Tilpasning af forhandlingsstrategi for den erfarne forhandler

Af Jan Vælds

I svære forhandlinger gør personforståelse og tilpasning af strategi og argumentationsstil en stor forskel på resultatet

Et nyt og effektivt praktisk element fra videregående forhandlingsteknik

Hvad er det der oftest udfordrer den meget erfarne forhandler?
Erfarne og succesfyldte forhandlere forklarer ofte, at de mest udfordrende forhandlinger er dem, hvor modparten er en person, som er svær at finde den rette forhandlingsstrategi overfor og ikke mindst at finde den rette måde at argumentere og forklare centrale forhold i forhandlingen på.

Den erfarne og succesfyldte forhandlers værktøjskasse
På langt de fleste forhandlingskurser undervises i interessebaserede teknikker og i win-win tænkning. Dette bliver nogle gange udsat for kritik med kommentarer om at den praktiske verden er mere hård end det.

Hvis man interviewer meget succesfyldte forhandlere, viser det sig dog, at de netop anvender disse to forhandlingsteknikker. Det, der til gengæld ofte adskiller dem fra andre er, at de er meget faste og vedholdende, samtidig med at de bevarer den gode kontakt og den respektfulde kommunikation.

Når erfarne forhandlere vil videreudvikle denne evne, er det oftest nyttigt at træne i argumentations teknikker, der er tilpasset den enkelte person, man sidder overfor i en forhandling. På den måde kan man opnå, at den vedholdende interesseargumentation passer til og accepteres af modparten.

Tilpasning af forhandlingsstrategi og argumentationsteknik til forskellige forhandlingsmodparter
Ud fra forskellige persontypemodeller (især mbti og enneagrammet) kan man definere en række argumentationsteknikker, som kan tilpasses den enkelt forhandlingsmodpart.
Det vigtigste fokus for at kunne anvende strategi- og argumentationsteknikker er at kunne aflæse situationer og personer og kunne vælge fleksibelt imellem de forskellige teknikker.
De nedenfor beskrevne trin 1 og 2 er relativ enkle at opøve for erfarne forhandlere.

Trin 1: Aflæsning af situation og person
Når forhandlinger er vanskelige og vigtige, og det giver mening at overveje sin forhandlings- og argumentationsstrategi, er første fase i valg af argumentationsstrategi at aflæse situation og person klart. Afhængig af erfaring og træning kan mbti adfærdsparametre eller enneagram persontypeparametre anvendes til dette.
(Mbti og enneagrammodellerne er i danske, europæiske og amerikanske virksomheder meget anvendte person- og adfærdstypemodeller, hvorfra der er udviklet effektive ledelses- og forhandlingsteknikker).

Trin 2: Argumentationsstrategi og -stil
Argumentationsstrategi og -stil bygges enklest op ud fra en motivationsmodel som enneagrammet. Ud fra de aflæste mbti eller enneagram adfærdsparametre vurderes, hvilken enneagram argumentationsstil som skaber mest respekt og bevægelse i forhandlingen.

To eksempler
Forretningseksemplerne nedenfor er konkrete reelle eksempler. Dog er historierne skrevet anonyme. Begge forhandlinger drejer sig om projekter på mellem 10 og 20 mil. kr.

Eksempel 1

System implementerings forhandlinger
En systemleverandør forhandler med en stor kunde. Implementeringen af et anlæg er igangsat hos kunden.
Den ansvarlige direktør hos den store europæiske kunde er ekstrem udfordrende, direkte og opfattes meget provokerende.

Leverandørorganisationen er noget rystet over de mange spørgsmål, kritik punkter og udfordrende kommentarer. Kunde og projekt er vigtige og leverandøren forsøger at mindske problemernes størrelse ved at forklare og love at lave løsningen, selv om det normalt ikke kan estimeres præcist hvor lang tid det tager at løse problemerne.
Ved hjælp af persontypefortolkning af den ansvarlige direktør hos kunden vurderes kommunikationsformen til at skulle være som 5) i boksen nedenfor ”besluttende og direkte” også når løsningerne ikke er konkret defineret. Eksempelvis: ”Vi kan ikke estimere løsnings tiden, men vi kommer tilbage om 1 uge med et sikkert estimat”. (i stedet for ”at vi prøver at fixe problemet inden for 1-2 uger”).
Da forhandlingsstrategi og stil blev tilpasset kom der hurtigt større kommunikationsklarhed, færre frustrationer, færre klager og større faktureringsmulighed.

Eksempel 2

Indkøb af Teleløsninger
En stor produktionsvirksomhed forhandler med stor teleleverandør om ny teleaftale for de næste 1-4 år.
Kunden forsøger at presse prisen og lave minimerede løsninger på nogle områder for at få en billigere aftale med teleleverandøren.

Persontypeanalysen viste, at teleselskabets primære sælgende projektleder ikke var stærkt fokuseret på konkrete detaljer, men mere på langsigtede visionære udviklingsmuligheder.
Argumentationsstrategi og stil blev derfor vurderet til strategi 4) i boksen nedenfor. Strategi og stil blev derfor omlagt til mere mulighedsorienteret, generel, og entusiastisk argumentation.

Indkøberen besluttede derfor at invitere leverandøren til at bruge aftalen i markedsføring, invitere nye potentielle kunder på besøg mv. Dette blev gennemført i en åben brainstorming session hvor mulighederne boblede, entusiastiske og meget visionære samarbejds ideer blev diskuteret. Detaljerne i løsningselementerne blev diskuteret af andre personer i et senere møde.

Ved at argumentationen blev tilpasset den aktuelle situation og forhandlerperson blev der mulighed for at opnå en langt lavere indkøbspris.

5 eksempler på argumentations strategier:
1) Præcision, detaljer og proces trin
2) Relationer og behov
3) Resultater, mål og status
4) Muligheder, generelt og entusiastisk (anvendt i eksempel 2 ovenfor)
5) Besluttende og direkte (anvendt i eksempel 1 ovenfor)

Det er svært at vurdere, hvilken økonomisk gevinst forhandlings tilpasningen i de 2 eksempler præcist havde. Men i begge tilfælde vil et værdi estimat overstige 1-2 mil. kr.

Erfaringen er, at for at kunne bruge disse strategier og stilteknikker effektivt kræver det øvelse i trin 1 og 2, til gengæld er det enkelt at træne teknikkerne.

Om forfatteren
Artiklen er skrevet af executive coach Jan Vælds, der er kursusudvikler og underviser på videregående forhandlingsteknik.
Jan har international forhandlingserfaring fra sine jobs som leder og direktør i en række danske og internationale virksomheder, og er medudvikler på en række nye træningsmodeller indenfor leder og forhandlerudvikling.

Sådan kommer du videre
Har du kommentarer til artiklen, er du velkommen til at sende en mail.

Få styr på dine egne forhandlinger
På kurset Professionelle forhandlingskompetencer lærer du meget mere om din rolle som erfaren forhandler og øver de videregående forhandlingsteknikker.

Følg også med i Mannaz Nyhedsmail de næste måneder, hvor Jan Vælds skriver om andre aspekter af forhandlingens svære kunst.

M Events
Mannaz afholder mange spændende inspirationsmøder. Nogle møder er gratis – andre koster et symbolsk beløb. Se det komplette program på www.mannaz.com/events.

Tilmeld dig M Knowledge
Mannaz nyhedsservices forsyner dig med relevante artikler om aktuelle trends, unikke tilbud og nyheder inden for kompetenceudvikling nationalt og internationalt – direkte i din indbakke.

Til toppen