Agil projektledelse – mere end it-udvikling

4. November 2022 - Af Henrik Bjerregaard Nielsen, VP for Project & Programmes i Mannaz Del siden

Agil og Scrum er velkendt inden for it-udviklingsprocesser. Udenfor it-kontoret har de agile udviklingsmodeller også stort potentiale og vinder frem både inden for produktudvikling af fysiske produkter, marketingtiltag og R&D. Få indblik i de tre vigtigste årsager til at bruge de agile metoder.

 

I dag drives der projekter i tusindvis, måske endda i hundredtusindvis, i Danmark. Ifølge et tysk 2017-studie (Prof. Yvonne Schoper, University of Applied Sciences, Berlin) udgør projektarbejde 35 procent af den tyske økonomi, og der forbruges årligt 6.500 milliarder kroner via projekter. Omsættes dette til danske forhold, håndteres der også betragtelige summer på projektarbejdsformen – op imod trecifrede milliardbeløb på tværs af de private og offentlige sektorer.

Det er dog tilsvarende let at finde eksempler på projekter, som er løbet ind i problemer mht. tiden, økonomien, opfyldelse af kravene osv. Dette område forskes der ganske meget i af eksempelvis professor Bent Flyvbjerg, simpelthen fordi de ‘spildte’ midler er af en betragtelig størrelse.

Nogle af hovedårsagerne til fejlslagne projekter – forstået som projekter, der ikke modsvarer forventningerne mht. tid, økonomi, indhold osv. – er:

  1. Ukontrollable ændringer
  2. Utilstrækkelig analyse af projektgrundlaget og deraf følgende underestimering af ressourcer og tid
  3. Uklare metoder og organisering

Tre årsager til at bruge de agile metoder

I Mannaz mener vi, at der er meget værdi i at se ind i de agile metoder af tre årsager:

Årsag 1: I de agile arbejdsmetoder hilser vi ændringer velkomne. Det er endda nedfældet i principperne for den agile arbejdsform. Hermed sikres den rette kurs for projektet løbende, hvorved en højere grad af kundetilfredshed opnås.

Årsag 2: Hyppig læring er en central del af den agile arbejdsform. Omend vi starter på et lavt vidensniveau, får vi hurtigt et mere realistisk billede af projektet og kan træffe beslutninger på et realistisk grundlag, da opsamling af indsigt og læring er en central del af den agile proces. Dette betyder måske helt at afstå fra at lave projektet.

Årsag 3: Den agile arbejdsform er meget veldefineret. I projekter, der køres efter den agile Scrum-metode, har vi en ‘product owner’, en ‘Scrum master’ og et ‘team’. Projektets deltagere mødes med fastlagte intervaller og gennemgår den fremadrettede plan baseret på opdateret fakta fra virkeligheden.

 

“Denne måde at tænke på er et andet paradigme, end mange brancher er vant til.”

 

Agile metoder inviterer kunden ind i maskinrummet

I den agile arbejdsform flyttes det centrale fokus fra at producere leverancer til at skabe værdi.

Der laves eksempelvis ikke projekter for, at et lyssignal har en teknisk levetid på X antal år, er perfekt malet og lyser med en specifik lumen. Næ, vi vil sikre en stabil og sikker afvikling af trafikken det givne sted uden afbrydelser og afspærringer i tide og utide. Desværre glemmer vi ofte i forbindelse med projekter, at de ikke laves for at være teknisk ypperlige, men fordi der ligger et behov bagved, som skal dækkes.

Den agile arbejdsform inviterer kundens repræsentant ind i ’maskinrummet’, hvorfra denne bedes fortælle projektteamet, hvad hun/han ønsker og ikke ønsker. På denne meget direkte måde finder man bedst ud af, hvordan der skal prioriteres. Denne måde at tænke på er et andet paradigme, end mange brancher er vant til.

Praksis i Danmark er, at ca. 63 procent af de danske private og offentlige organisationer kører efter en eller flere agile principper (RUC/Mannaz Projektlederundersøgelsen 2018) – MEN kun 12 procent gør det altid. I øvrigt er der store brancheforskelle – højest i it- og medicinalindustrien og lavest i f.eks. bygge- og anlægsbranchen samt energiforsyningsbranchen.

