Der er forskel på at styre og at lede – øjenvidneberetning fra en PRINCE2® eksamen

Af Birgitte Lenstrup

Projektledere i Danmark savner en projektledelsesmetode, som etablerer et ledelsesmiljø mellem et projekt, virksomheden selv og virksomhedens andre projekter. En projektledelsesmetode, der eliminerer tvivl om ansvar, beføjelser og forpligtelser, og som sikrer levering af aftalte produkter til forventet kvalitet og tid. Mange finder metoden i en PRINCE2-certificering, fordi PRINCE2® er en reference-metode, som retter sig til virksomheden som helhed i forbindelse med alle store og små projekter – både interne og eksterne.

Implementering af PRINCE2® – trinvis eller vulkanmetoden?
PRINCE2® er en erfaringsbaseret rammemetode, som kan tilpasses enhver virksomhed. Virksomheder som indfører den, bør som minimum lade alle, som arbejder projektorienteret, gennemgå og bestå Foundation-niveauet. Alle projektledere bør gennemgå og bestå Practitioner-eksamen, ligesom relevante ledere bør få et grundlæggende kendskab til PRINCE2-metodens principper. I implementeringsfasen bør virksomheden få hjælp udefra til sparring og vejledning for at sikre, at metoden bliver skruet sammen og tilpasset, så den passer til den pågældende virksomhed. Det er også vigtigt at overveje i hvilket tempo, man indfører metoden. Nogle virksomheder egner sig bedst til en trinvis indføring – andre er gearet til implementering efter ”vulkan”-metoden.

Anders Frisendal har netop bestået eksamen som PRINCE2® Practitioner hos Mannaz. Om metoden siger han: ”Jeg er slet ikke i tvivl om, at PRINCE2® er fremtidens projektledelsesmetode og den fremtidens virksomheder også bør bruge – det viser mange erfaringer fra udlandet også. Som projektledelsesmetode inddrager den alle niveauer af organisationen, den er internationalt anerkendt og er ikke brance-specifik, hvilket er en kæmpefordel for mange B2B virksomheder. Det er mit skøn, at denne erkendelse vil komme til de fleste større virksomheder og offentlige institutioner i løbet af 2005.”

PRINCE2® kræver ledelsesopbakning
PRINCE2® skal baseres på en virksomhedsledelses beslutning om at etablere et egentligt ledelsesmiljø mellem projektlederen og virksomhedens ledelse med dokumenterede og strukturerede aftaler, kommunikationskanaler og beslutningspunkter. PRINCE2®; er derfor ikke kun en projektleders værktøjskasse til at styre et projekt fra start til slut. Men det er et fælles sprog og fremgangsmåde, som er nødvendigt for at få alle projektelementer ind i en struktur, som virker mellem projekter indbyrdes samt mellem projekter og virksomhedens ledelse.

Eksamen med timeboxing
PRINCE2-eksamen kan tages i et eller to tempi. Det første niveau, Foundation, og det andet niveau, Practitioner, kan tages separat eller sammen. Anders Frisendal valgte at tage sin Foundation og Practitioner eksamen som et samlet kursus på fem dage.

”Fem-dages kurset er meget intensivt og bestod for mit vedkommende i 9 timers kursus og 3 timers selvstudie hver dag. Grunden til at holdet kunne bevare gejsten var et vældig godt tilrettelagt kursus og en dygtig underviser, som forstod at holde motivationen oppe hos alle”, fortæller Anders Frisendal.

”Den første eksamen, Foundation, gik vi op til torsdag eftermiddag, og fik omgående tilbagemelding på, om vi var bestået. Foundation eksamen består i 75 multiple choice spørgsmål, hvor man skal svare rigtig på mindst 38. Jeg havde 68 rigtige – så selvtilliden var i orden til gå op til Practitioner eksamen. Alle andre på holdet bestod også, og vi jublede virkelig over beståelsen og de gode point. Vores eksamensfeber droslede ned og nervøsiteten blev dæmpet før den store eksamen om fredagen”, tilføjer han.

Practitioner eksamen er en meget intensiv prøve, hvor deltagerne hele tiden skal bevare PRINCE2-begrebsverden i hovedet. Eksamen består i en 3 timers eksamen med en fritekst-case og en tre grupperinger af spørgsmål, hvor deltagerne forventes at fortolke begreberne og ikke blot citere metoderne. For at bestå kræver det, at man får mindst 75 ud af et max. på 150 point.

”For at nå det hele til eksamen, var jeg nødt til at afsætte tid til hver enkelt opgave og afslutte den uanset, om jeg var helt tilfreds eller ej. Jeg fik virkelig brug for at holde mig helt stramt til timeboxing pga. den begrænsede tid, jeg havde til at besvare. Det var hårdt og oven på en uges hård undervisning var jeg mentalt ”flad” efter eksamen. Men det var selvfølgelig helt glemt, da jeg seks uger senere fik at vide, at jeg var bestået”, reflekterer han med slet skjult tilfredshed i stemmen.

Generelt om udbyttet af sin PRINCE2® certificering siger Anders Frisendal: ”Min certificering har for mig virkelig synliggjort forskellen mellem at styre og lede projekter. Det at styre er at få et projekt ind i den ene ende af ”projektmøllen” og ud af den anden ende via opfølgning og struktur. Det at lede et projekt handler om at inddrage alle interessenter og derigennem proaktivt og dynamisk styre mod aftalte mål. Og det er PRINCE2® metoden som skræddersyet til.” Og han fortsætter: ”Personligt havde jeg mange aha-oplevelser i løbet af kurset. Når jeg nu – bagefter – hæver mig op i helikopterperspektiv, ser jeg i bagklogskabens klare lys, hvordan jeg kunne have gjort mange ting anderledes og nemmere for mig selv ved at sikre projekters ledelsesmæssige opbakning baseret på den tryghed, som struktureret kommunikation og forventningsstyring giver. Jeg har lært utroligt meget af det”.

PRINCE2® is a registered trademark of the Cabinet Office.

Om Anders Frisendal
Anders Frisendal er oprindeligt uddannet som civiløkonom og registreret revisor, men har i de seneste 11 år arbejdet med SAP-projekter; indledningsvist på kundesiden som superbruger og projektleder i bl.a. Carlsberg og Københavns Lufthavne, men er nu ansat som SAP Projektleder i Siemens Business Systems. Han er 43 år og et entusiastisk sejlsportsmenneske i fritiden.

Mere information
Har du kommentarer til interviewet er du velkommen til at sende en mail.

• PRINCE2® Foundation og Practitioner
• Andre internationale certificeringer i projektledelse
• Mannaz projektlederuddannelserne