Flere og flere ledere og medarbejdere arbejder i dag på forskellige geografiske lokationer, i andre lande eller i Danmark. Undersøgelser viser, at ca. hver tredje danske leder har distanceledelse som et vilkår for sig selv og sine medarbejdere.
Mange ledere oplever at der er store udfordringer forbundet med at skabe et synligt og nærværende lederskab på afstand, for hvordan kan man samarbejde, kommunikere og interagere når man ikke er tilstede sammen, på samme sted og på samme tid? Og hvordan får man det bedste ud af de tilgængelige teknologier? Er det overhovedet muligt at erstatte det fysiske møde med det virtuelle møde på en kvalitativ og dynamisk måde?
Leder i en hybrid hverdag? Se vores kursus i distanceledelse
Også mange medarbejdere oplever at blive ”hægtet” af beslutningsprocesserne og at de mister overblik og sammenhænge mellem egne indsatser og ”the bigger picture”. Hvordan kan medarbejdere og ledere på forskellige geografiske lokationer i fællesskab tage ansvar for at bygge bro mellem de gaps, som opstår, når vi ikke er sammen på samme sted og på samme tid? Hvordan kan lederen agere, så der skabes grobund for tillid, samarbejde og en åben og dynamisk kommunikation?
Der er mange spørgsmål og heldigvis er der efterhånden også valid forskning, som peger på, hvordan vi kan håndtere de ”nye” vilkår. Her er fem gode råd til dig, som er leder for medarbejdere, der befinder sig på andre lokationer, end du selv gør:
At lede handler i meget høj grad om tydelighed og gennemskuelighed. Lederen skal på den ene side være tydelig i sine fordringer og om de forventninger, som lederen har til sit team og til de enkelte medarbejdere.
At lede på distancen adskiller sig i den forstand ikke meget fra den fysiske organisation, men behovet for gennemskuelighed og transparens øges væsentligt. For når du ikke er sammen med dine medarbejdere, så er der megen kommunikation, der falder ud. Det kan give misforståelser, overfortolkninger og forvrængninger, som igen fører til fejl, frustration og ofte også til manglende tillid.
Sådan afstemmer du tydeligt forventninger
Begynd med et fysisk eller virtuelt møde med dine medarbejdere, hvor I i fællesskab justerer forventningerne til arbejdet. Husk, at forventningerne justeres både i forhold til opgave, resultat og proces.
Afdæk medarbejderens behov for kontakt, sparring og feedback. Vær opmærksom på, at medarbejdernes behov kan være meget forskellige. Meddel også dine medarbejdere, hvilke behov du har for at blive inddraget, informeret og modtage feedback. Pas på ikke at overdrive, så det i stedet ender med micro-management og overdreven kontrol.
Når I har afklaret de gensidige forventninger, er det vigtigt, at du løbende følger op på, om det nu er som I aftalte, eller om der er noget, som er skredet i en forkert retning.
Kommunikation er den substans, der binder os sammen og skaber en fælles forståelse for, hvad vi skal og hvem, der skal hvad. Men kommunikation er mere end det.
Kommunikation er i høj grad også den energi, som på et menneskeligt plan knytter os sammen. Når vi mennesker kommunikerer, udveksler vi en lang række informationer om os selv og hinanden, der indgår som vigtige byggesten i at opbygge relationer. På distancen, når vi ikke er i det samme fysiske rum, er der en mængde af disse vigtige informationer, som forsvinder. Det er derfor, det er vigtigt, at vi kommunikerer planlagt og oftere end vi måske oplever at skulle gøre det når vi arbejder på samme lokation. Når vi er på samme fysiske lokation, får vi rigtig megen information om hinanden ”foræret”. Vi ser lige hinanden i elevatoren eller hilser i kantinen, osv.
Planlæg din kommunikation, så du får kommunikeret ofte nok
Som noget særligt ved distanceledelse, skal du planlægge både den strukturerede og målrettede kommunikation samt den uformelle kommunikation. Læg uformelle opkald til dine medarbejdere, som sidder på andre geografiske lokationer, ind i din kalender. De uformelle opkald giver jer mulighed for at vende nogle af de elementer, som ligger uden for de mere stringente og målorienterede møder.
