Del siden

Sådan kommunikerer du effektivt i projekter

6. marts 2019 - Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist

Hvis du gerne vil have et projekt til at lykkes, er det ikke nok at kende dine projektlederværktøjer. Du skal også kende de forskellige kommunikationstyper og vide, hvad der motiverer deltagerne i dit team. Læs med nedenfor.

Har du i din projektledelse prøvet at stå foran en projektgruppe, hvor din gennemslagskraft ikke rækker, og dit budskab bare ikke trænger igennem? Som projektleder er en del af dine arbejdsopgaver at komme igennem med dine budskaber, så de bliver forstået rigtigt af din målgruppe. Du har sikkert allerede din værktøjskasse på plads i form af projekttrekant, hvordan man nedbryder et projekt i enkeltdele og kan lave interessent- og risikoanalyse.

Så det, du har brug for nu, er hjælp til, hvordan du motiverer deltagerne i dit projektteam.

Som projektleder har du ofte et team, hvor deltagerne er allokerede til mange forskellige projekter og derfor kun har måske 20 procent af deres tid til dit projekt, siger kommunikationseksperten Natasha Swerdloff.

”Så du skal motivere dem til at være der med deres energi, entusiasme og arbejdskraft, når de er på lige præcis dit projekt,” forklarer hun.

"Når du har fundet frem til motivationen hos de forskellige medarbejdere i teamet, skal du sørge for at kommunikere, så du rammer de forskellige kommunikationstyper."

Vi drives forskelligt

Udfordringen er, at du ikke bare kan kommunikere på én måde for at motivere projektdeltagerne. Vi motiveres alle af noget forskelligt, og vi tilegner os viden på forskellig vis. Derfor skal du først og fremmest lære at lytte dig frem til, hvad der driver de forskellige projektdeltagere. Mennesket er motiveret af tre grundlæggende behov, der har forskellig vægtning hos den enkelte:

  • Præstationsbehovet: Nogle mennesker bliver motiverede af at blive udfordret i projektet og løse svære og komplekse opgaver.

  • Magtbehovet: Andre bliver motiveret bedst, hvis de får lov at tage ansvar og har indflydelse (magtbehovet)

  • Relationsbehovet: Mens andre igen bliver motiverede af at være sammen med nogle rare mennesker.

Når du har fundet frem til motivationen hos de forskellige medarbejdere i teamet, skal du sørge for at kommunikere, så du rammer de forskellige kommunikationstyper:

  • De visuelle: der primært opfatter gennem billeder og oplevelser

  • De auditive: der primært opfatter gennem det, de hører

  • De kinæstetiske: som primært opfatter gennem følelserne, ’prøven sig frem’ og fornemmelser; og endelig

  • De logiske: der er optaget af logik og mening, tænker i sekvenser og husker i trin og procedurer.

Skab resultater med effektiv kommunikation Læs mere

”Kombinationen af projektlederværktøjerne og at kunne kommunikere til de forskellige typer og være i stand til at motivere gør, at der er større sandsynlighed for, at projektet lykkes,”

Lad tanke-toget passere

Nøglen til at finde frem til dine projektdeltageres motivation og kommunikationstype hver især er nærvær .

”Den største gave, du kan give et andet menneske, er kvaliteten af dit nærvær,” siger Natasha Swerdloff og forklarer, at nærvær handler om at lytte uden at have nogen tanker i hovedet.

”Jeg bruger gerne en tog-metafor. Når jeg hopper ind i toget, kører jeg af sted med mine tanker, og så er jeg ikke helt til stede. Det kan andre sagtens mærke. Men virkelig at lytte er at lade sine tanker komme og gå. For vi kan ikke styre dem, men vi kan lade toget køre forbi uden at hoppe ind i vognene,” siger hun.

Uanset om det handler om kommunikationen oppefra og til projektlederen eller fra projektlederen til deltagerne i teamet, så er det Natasha Swerdloffs erfaring, at kommunikationen betyder utroligt meget for, om et projekt lykkes eller fejler.

