Projekter skal ses oppe fra

Projekter er en brik i virksomhedens store puslespil. Men for mange projekter på samme tid slører evnen til at se klart og nå i mål uden forsinkelser og ressourcespild.

Projektet som brikken i midten var netop temaet, da Mannaz dørene op for årets største projektlederarrangement. Under Projektdag 2007 den 22. maj, fik knap 150 deltagerne input og inspiration til at undgå projektforstoppelse og skabe samklang mellem strategi og projekter. Det var 18. gang danske projektledere fik mulighed for at høre aktuelle indlæg og udveksle erfaringer med afsæt i projekternes verden.

Her videregives projekterfaringer fra tre af dagens i alt seks foredragsholdere, der har rødder i både offentlige og private organisationer. Erfaringerne kan på hver sin måde tjene til refleksion omkring dit projektarbejde.

Projekternes rolle
Stig Poulsen, der er vice president i Danfoss, var første indlægsholder på Projektdagen. Mannaz afsluttede for nylig sin store projektlederundersøgelse, der viser, at en række af projektlederens større udfordringer hænger sammen med at forstå projektets rolle i virksomhedens udvikling og håndtere den komplekse omverden, som projektet indgår i. Det billede genkender Stig Poulsen. Men ifølge ham kunne mange virksomheder samtidig have god brug for både kost og spand til at rydde op i projekterne.

”Alt for mange projekter lever deres eget liv i en virksomhed uden overordnet koordinering. Det betyder at der kører alt for mange parallelle projekter. Derved bliver det svært, at holde overblikket. Det resulterer ofte i, at forsinkelser i et projekt rammer et andet, det bliver svært at kommunikere de rigtige ting og ressourcerne bliver brugt på at ændre planer frem for at skabe reel værdi,” sagde Stig Poulsen.

Det handler i højere grad om at organisere projekter på den rette måde og undgå at udvikle tunnelsyn, når man ensidigt forsøger at efterleve ufleksible milepæle i et projekt. I Danfoss har man en metode, der kobler projekterne tæt til virksomhedens innovationsproces. Gennem selskabet, Danfoss Ventures, udvælger man projekter med et stort fremtidigt potentiale. Der er skabt en ny karrierevej for projektledere som intreprenører, hvor de mest udsigtsfulde projekter organiseres som små virksomheder, der ansøger om penge til udvikling gennem direktionen. Projektlederne får her også mulighed for på sigt at blive medarbejdere.

”Det er en effektiv måde at drive innovation frem gennem projekter. De mindre virksomheder etableres med selvstændig ledelse, der fremlægger strategi og forretningsmodeller for direktionen, der så tildeler midler ud fra en helhedsbetragtning. Samtidig fokuserer vi meget på at sammensætte den rette ledelse og projektgruppe afhængig af, om det er en nystartet, voksende eller moden virksomhed,” fortalte Stig Poulsen.

Under Projektdagen tog Stig Poulsen sig også tid til at kigge i krystalkuglen og komme med hans bud på projekternes rolle i fremtiden.

”Jeg er overbevist om, at projekter i fremtiden bliver endnu mere kundeorienterede og internationale. Samtidig får projektledere et større ansvar for hele værdikæden. De skal i højere grad være med til at brige et projekt helt til dørs frem for blot at overlevere. Og så vil vi også se flere partnerskaber, hvor virksomheder partner op omkring at lave projekter, så der er flere om at dele udgifterne. Endeligt vil vi også se at venturekapital bliver mere styrende fremover,” forklarede Stig Poulsen.

Projektmylder
Projekter lever ofte i et mylder af projekter i virksomheden. Der er brug for at skabe en vis orden i form af programmer og porteføljer, og det bidrager til bedre samklang mellem strategi og projekter. Hans Mikkelsen er det tætteste man kommer på en godfather inden for projektledelse i Danmark. Hans navn pryder adskillige bøger og han underviser samtidig i projektledelse på Aalborg Universitet. På Projektdagen gav han sine erfaringer videre fra et nyt studie i 30 virksomheder af deres arbejde med projektledelse.

”Mange ledere har den holdning, at der skal være lidt mere på tallerkenen end folk kan spise – for så spiser de nok noget mere. Men det fører ofte til projektforstoppelse, at der ikke findes en klar udvælgelse af de rigtige projekter. Måden at udgå dette på er, at lave en projektportefølje, hvor man samler projekter som har en indbyrdes sammenhæng og ledes koordineret,” fortalte Hans Mikkelsen.

Hans Mikkelsen mener, at vi i mange sammenhænge er for accepterende og pæne i forhold til de projektidéer, som opstår i en virksomhed. Det handler om i større grad at fokusere på, om projekter skaber økonomisk værdi eller er strategisk nødvendige.

”I sidste ende handler det om, at projekter enten kan være energiskabende eller dræbende. Hvis for mange projekter sættes i gang samtidig hos nøglemedarbejdere i udviklingsarbejdet betyder det som regel projektforstoppelse. Flere undersøgelser viser, at det mest optimale antal projekter, man kan deltage i samtidig er to,” fortalte Hans Mikkelsen.

Få etikken med
Præcis viden er ofte en mangelvare i større projekter, hvor en kompleks omverden og en stor række usikkerheder og risici spiller ind. Lars Goldschmidt, der er adm. direktør i Foreningen af Rådgivende Ingeniører, fortale på Projektdagen om, hvordan involverede i projekter tackler ufuldstændige beslutningsgrundlag og omgås sandheden. Lars Goldschmidt overtog i sin tid ansvaret for at få Arbejdsmarkedsstyrelsens kuldsejlede edb-projekt AMANDA på ret køl. En opgave hvor kommunikationen spillede en afgørende rolle for at sikre at projektet endelig kom i mål.

”Hver dag skal man genskabe sin legitimitet som leder og skabe mening for medarbejderne, ellers finder de et andet projekt eller arbejdsplads. I projekter bærer man som leder et stort ansvar for, at det man lover rent faktisk sker ved projektets afslutning. Det kræver at man hele tiden fokuserer på, hvad man kommunikerer ud til interessenterne, for dem man glemmer bliver ikke venner.” fortalte Lars Goldschmidt.

Lars Goldschmidt påpegede, at det er nødvendigt at tale åbent om, at projekter ofte kan gå over budgettet. Det kræver, at man har styr på hvem, der skal kommunikere hvad til hvem.

”Kommunikation er afgørende for at sikre sig det optimale handlerum. Hvis man gør opmærksom på afvigelser hurtigt giver det interessenterne mulighed for at reagere. Derfor skal man i en organisation også diskutere, hvordan man fremlægger tingene og omgås sandheden. For det man fejrer ved afslutningen af et projekt er med til at skabe virkeligheden for det næste projekt,” sagde Lars Goldschmidt.

Projektdagens øvrige indlægsholdere var:

• Programleder Per Thuesen, Jyske Bank
• Journalist og forfatter Abelone Glahn, Amedia
• Sociolog Emilia Van Hauen, Indalo Institute

Sådan kommer du videre
Har du kommentarer til forfatteren eller artiklen, er du velkommen til at sende en mail.

Projektdag 2008
Glæd dig allerede nu til næste års projektdag. Hold øje med datoen. Har du spørgsmål til projektdagen eller ideer til næste års tema, er du velkommen til at ringe eller skrive en mail til Claus Havemann Andersen på 4517 6164.

Direkte link til denne side:
http://www.mannaz.com/mail.asp?MailID=154&TopicID=1701

Til toppen