Vi fokuserer for meget på leverancen i et projekt – når vi i virkeligheden burde fokusere på forandringen, som leverancen fører med sig. Den forandring, som i øvrigt også sker inden i os selv og i alle andre, som er berørt af projektet. Fra et gratis morgenmøde hos Mannaz får vi her indsigt i, hvorfor forandring til tider er en farlig sport. Forestil dig, at du sidder derhjemme i stuen og hygger dig, mens du venter på, at din teenagedatter skal vende hjem fra to ugers ferie. Endelig hører du de velkendte trin ude i gangen, og hun smækker døren glædesstrålende op: ”Jeg har mødt mit livs kærlighed, og vi skal giftes”, proklamerer hun. ”Det er en amerikaner med smukt krøllet hår.” Du kan mærke chokket komme. ”Hun hedder Alice og er ingeniør.” På et gratis morgenmøde hos Mannaz i juni 2010, om forandringer og projektledelse, gav den erfarne projektkonsulent Bent Adsersen ovennævnte eksempel på en stor forandring og det chok, som kan følge efter. ”Selvom forandringer kommer udefra, sker forandringen i forbindelse med et projekt – ligesom i den private sfære – først og fremmest inde i de mennesker, som berøres af projektet samt i projektlederen. Forandringer kan skabe følelser som forvirring, glæde, chok eller noget helt fjerde, men det er netop forandringen inden i os, som er det mest interessante aspekt ved et projekt. Det er netop den ændring, som får os til at gå fra a til b. Og det er jo hele formålet med projektet.”
”Det er i projektets natur at medføre forandringer, og forandringer er til tider en farlig sportsgren, fordi de flytter os, skubber til os og påvirker os.”
Bent Adsersen mener, at vi desværre ofte har for stor tendens til at fokusere på selve leverancen i et projekt frem for på forandringen bagved. ”At få målgruppen i et projekt til at gøre noget anderledes kan være svært, uanset hvor flot et produkt eller ydelse projektet leverer. Derfor må vi holde fokus på forandringen. Ændringer kan nemt føles akavede, og så er det nemmere at gøre, som vi plejer. En klassisk algoritme, for hvad tiden går med i et projekt, viser, at tid groft sagt kan opdeles i tre kasser. Den første tredjedel af tiden går med at planlægge, hvad der skal laves. Den næste tredjedel går med at udføre opgaverne og endelig går den sidste tredjedel af tiden med, at brugeren finder ud af, hvad der egentlig er lavet. Bent Adsersen: ”Hvis man trækker en almindelig projektplan ned over den tidsfordeling, vil man hurtig se, at der mangler aktiviteter i den sidste del, hvor målgruppen for alvor tager projektets leverance i brug, og det er da tankevækkende, når det er i den del, det plejer at gå galt. Det er netop i den sidste fase, at den nødvendige forandring skal ske i målgruppen.” Rollefordelingen er vigtig Bent Adsersen brugte en enkel model til at vise et billede af den nødvendige rollebesætning på et projekt. ”Der er fire aktører i et projekt, hvoraf målgruppen er oplagt, da det er de mennesker, som skal udsættes for projektet. Dernæst er der naturligvis projektlederen men også en igangsætter eller ambassadør for projektet, som det giver stor mening at rekruttere fra målgruppen. Endelig er der ejeren af projektet. ” Udover de fire aktører er det, ifølge Bent Adsersen, nødvendigt med ressourcer, en begrundelse for projektet, og for at nogen efterspørger resultater. ”Hvis du tager bare et af elementerne ud, så bliver der ikke noget færdigt projekt. Prøv at fjerne begrundelsen, og så forstår vi ikke, hvor vi skal hen. Eller ressourcerne, hvordan skal noget komme ud af ingenting? Således er et projekt sårbart for kuldsejling, hvis ikke alle nødvendige elementer er der.”
Mange års erfaring med projekter har lært Bent Adsersen, at nogle af de fremherskende problematikker for projekter er, at ejeren og begrundelsen for projektet er uklare. Men selv om alting er på plads, kan et projekt alligevel køre af sporet, fordi målgruppen ikke formår at adoptere den ændring, som projektet medfører. For at understrege denne pointe, sammenligner Bent Adsersen med et hul i gulvet: ”Hvis man forestiller sig to lag i en organisation, hvor det øverste lag laver en forandring, som de efterfølgende dumper ned i et hul i gulvet til det andet lag, så har man et meget godt billede af, hvor overraskende en forandring kan føles. Medarbejderne i det nederste lag oplever pludselig, at der dumper en forandring ned fra loftet med et overraskende brag. I det øverste lag kigger de ned gennem hullet og undrer sig over, hvorfor det nederste lag render forvirrede rundt og ikke samler forandringen op. Problemet er, at pilen kun går én vej. Det nederste lag er ikke blevet involveret og har ikke fået lov til at give feedback og input. Bent Adsersen: ”Projekter bliver bedre, når viden og meninger fusioneres, for det er kun i idealverden, at man har taget højde for alting i sit projekt. På den anden side kan man ikke dumpe forandringer ned fra loftet og forvente, at folk tager dem til sig.”
Når mennesker bliver udsat for en stor forandring udefra, som de ikke har været involveret i, kommer de ud i følelsesmæssigt kaos. Bent Adsersen: ”Først er der stor forvirring, og ingen kan finde ud af noget som helst. Det kaos varer lige til, at accepten indtræder, og først da kan man begynde at integrere det nye.” Det er individuelt, i hvilket tempo vi accepterer forandringer, og den forskel er netop den største udfordring ved forandringsledelse. ”Hvis du vil behandle folk ens, må du behandle dem forskelligt, fordi de er forskellige.”, siger Bent Adsersen. Det er ikke kun målgruppen, som bliver udsat for forandring. Også projektlederen, og alle andre som er involveret i projektet, møder forandringen. Bent Adsersen: ”Når jeg som projektleder udsætter min målgruppe for forandring, bliver jeg selv udsat for en forandring, som er afledt af den første. Det er i projektets natur at medføre forandringer, og forandringer er til tider en farlig sportsgren, fordi de flytter os, skubber til os og påvirker os. Forståelse for de forandringer, der skabes i andre og i dig selv, som følge af et projekt, bør derfor betragtes som alfa og omega for en projektleder.”
Har du kommentarer til forfatterne eller til artiklen, er du velkommen til at sende en mail
