Mannaz.com – Cookie- og privatlivspolitik

Cookies hjælper os med at levere den bedste mulige oplevelse. Få flere oplysninger
Luk
Del siden

Skab effektiv kommunikation omkring dit projekt

6. januar 2017 - Mogens Mikkelsen, projektledelseskonsulent og underviser

I mine øjne er kommunikationsevnen projektlederens vigtigste værktøj. I løbet af projektet skal der nemlig forklares, argumenteres, uddelegeres, motiveres, konflikthåndteres og skæres igennem, og projektlederen skal være i stand til at tilpasse sin kommunikation både til den individuelle situation og målgruppen. Som projektansvarlig ved du allerede, at det ikke er nogen enkel opgave, for projektlederen har mange kommunikationsflader, og der skal kommunikeres med styregruppen, teamet og interessenterne.

Skab effektiv kommunikation omkring dit projekt Jeg har i mange år haft fokus på betydningen af effektiv kommunikation og har gennem min undervisning og rådgivning været med til at styrke projektlederes kommunikationsevner, så de lettere kan håndtere de kommunikative udfordringer, de står over for i hverdagen. I dette indlæg har jeg samlet nogle af mine erfaringer og betragtninger omkring de tre største kommunikative opgaver i projektarbejdet.

  ”Som projektansvarlig ved du allerede, at det ikke er nogen enkel opgave, for projektlederen har mange kommunikationsflader, og der skal kommunikeres med styregruppen, teamet og interessenterne.”  

 

Kommunikation med styregruppen

Når projektlederen kommunikerer med styregruppen, så handler det primært om at få etableret et godt og tillidsfuldt samarbejde, så der kan blive truffet nogle gode beslutninger. Projektlederen skal kunne kommunikere konsekvenserne af de forskellige valgmuligheder kort, neutralt og præcist, så styregruppen har et stærkt beslutningsgrundlag. To råd om kommunikation med styregruppen

  1. Skab effektive beslutningsgrundlag En af de vigtigste kommunikative opgaver i forhold til styregruppen er at formidle konsekvensanalyser på en kort, præcis og neutral måde.  Dermed sikrer du dig også optimale betingelser for hurtige, faktabaserede beslutninger.
  2. Udfordr rammerne Har du de rammebetingelser, som er nødvendige for at kunne levere projektet? Hvis ikke kan du udfordre rammerne og forventningsafstemme i forhold til dine bekymringer. Det er i sidste ende styregruppen, der ejer projektets risici, men projektlederen skal kommunikere et retvisende billede.

Kommunikation med teamet

Kommunikationen med og til teamet er nok den del, som tidsmæssigt fylder mest i projektlederens hverdag. Men kommunikationen er på ingen måde en one-size-fits-all. Tværtimod. Kommunikationen med teamet er mangeartet. Både før og under projektet skal projektlederen eksempelvis kunne kommunikere visionært og engagerende, så projektdeltagerne bliver tændt på projektet. Det kræver kommunikative greb som at kunne forklare smittende om projektets mål og fordele samt at kunne forklare, hvorfor det er interessant for deltagerne på individuelt plan at arbejde på lige præcis dette projekt. Ofte har projektlederen kun projektdeltagerne til låns, så der ligger en vigtig kommunikationsopgave i at fange interessen. Undervejs vil der sandsynligvis også opstå konflikter, og her skal projektlederen kunne håndtere både små og store konflikter. Her skal kommunikationen være empatisk med respekt for individernes oplevelse af virkeligheden, således at forskellige verdenssyn kan forenes og skabe værdi for projektet. Endelig ligger der en stor kommunikationsopgave i at lave en præcis uddelegering af opgaver. Projektlederen skal formå at opdele en stor leverance i mindre bidder og kunne kommunikere meget nøje, hvad den enkelte projektdeltagers opgave er. Tre råd om kommunikation i teamet

  1. Bliv en storyteller – brug billeder Motivér teamet med visionær kommunikation ved at bruge metaforer og analogier. Skab billeder i hovedet på projektdeltagerne, og fortæl historier om, hvorfor dette projekt er vigtigt.
  1. Spørg ind – brug fællesmængden Konflikter undervejs i projektet er svære at styre udenom. Prøv at håndtere dem ved at italesætte fælles interesser, og få diskussionen væk fra individuelle standpunkter. Spørg ind til kernen i problemet, og find ud af, hvad konflikten reelt handler om.
  1. Vær ikke (alt for) transparent Projektlederen bevæger sig i forskellige verdener og har adgang til mange informationer, som skal kommunikeres effektivt rundt i og omkring projektet. Men det betyder ikke, at al information skal flyde frit. Den kommunikation, som sker med styregruppen, skal ikke nødvendigvis deles med projektteamet, hvis det skaber unødig negativitet. Samtidig skal meget af det, som bliver sagt i teamet, naturligvis heller ikke videre til interessenterne og styregruppen.

Kommunikation med interessenterne

Kommunikationen med alle dem, som på en eller anden måde bliver ramt af projektet, kan påvirke projektet eller skal afgive ressourcer til projektet, er naturligvis også en meget vigtig opgave. Denne kommunikationsopgave kan på mange måder sammenlignes med en salgsopgave. For hvis man ikke undervejs får kommunikeret fordelene ved projektet, så bliver det svært at realisere gevinsterne, som projektet skal føre frem til. Projektledelse handler om at forstå det store billede. Man lykkes først helt med projektet, når det er adopteret af brugerne og organisationen. Generelt oplever jeg, at denne kommunikationsopgave har tendens til at blive undervurderet i projekterne. Ikke mindst fordi projekterne er blevet mere komplekse og derfor har flere interessenter. Når jeg siger kompleks, er det med en dobbelthed. For det er ikke kun ment som komplekst rent teknisk. Men projekterne bliver også mere komplekse i kraft af de flere interessenter med forskellige behov. Jo større divergens, der er mellem interessenterne, desto større kompleksitet opstår i projektet. Her er projektlederen både den kommunikative bølgebryder og med til at sælge projektet til organisationen.

Tre typiske faldgruber i kommunikationen med interessenterne

  1. Mange versioner af ”virkeligheden” Der er INGEN, som ser projektet helt neutralt. Alle har hvert deres billede af projektet ud fra deres rolle og kompetencer. Hvis man som projektleder ikke har blik for de mange tilgange, vil man heller ikke forstå, hvor meget der reelt skal kommunikeres, og hvor mange forskellige måder kommunikationen skal foregå på.
  1. Manglende evne til at trænge igennem Der findes en gruppe projektledere, som har øje for det store kommunikationsbehov, men som ikke evner at trænge igennem. De bliver slet ikke hørt af interessenterne og risikerer dermed ikke at kunne høste fordelene ved projektet efter færdiggørelse. Projektledere skal kunne ”råbe op” – uden at råbe, naturligvis.
  1. Lukker øjnene for politiske interesser Jeg oplever, at der er en tendens til, at projektledere lukker øjnene for de politiske spil, som findes i mange organisationer. Samtidig ømmer de samme projektledere sig over projektets ressourcemangel, som jo lige netop er en af konsekvenserne ved interessegrupperinger med forskellige dagsordner. Der er brug for, at projektledere også kan kommunikere mere politisk.

Jeg håber, at mine erfaringer med kommunikation inden for projektledelse kan hjælpe dig til at styrke dine kommunikative evner som projektleder, så du kan skabe succesrige projekter i 2017.  

Projektledelse 3