Som projektleder skal du være i stand til at tilpasse din kommunikation til de situationer, der opstår – og de forskellige mennesker du møder. Læs med og få gode råd til de tre største kommunikative opgaver i projektarbejdet.
Kommunikationsevnen er projektlederens vigtigste værktøj, hvis du spørger mig. I løbet af projektet skal der nemlig forklares, argumenteres, uddelegeres, motiveres, konflikthåndteres og skæres igennem for at nå i mål. Som projektleder skal du derfor være i stand til at tilpasse din kommunikation til de forskellige situationer, der opstår – og de forskellige mennesker, du møder. Det er ikke nogen nem opgave, for selvom det falder de fleste af os nemt at tale, er det ikke det samme som at kommunikere målrettet og strategisk. Du skal være bevidst om din kommunikation. Dertil kommer, at en projektleder har mange kommunikationsflader og skal kommunikere med styregruppen, teamet og interessenterne.
Gennem min undervisning og jobs i erhvervslivet har jeg i mange år haft fokus på kommunikation, og i denne artikel har jeg sammensat nogle betragtninger og gode råd om de tre største kommunikative opgaver i projektarbejdet. Du kan også lære mere om kommunikation gennem vores kommunikation kursus.
Når du kommunikerer med styregruppen, så går opgaven primært ud på at få etableret et godt og tillidsfuldt samarbejde fra starten, så I sammen kan nå frem til nogle gode beslutninger. Kommunikationen i forhold til styregruppen er samtidig præget af overblik samt risici- og konsekvensbetragtninger. Som projektleder skal du nemlig kunne kommunikere konsekvenserne af de forskellige valgmuligheder kort, neutralt og præcist, så styregruppen har et stærkt beslutningsgrundlag. Du må heller ikke fortabe dig i detaljerne men have fokus på at viderebringe et overblik til styregruppen.
Projektteamet er den gruppe, du kommunikerer allermest med – og derfor også den del som tidsmæssigt fylder mest i din hverdag. Men kommunikationen er på ingen måde en one-size-fits-all. Tværtimod. Kommunikationen med teamet er kompleks og forskelligartet. Både før og under projektet skal du eksempelvis kunne kommunikere visionært og engagerende, så projektdeltagerne bliver begejstrede for projektet. Det kræver stærke kommunikative evner at kunne forklare om projektets mål og fordele på en fængende måde, samt at kunne forklare hvorfor det er interessant for deltagerne på individuelt plan at arbejde på lige præcis dette projekt. Ofte har projektlederen kun projektdeltagerne til låns, så der ligger en vigtig kommunikationsopgave i at fange interessen.
Det er også kun i en perfekt verden, at der ikke opstår en eller anden form for konflikt, og her skal projektlederen kunne håndtere både små og store konflikter. Når konflikten opstår, skal kommunikationen være empatisk med respekt for individernes oplevelse af virkeligheden, således at forskellige verdenssyn kan forenes og skabe værdi for projektet. Endelig ligger der en stor kommunikationsopgave i at lave en præcis uddelegering af opgaver. Projektlederen skal formå at opdele en stor opgave i mindre bidder og kunne kommunikere præcist, hvad den enkelte projektdeltagers opgave er.
Kommunikationen med alle, der bliver berørt af projektet, kan påvirke projektet eller skal afgive ressourcer til projektet, er naturligvis en meget vigtig opgave. Og kommunikationsopgaven er faktisk at betragte som en salgsopgave. For hvis du ikke undervejs får kommunikeret fordelene ved projektet, så bliver det svært at realisere gevinsterne, som projektet skal føre frem til. Projektledelse handler om at forstå det store billede. Du lykkes først helt med projektet, når det er adopteret af brugerne og organisationen.
Kommunikationsopgaven har tendens til at blive undervurderet i projekterne. Ikke mindst fordi projekterne er blevet mere komplekse, og derfor har flere interessenter. Jo større divergens, der er mellem interessenterne, desto større kompleksitet opstår i projektet. Her er projektlederen både den kommunikative bølgebryder og med til at sælge projektet til organisationen.
Held og lykke derude med kommunikationen!
Projektledelse er et håndværk.
Bliv god til det – få værktøjerne her.
Tilmeld dig Mannaz Projektlederuddannelse