Kommunikér effektivt og nærværende som leder
Tillid opbygges gennem relationer og kommunikation. I den virtuelle organisation er det en særlig udfordring at opbygge tillidsfulde relationer. Det handler bl.a. om, at tillid er noget, som skal genbekræftes med jævne mellemrum. Som leder kan du ikke beslutte, at dine medarbejdere skal have tillid til dig. I er nødt til at arbejde med at opbygge, opretholde og understøtte tilliden i en gensidig proces.
Giv tillid for at få tillid
Det første, som er vigtigt hvis du skal udvikle tillid i din virtuelle organisation, er at tillid er noget du får, når du giver det. Du skal selv udvise nødvendig tillid til dine medarbejdere, passe på med ikke at overkontrollere eller udøve micro-management.
Fordel goder og opmærksomhed retfærdigt
Du skal udvise fairness og ikke forskelsbehandle medarbejdere, som sidder på andre lokationer. Undersøgelser tyder på, at medarbejdere, som sidder tæt på lederen, får flere informationer og flere goder end de distribuerede medarbejdere.
Gå foran og overhold dine aftaler. Det handler om din troværdighed som leder og på distancen skal du være særlig opmærksom på at vedligeholde din troværdighed. Gør det, du siger, du vil gøre – og forvent det samme af dine medarbejdere.
Vi har alverdens teknologier til vores rådighed og hver for sig kan de noget forskelligt. Hvis du anvender mail til det meste, så er der en risiko for, at du kommer til at overdrive brugen. Hvis du altid ringer, så er der en risiko for, at du bliver et forstyrrende element. Tal jeres teknologianvendelse godt igennem med dine medarbejdere. Hvornår anvender I med det bedste resultat Onlinemøder, chatmøder, mails, telefon, osv.
Gør op med dine og medarbejdernes teknologivaner
Prøv at gøre op med nogle af jeres ”teknologivaner” og diskuter, om de bliver anvendt rigtigt. Du kan med fordel anvende følgende tre parametre, når du skal vurdere en teknologis anvendelighed:
Onlinemøder, chatmøder, mails, telefon?
Generelt kan man sige, at jo mere kompleks en opgave er, desto vigtigere vil det være at anvende virtuelle mødeformer, hvor man kan se hinanden. Jo mere en opgave haster, des vigtigere kan det være at afklare indsatser og ansvar på telefonen. Og jo mere moden eller erfaren en medarbejder er, des mere kan du med fordel anvende mails.
Se også vores kursus: Den virtuelle mødeleder
En grundlæggende forudsætning for, at du får succes med dit lederskab på distancen, er at dine medarbejdere i vid udstrækning evner at lede sig selv. Det er vigtigt, at du og dine medarbejdere i fællesskab beskriver hvad ”jeres” ledelse og særligt jeres selvledelse går ud på.
Gør mål og ønskede resultater tilstrækkelig synlige, så medarbejderen har mulighed for at ”styre” sig selv i den rigtige retning. Aftal, hvilke beslutninger medarbejderen selv kan træffe og inddrag med jævne mellerum dine medarbejdere i beslutninger, som vedrører deres arbejde.
De bedste medarbejdere på distancen er de, som både kan lede sig selv, men som også tager et ansvar for at lede og søge indflydelse på dine beslutninger.
Medarbejderen er dine øjne og ører på de lokationer, hvor du ikke selv er tilstede. De har viden og erfaringer, som du ikke kan have, fordi du ikke er der.
Her hos Mannaz afholder vi mange forskellige kurser i ledelse, der klæder dig endnu bedre på til at være en ledelse figur i den virksomhed du befinder dig i. Vores kompetente medarbejdere tilbyder kurser inden for blandt andet, forandringsledelse situationsbestemt ledelse og strategisk ledelse.Vi har ligeledes afholdt lederkursus for nye ledere, så hvad end du har mange års erfaring som leder, eller netop har scoret dig dit første lederjob, har vi kurser hvor du kan finpudse dine kompetencer og opnå helt nye.
