Jeg har selv været Head of PMO i to virksomheder, og de sidste 10 år har jeg hjulpet mere end 80 PMO´er og virksomheder. Blandt top 3 udfordringer, som PMO´er oftest oplever, er, at deres mandat og “license to operate” ikke er tilstrækkelig stærkt. Det betyder, at der ikke står tilstrækkelig respekt om PMO´et og projektafdelingen, og dermed er dets evne til at få de rigtige ting til at ske under pres.
Jeg har flere gange mødt en hårdt arbejdende PMO´person. Vi kan kalde hende Sofie. Sofie har stor indsigt og projektprofessionalisme, når det handler om at starte projekter og i det hele taget udvikle samt drive et PMO. Det, Sofie IKKE har, er en kompetent topledelse, der forstår, hvad deres PMO kan bidrage til. Sofie er endnu ikke lykkedes i tilstrækkelig grad med at gøre topledelsen opmærksom på dette. Det fører til, at når Sofie og hendes kollegaer har set et behov for optimering eller forandring, så lykkes det ikke at få topledelsens opbakning.
Ledelsen siger, at de bakker Sofie op, men deres handlinger følger ikke med, og PMO´et har ikke et mandat, der er stærkt nok til at drive udrulningen igennem uden støtte fra topledelsen. Sofie siger til mig: “Hvis bare jeg havde topledelsens tydelige opbakning, så ville det gå hurtigere, og vi kunne nå så meget mere”. På den anden side siger jeg til hende: ”Hvis du og dit PMO havde bevist jeres værd, ville du automatisk få topledelsens opbakning”.
Hvis der ikke er tilstrækkelig respekt om PMO´et og projektafdelingen, så er det at få de rigtige ting til at ske under pres.
Og her står vi så. Hvad kommer først? Skal jeg have topledelsens fulde og tydelige opbakning for at blive succesfuld som Head of PMO, eller kræver det, at jeg har leveret målbare resultater, før jeg får min velfortjente “License to operate”?
Det kedelige og noget nedslående svar er, at det kræver hårdt arbejde på begge fronter. Du skal bevise dit værd og den effekt, som PMO-services skaber på forretningsmæssige projekter. Og samtidigt kommer du ikke uden om at skulle arbejde med at påvirke topledelsens opfattelse af vigtigheden af det tydelige mandat.
Men hvorfor er det sådan? Et af dilemmaerne er, at de fleste topchefer ikke kommer ud af en PMO-disciplin, endsige af en projektlederdisciplin. De har en helt anden baggrund evt. fra finans eller salg. De ved ikke per instinkt, hvad et PMO kan bidrage med, og hvilken forandringsledelsesopgave det er at implementere ændringer i ”projekteksekveringsprocesser”. Og hvis du som PMO endnu ikke har fremlagt “beviset” for værdien af jeres aktiviteter, risikerer du at blive beskyldt for at forsinke projekterne.
Du skal arbejde på flere områder for at få det vigtige mandat, dit “license to operate”, og dermed øge effekten af de aktiviteter, dit PMO laver. Selvfølgelig må du ikke give op over for topledelsen. Du må utrætteligt forklare dem og bevise, hvilken effekt dine PMO-services skaber såsom jeres udviklingsmodel, træning af projektledere, prioriteringsmekanismer, de rigtige redskaber og skabeloner osv.
Et vigtigt greb, der kan speede det hele lidt op, er at finde en forretningssponsor til hver af dine PMO-services. Det er en person/chef uden for PMO´et, som i særlig grad får gavn af en eller flere af jeres PMO-services. Det kan for eksempel være udviklingsdirektøren i forhold til jeres projektmodel eller agile metoder. Du skal indgå en pagt med denne forretningssponsor, om at han/hun vil hjælpe dig med at få metoderne udviklet, og at vedkommende vil bidrage med forandringeledelsesaktiviteter og kick-off taler, der sikrer, at alle, der arbejder med projekter såvel chefer som projektfolket, lever op til intentionerne bag projektmetoderne.
Du skal insistere på, at denne forretningssponsor taler din sag over for de chefer og styregrupper, der endnu ikke lever op til deres ansvar, men forsøger at suboptimere i forhold til eget funktionsområde. Samtidigt skal du sige til din topledelse, at hvis de ikke stiller med en forretningssponsor til de vigtige PMO-services, så vil PMO´et nedprioritere den konkrete PMO-service og aktivitet.
Vidste du, at der findes en Project Management Office (PMO) uddannelse, som kommer hele vejen rundt og har et holistisk blik på PMO´et fra start til måling af effekt?
Det er en modulopbygget uddannelse, der kommer 360 grader omkring det at starte eller revitalisere, udvikle, implementere og skabe effekt. På uddannelsen er disse overskrifter vigtige emner:
PMO Manager uddannelsen er udvikling af dit PMO, mens det sker. Det vil sige, at vi kommer ikke til at gennemgå en “case” om, hvordan man kunne gøre det. Vi taler hele tiden om deltagernes egne PMO´er. Selvfølgelig linker vi til den teori, der er “good practice” på området, men hele tiden med fokus på: “Hvad passer til min hverdag, min organisation og mit PMO?”. Og så får du masser af sparring undervejs.
Jeg håber, vi ses på uddannelsen! Se vores andere ledelseskurser her.