”Projektlederen går ofte med en helt masse tanker og viden inde i hovedet, og projektdeltagerne kan ikke læse hans tanker,” siger hun og sammenligner med den frustration, man kan have ved at stå på en togstation, og toget ikke kommer.

”Bare den lille information om, at toget er på Valby Station og kommer om to minutter, gør, at frustrationen forsvinder. Meget ofte får projektledere ikke kommunikeret, hvor vi er henne, og hvor vi er på vej hen, og det frustrerer og irriterer,” forklarer ledelseskonsulenten.

Så hvis du i stedet bliver dygtigere til at kommunikere som projektleder, opnår du bedre resultater med dine projekter.

”Kombinationen af projektlederværktøjerne og at kunne kommunikere til de forskellige typer og være i stand til at motivere gør, at der er større sandsynlighed for, at projektet lykkes,” slår hun afslutningsvis fast.

 

De fire kommunikationstyper

Visuelle: Formidl budskabet ved at tale i billeder. Brug ord som "se her", "kan du se det for dig?", "forestil dig". Tegn eller vis gerne på en skærm. Det er vigtigt at huske, at en visuel type hurtigt får ’overblikket’ og tror, de har styr på tingene, men har ikke nødvendigvis dybden og færdigheden til at anvende den nye viden.

Auditive: Arbejd med meningsfulde ord og giv en velformuleret logisk forklaring. Til gengæld huskes indlæringen og kan gengives ret præcist. Det er ikke ensbetydende med, at vedkommende kan anvende og forholde sig til den viden, du formidler, men du skal sikre, at dette sker. Du skal bruge ord som "hør her", "lyder det ikke rigtigt?", og "du kan nok forstå".

Kinæstetiske: Du skal sikre gensidig tillid og en god atmosfære. Du skal appellere til personens følelser og spørge "hvordan føles det?", "oplever du, at det er rigtigt?", "nu har du bedre greb om tingene, ikke?”. Kinæstetiske personer skal indlære trin for trin i behersket tempo. Der skal skabes et forhold til stoffet i en blanding af forståelse og holdning. Øvelser og eksempler skal være meget jordnære. Lad vedkommende gøre notater, og giv mulighed for, at læring foregår gennem kontakt til stoffet, gennem kroppen. 

Logiske: Formidling af budskabet skal foregå på en saglig, logisk og overbevisende måde, med mange enkeltheder og detaljer. Der vil ofte forekomme diskussioner mellem jer, fordi der spørges ud i hjørnerne af stoffet, og det er du ikke nødvendigvis tilbøjelig til at ville bruge tid på. Derfor vil du opleve utålmodighed. Der kommer ofte uddybende spørgsmål og spørgsmål til baggrund, mening med opgaven, osv.

 

 

  • Projektledelse

    Skab resultater som projektleder med effektiv kommunikation

    Træng igennem med dine budskaber som projektleder. Med udgangspunkt i de mest effektive teorier og den nyeste forskning, lærer du på dette forløb, hvordan du skaber resultater med din kommunikation.

    2 dage 13500 kr
    Læs mere
  • Projektledelse

    Mannaz Projektlederuddannelse

    Få en helhedsforståelse af projektledelse og en brugbar værktøjskasse med redskaber til at planlægge, lede og styre dine projekter. Lær at motivere, kom i dybden med din ledelsesadfærd og bliv klædt på til at levere resultater i projekter på alle niveauer.

    12 dage 58500 kr
    Læs mere
  • Projektledelse

    Projektledelse 1

    Få en helhedsforståelse af projektarbejdsformen og den grundlæggende værktøjskasse til at gennemføre effektive projekter. Du får bl.a. styr på interessentanalyse, målformulering og planlægning, så du bliver en værdsat projektleder.

    3 dage 17500 kr
    Læs mere

Om Natasha Swerdloff

Natasha Swerdloff er ledelseskonsulent, forfatter, coach og kommunikationsekspert. Hun har arbejdet med personlig udvikling i over 20 år og har været tilknyttet Mannaz siden 1998. Natasha underviser bl.a. på kurset Skab resultater som projektleder med effektiv kommunikation.