Mannaz.com – Cookie- og privatlivspolitik

Cookies hjælper os med at levere den bedste mulige oplevelse. Få flere oplysninger
Luk
Del siden

Bruger du tid nok på at finde tiden?

21. november 2013 - Lonnie Sylvest, principal project management consultant

Du har knapt nok sagt ja til projektet, før du bliver spurgt om, hvor hurtigt det kan være færdigt. Eller måske er projektet født med en fast deadline, som du ikke aner, om er realistisk. Spørgsmålet om tid er uden tvivl en snubletråd, som alle projektledere støder på. Men om du snubler eller går uden om tråden, er op til dig.

  1311-m-knowlegde-bruger-du-tid
   

Kan du stå imod presset?

At håndtere spørgsmål og krav til et projekts færdiggørelse er langt fra nemt. Ofte bliver vi presset til at give et for hurtigt svar. Andre gange står vi imod og beder om tid til at gennemarbejde vores materiale. Projektledere, som ikke giver sig selv tiden til at sætte sig ind i projektets omfang, vil gang på gang opleve, at de ikke leverer deres projekter som aftalt. Derfor er den sidste løsning klart at foretrække – denne løsning giver os nemlig mulighed for at give et kompetent og realistisk svar. Eller – kan vi nu overhovedet det? Hvorfor sker det så gang på gang, at vi som projektledere ikke leverer vores projekter som aftalt? Svaret er ganske enkelt, at vi alt for sjældent bruger tid nok til at finde det kompetente og realistiske svar.

Estimeringsoptimist – også dig?

Det kan hurtigt virke fristende at give efter for presset og komme med det hurtige svar, som organisationen tørster efter. Jeg kender det selv som projektleder, og det giver da også popularitet på den korte bane. Men der opstår problemer, når du ikke har brugt den fornødne tid til at involvere teamet eller har været estimeringsoptimist, for så kommer der en grum regning til dig på den lange bane. For sagde du ikke, at projektet ville være færdigt nu? Er det ok at være estimeringsoptimist? Måske, men min pointe er, at det skal være et bevidst valg, og at du som projektleder skal være klar over, at der bør være en sammenhæng mellem forarbejdet og det svar, du giver din ledelse. Hvis du vælger det hurtige svar, så vær ærlig og kommunikér ud, at projektets tidsplan ikke er fuldt gennemarbejdet. Tag dine forbehold, og lad være med at udmelde specifikke datoer. Er der noget nyt i det? Nej, men der er åbenbart brug for at gentage det gang på gang, da jeg ser det ene projekt efter det andet blive forsinket. Så noget må der jo være galt.  

  ”Spørgsmålet om tid er uden tvivl en snubletråd, som alle projektledere støder på. Men om du snubler eller går uden om tråden, er op til dig.”  

 

Estimering er essentiel

Estimering af et projekt skal være en prioritering og et valg fra projektlederens side. Går vi på kompromis med kvaliteten, har det konsekvenser, og disse konsekvenser skal være kendt – både inden og uden for projektet og ikke mindst af projektledelsen. Har du som projektleder ikke brugt tid nok på at finde tiden, så er der stor risiko for følgende:

  • Projektet tager længere tid end estimeret
  • Projektlederen kan ikke indgå i en saglig (og faglig) dialog om varigheden – hverken med projektdeltagerne eller ledelsen. Der mangler grundlag for sådanne diskussioner
  • Bemanding af projektet vil være fyldt med risici. Det kan være svært at allokere ressourcer, når tidspunktet for, hvornår vi skal bruge dem, ændrer sig undervejs
  • Projektet forsinkes og kan have indflydelse på andre organisatoriske enheder
  • Projektet forsinkes og kan have indflydelse på andre projekter
  • Projektet forsinkes og har dermed ofte negativ indflydelse på projektets budget
  • Den berømte projekttrekant kommer ud af balance

Overskud til at hjælpe leverancen på vej

Ofte melder projektteamet ud, at de jo leverede varen. Men hvis du vil have, at dit projekt virkelig skal være en succes, bør du som projektleder være med til at hjælpe din leverance godt på vej. Desuden bør du i god tid inden projektafslutningen (og gerne allerede i analysefasen) have fokus på at gøre forretningen parat til at overtage til den efterfølgende drift. Hvis projektet konstant har åndenød, er der intet overskud til at have det rette fokus på en succesfuld implementering. Hvis du bruger tid på at finde tiden, kan du muligvis ikke helt eliminere ovenstående risici, men du er godt hjulpet til at navigere i de høje bølger, som fra tid til anden skyller ind over os gennem projektets levetid.  

  Mannaz Projektlederuddannelse  

 

 Til sidst en løftet pegefinger – for projektets skyld:

Er du projektleder – så sørg for at få forhandlet tiden på plads til at finde tiden. Gør opmærksom på konsekvenserne ved manglende tid til at estimere. Projektets samlede forbrug af tid er ikke forhandling, det er estimering, og har du gjort dit hjemmearbejde, har du et rigtigt godt udgangspunkt for, at dit projekt bliver en succes. Så brug tiden – på den lange bane er den ekstra tid tjent ind igen for alle parter. Er du i projektledelsen – så giv din projektleder tid til at finde tiden. Forsinkede projekter, projekter der overskrider budgetter, manglende ressourcer mv. kan direkte eller indirekte være med til at påvirke virksomhedens resultat negativt. Det er vel ikke det, vi ønsker som resultatet på mange timers projektarbejde? Lyt til din projektleder og tænk langsigtet. En anden ofte overset risiko, som kan følge med et dårligt estimeret projekt, er helt eller delvist manglende gevinstrealisering – men det er en helt anden historie, som kommer en anden gang. God vind herfra. streg1

Sådan kommer du videre

Har du kommentarer til forfatteren eller til artiklen, er du velkommen til at sende en mail.