skal man som it-projektleder gøre sig endnu mere umage for at identificere behovene. Det kan man gøre ved at arbejde systematisk med at kortlægge eksisterende processer og så holde dem op mod fremtidsscenarierne. Er den måde, man gør tingene på lige nu, virkelig den smarteste? Eller giver teknikken os nye muligheder? En visionær tankegang her kan gøre en væsentlig forskel for projektet."

2. Håndtér forandringerne

Det andet element, som Jan Pries-Heje fremhæver, er accepten af, at alting forandrer sig. "Hvis verden er i konstant bevægelse, giver det måske ikke mening, at vi fastlægger krav og faste målsætninger for en fremtid, som alligevel har ændret sig, når vi kommer dertil. På mange måder passer agil projektledelse langt bedre til it-projekter end til andre projekter, fordi udviklingen er hurtigere og antallet af ønskede forandringer er større. Som projektleder må man forholde sig til, hvordan man vil håndtere de mange ændringer, som uden tvivl vil komme i projektet. Agil projektledelse med for eksempel Scrum-metoden er en mulighed, men det kræver viden og kendskab til den form for projektledelse."

3. Få forandringen til at ske

Som det tredje og sidste element fremhæver Jan Pries-Heje selve det at få forandringen, som projektet er sat i verden for at medføre, til at ske. "Selve ibrugtagningen er et nøglepunkt for succesrige it-projekter, hvilket mange undersøgelser da også dokumenterer. Ved at have et stærk fokus her og ved at inddrage brugerne kan man hjælpe forandringen på vej og dermed bane vejen for større succes."

"En professor fra Oxford konkluderede for nyligt i en undersøgelse, at 80% af it-projekter slår fejl, så der er stadig et kæmpe forbedringspotentiale."

Der kommer flere

Jan Pries-Heje tror ikke på at pakke tingene ind. "De mange fejlslagne projekter tyder jo på, at folk ikke er dygtige nok. Der er brug for flere kompetencer inden for it-projektledelse – og det tror jeg faktisk gælder både i det private og i det offentlige samt i både små og store virksomheder. Mange virksomheder har fået en forståelse for, at projektledelse er et fag, men it-projektledelse stiller alligevel særlige krav til evnen til at tilpasse og til teknisk forståelse." Når Jan Pries-Heje bliver spurgt, om vi mon ikke har set det sidste af de store skandaleprojekter inden for it, ryster han på hovedet. "Der kommer flere. Desværre. Hvorfor skulle det holde op, når vores kompetencer stadig ikke er blevet bedre? En professor fra Oxford konkluderede for nyligt i en undersøgelse, at 80% af it-projekter slår fejl, så der er stadig et kæmpe forbedringspotentiale." streg1

Sådan kommer du videre

Har du kommentarer til forfatteren eller til artiklen, er du velkommen til at sende en mail.