 

“Et mere agilt og tillidsfuldt miljø bringer projekterne i mål hurtigere og med højere kundetilfredshed.”

 

Agile miljøer får projekter hurtigere i mål

Vi ser et stort potentiale ved i højere grad at benytte den agile arbejdsform i eksempelvis de brancher, hvor de agile arbejdsformer har lavest udbredelse, da skabelse og deling af viden i de tidlige stadier af projekterne skaber grundlag for at træffe de rigtige beslutninger tidligere.

Omstilling til agile processer i byggebranchen var således temaet ved PMI Denmarks arrangement ‘Agility in construction projects in collaboration with Novo Nordisk’ i marts. Her blev fire konkrete spørgsmål gennemarbejdet af mere end 40 professionelle projektledere, og ny viden blev skabt. Mange gode eksempler blev delt, og resultaterne taler deres eget sprog: et mere agilt og tillidsfuldt miljø bringer projekterne i mål hurtigere og med højere kundetilfredshed.

Anvendes den agile arbejdsform mere, kan vi som samfund:

  • Undgå spild af midler på forsinkede projekter, som folk i sidste ende ikke vil have
  • Rette ressourcerne hen mod sjove og værdiskabende projekter
  • Interessere os mere for den effekt, projekterne skaber frem for den tekniske specifikation af dem
  • Måle på samlet nettoværdi, altså fordele fratrukket omkostninger frem for kun at minimere omkostningerne uden at holde disse op imod indtægterne
  • Få frigjort midler væk fra værdiløse projekter og hen til værdiskabende samt involverende projekter

Ledelsen kan stå i vejen

Hvad kan stå i vejen for, at arbejdspladser i højere grad og med større hyppighed anvender agile arbejdsformer? Meget tyder på, at ledelsen gør. Lederrollen i den agile arbejdsform er anderledes end ’command and control’. Den agile leder fjerner forhindringer for teamet og agerer som rollemodel for eksempelvis udvisning af tillid. I øvrigt kan den agile leder ikke forvente de samme statusrapporter som i det gamle regime.

Så for at komme videre i denne spændende udvikling kræver det ledere, som tør gå forrest, som tør lytte til erfaringer fra deres branche, og som tør give plads samt udvise tillid til de involverede medarbejdere.

 

Denne artikel blev første gang bragt på techmanagement.dk.

Projektledelse

Mannaz Projektlederuddannelse

Få en helhedsforståelse af projektledelse og en solid værktøjskasse med redskaber til at planlægge, lede og styre dine projekter. Lær at motivere, kom i dybden med din ledelsesadfærd og bliv klædt på til at levere resultater i projekter på alle niveauer. Mulighed for IPMA® certificering. Du sparer penge ved at købe hele uddannelsen som én pakke.

12 dage 54.999 DKK
Læs mere
Projektledelse

Agil projektledelse

Få effektive værktøjer til at arbejde hurtigt, fleksibelt og være parat til forandring og tilpasning i dine projekter. Du får bl.a. træning i at benytte Planlægningspoker, Scrum Boards og Burn Down-diagrammer.

2 dage 11.999 DKK
Læs mere
Projektledelse

Scrum Master uddannelse

Et komplet forløb, hvor du lærer Scrum Master rollen og får værktøjer til at motivere og formidle dit scrum team.

10 dage 44.999 DKK
Læs mere

Henrik Bjerregaard Nielsen

Henrik er VP for Project & Programmes i Mannaz. Han har over 25 års erfaring fra en række internationale brancher såsom den rådgivende ingeniørbranche, bygge, olie og gas, shipping og it. Henrik er oprindeligt bygningsingeniør, og de første 5 år af hans karriere var han projekterende og tilsynsførende ingeniør, hvorefter han tog springet til ledelse, projektledelse og forandringsledelse. Hans passion er at skabe resultater gennem effektiv projektledelse; planlægning og eksekvering af projekter i organisationen, inddragelse af interessenter samt styring og sikring af projektets business case.
Henrik underviser bl.a. på ”Mannaz Projektlederuddannelse“.

Hvis du ønsker at vide mere, kan du kontakte Henrik Bjerregaard på +45 5139 6259 eller hbn@mannaz.com.