Mannaz.com Cookie- og privatlivspolitik
Cookies hjælper os med at levere den bedste mulige oplevelse.  Få flere oplysninger Luk

Overdragelse og læring

Realiseringsfasen

Formål

Formålet er at give holdninger og værktøjer til evaluering og afslutning af projekter, herunder nærmere, at

  • skabe overblik over projektledelsens opgaver ved lukning af projekter
  • sikre planlægning og gennemførelse af en nuanceret projektevaluering og en aktiv projektafslutning

Projektafslutningen består af følgende områder:

  • Færdiggørelse, afslutning og overdragelse af projektopgaven
  • Afvikling af projektorganisationen
  • Læring

Forskellige måder at lukke projekter på

Afslutningsform Kendetegn Særlige indsatsområder og udfordringer
Afvikling Produkt leveret (succes/fiasko) eller projektet stoppet. Organisatorisk aktivitet.

Igangværende opgaver og eksterne leverancer.

Tilføjelse Projekt overføres til basisorganisationen.

Institutionalisering.

Strukturel indpasning.

Overlevering til basisorganisation.

Overførelse af personale.

Integration Projekt/produkt skal indoptages i basisorganisation. Integration af personale, produktion, økonomi, marketing, indkøb, distribution, jura m.v.

 

Projektets færdiggørelse og afslutning

  • Igangværende opgaver, herunder eksterne leverancer
    • Successive afleveringer og slutlevering
  • Slutfakturering og -betaling
    • Dispositioner
  • Dokumentation
    • Tekniske instruktioner (installation, brug, test, vedligehold)
    • Manualer, tegninger og diagrammer
    • Plan for vedligeholdelse / forebyggende vedligehold
    • Support, service og garantiforhold
    • Mangelliste og mangelafhjælpning (skreven og uskreven)
  • Evt. plan for endelig overdragelse (hvad, hvem, hvornår?
  • Planlægning af endelig projektaflevering
  • Idéer og muligheder for videre udvikling
  • Overdragelsesaftale og dokumentation af accept, herunder opfølgning

Overdragelse af projektet

  • Organisatorisk forankring, overdragelsesmøde til driftsorganisationen
  • Aftale om nødvendig indsats og frigørelsestakt/-tidspunkt for projektdeltagerne
  • Materialer og værktøjer, overdragelsesdokumenter og kvittering
  • Vejledning/rådgivning fra projektet (brug/problemløsning) til driftsorganisationen
  • Klarhed over opgaverne i drift, vedligehold og udvikling af løsningen

Afvikling af projektorganisationen

  • Plan for hvordan udstyr og materialer skal afhændes
  • Plan for hvordan projektlokaler og faciliteter skal fraflyttes
  • Plan for hvad der skal ske med al projektdokumentation, hvem bliver ejer af den?
  • Projekt procedurer og rutiner stoppes
  • Der udføres en resultatopgørelse over projektet og en mulig efterkalkulation udføres
  • Overdragelsen af udestående emner overføres til linien for videre opfølgning
  • Opfølgning på, at de sidste opgaver udføres som lovet og til tiden
  • Afvikling af projektmedarbejdere
  • Debriefing af de projektmedarbejdere, som skal tilbage til almindelig arbejde
  • Evalueringsmøde og afslutningsrapport
  • Plan for hvordan de opnåede erfaringer overføres til basisorganisationen

Projektafslutningsrapport

  • Afslutningsrapporten med reference til projektbeskrivelsen og alle ændringer til denne dokumenteres – brug projektets ændringslog
  • Lav en opgørelse over projektets evne til at overholde oprindelig tidsplan, budget og kvalitet og begrund eventuelle afvigelser
  • Statusrapporter inkl. opmærksomhedspunkter
  • Interessentvurderinger (evt. interviews)
  • Erfaringer, som er gjort under projektforløbet. Hvad gik godt/dårligt, og hvad var læringen, som skal tages med ved næste projekt?

Læring
Projektafslutning

  • Hvordan gik projektforløbet, hvilke læringer blev gjort undervejs?
  • Løsningskoncept og fagmetoder, herunder idéer til videre udvikling
  • Implementering og -metoder, herunder bl.a. uddannelse, inddragelse af basisorganisationen og leverandører
  • Organisering og interessenthåndtering
  • Opbyggede kompetencer og bedste praksis

Projektevaluering

  • Kundens realiserede resultater/udbytte

Inspiration til aktiv projektafslutning

  • Intensiv færdiggørelse – for at blive helt færdig
  • Planlæg og synliggør hvordan projektet skal afsluttes
  • Planlæg et Kick-down seminar
  • Planlæg en fest for projektdeltagerne i forbindelse med Kick-down seminaret
  • Afviklingssamtaler med projektdeltagerne og deres leder/chef
  • Takkebreve til alle involverede i projektet