Tiden løber – og vi løber med eller...

af konsulent Mariann Bach Nielsen, 2vejs kommunikation, underviser hos Mannaz

Når man nævner Leonardo Da Vinci i dag, kommer de fleste til at tænke på mysteriet.
Men med lidt hjælp er det måske muligt at flytte tanken til et andet sted, nemlig helt konkret til en af Da Vincis kendte tegninger. Forestil dig da Vincis tegnede menneske spændt ud i et geometrisk system. Det er faktisk sådan jeg og mange andre travle danskere nu og da føler os: trukket i af de mange sider vi gerne vil udforske, af det travle hverdagsliv med job, familie, venner, samfund, politik, fritidsliv og personlig udvikling. Ind i mellem synes vi, det er svært at nå helt ud til alle hjørner med finger- og tåspidser.

Men heldigvis er det jo bare et billede. Og heldigvis har vi lov til at forestille os hvordan vi kan forlænge arme og ben med stærke elastikker, eller hvordan vi kan afkorte afstanden til hjørnerne så der bliver god harmoni i billedet.

Mit emne er tiden der tilsyneladende løber – og vores mulighed for at forholde os konstruktivt til det. Det er et emne der er fyldt med paradokser, og mit budskab er at vi i endnu højere grad end tidligere selv skal vælge og beslutte hvad vi skal bruge tiden til.

Spørgsmålet er om det bare er tilsyneladende vi har fået mere travlt – eller der reelt er noget om snakken: at hverdagen er blevet mere hektisk. Har det ikke altid været sådan at småbørnsfamilier og karrieremennesker har haft svært ved at få tiden til at slå til? Min påstand er at vi mere end nogensinde har brug for at kunne planlægge og lede os selv. Det er nødvendigt for at kunne navigere sikkert gennem hverdagen uden at blive stressede eller føle os utilstrækkelige.

Lad mig give et par eksempler på hvordan vi har flyttet rundt på tidsforbruget – og hvorfor det i højere grad er op til os selv at planlægge os godt ud af udfordringerne.

”Næste uges tv”
Husker du programmet med Bent Bertramsen eller en af de andre rare tv-værter fra tiden før de mange tv-kanalers indtrængen i din stue? Jeg husker ikke hvilken ugedag det var, men jeg husker tydeligt at jeg og mine forældre brugte de 15 minutter på at få et indtryk af højdepunkterne på skærmen i den kommende uge. I familien besluttede vi samtidig hvilke af programmerne der lød så interessante at den ene eller anden af os skulle se det. Og så var der vejret. Det fik vi beskrevet kort og præcist i en vejrudsigt på ½ minut lige efter tv-avisen. Sådan – året rundt, i regn og sol.

Når jeg i dag sidder foran fjernsynet, får jeg uafladeligt serveret trailere for alle mulige programmer i den kommende uge. Op til fem gange på en enkelt aften gentages traileren for at inspirere mig til at blive på kanalen. Og så er der vejret. Jeg kan ikke holde tal på det væld af vejrudsendelser af flere minutters længde, jeg bliver ”tvangsindlagt” til at følge mellem nyhedsudsendelser og alt det andet. Og så kan jeg ikke engang gøre noget ved det. Men jeg kan da stadig vælge at slukke for mit tv.

Mulighederne for at bruge tiden foran tv – endda foran interessante og lødige udsendelser - er mangedoblet gennem de seneste 30 år. Ifølge seerundersøgelser fra Danmarks Radio, ser vi ganske rigtigt også mere tv end tidligere. Danskerne bruger i gennemsnit næsten 19 timer om ugen på at se tv. Valget er mit. Men jeg må planlægge og vurdere skarpt hvad jeg får mest ud af: at se tv eller at lade være.

Vi arbejder mere nu end tidligere
Arbejdstiden blev sat ned i 90’erne, men alligevel viser undersøgelser fra Socialforskningsinstituttet at vi i gennemsnit arbejder en halv time mere om dagen nu end vi gjorde i 1987. Vi bruger også mere tid på husarbejde og som nævnt ser vi mere tv. Vi sover lige så meget som vi altid har gjort, så altså må der blive mindre tid tilbage til fritid: spise, hygge, lege, motionere og slappe af.

Flere og flere veluddannede får mulighed for at arbejde hjemme, fx fra en bærbar eller hjemme-pc. Når vi spørger yngre mænd og kvinder om fordelene ved at arbejde hjemme, er svaret entydigt: Det giver en fleksibilitet i hverdagen. Dels er der ro til at løse opgaver i forhold til at sidde i et hektisk kontormiljø, dels er det muligt at arbejde et par timer når børnene er lagt i seng. Spørgsmålet er om disse ekstra par timer hver aften tælles med på timeregnskabet. Endnu en gang står vi med et dilemma hvor vi selv må træffe beslutningen: Er fordelene ved at kunne arbejde hjemme større end den ulempe det er at trække arbejdet med hjem - og ind over – privatlivet?

Mobiltelefon, mail og internet – du er altid på
Tungest af alt, mener jeg, vejer udviklingen i vores kommunikation. Jeg kender i dag ingen over otte år (undtagen min gamle far og svigermor der begge er 89 år) der ikke ejer en mobiltelefon. Langt de fleste har også en mailboks og adgang til internettet.

Mest iøjnefaldende er det at alle disse mennesker også har utroligt svært ved selv at bevare styringen over disse værktøjer. Det er som disse tidsrøvere er kommet snigende og har taget kontrollen over os: Telefonerne er tændte døgnet rundt. Det er en udfordring at få alle deltagere til at slukke mobiltelefonerne på et kursus eller en konference. I biografen er der stort set altid en telefon der ringer, og jeg har sågar oplevet en avanceret ringetone ved en begravelse!

I intercitytoget har jeg ofte overvejet at slå mig ned som industrispion. I hvert fald er der meget vide grænser for hvad de rejsende forretningsfolk højt og klart forhandler på plads mens alle andre i toget uden besvær kan lytte med. Ind i mellem telefonsamtalerne sidder alle i business-kupeen bøjet over de små bærbare pc’er mens den velkendte lyd af indkomne mails fylder tomrummet. Kort sagt, vi er altid på. Måske vælger du at mene at du har nået en masse arbejde på vej over Storebælt. Et andet synspunkt kunne være at du har trukket veksler på dine kræfter og overset en god mulighed for at slappe af, rekreere dig, samle nye kræfter eller reflektere over dit liv. Det er dit valg.

Opgaverne flytter plads
Danmark er blevet mindre, hører jeg ofte mig selv sige. Vi kan jo komme fra Jylland til Sjælland på få timer, dét må da have givet os mere tid. Tjo, men til gengæld bruger vi ofte 10-15 minutter på at reservere tog- eller færgebillet på nettet. Vi sidder og roder med ”gør-det-selv-services” – som nu og da alligevel ikke makker ret. Når vi skal udenlands, vælger vi også den ”hurtige” løsning og finder selv det hele på nettet. Det må da være nemmere end at tage helt ind til et rejsebureau. Og dog. Sidst vi skulle på en konference i Schweiz, tror jeg tidsforbruget med at finde billige flybilletter, hotel, tog, rejserute, supplerende sight seeing m.m., løb op i tre aftener. Tidsbesparelsen var i hvert fald ikke helt klar.

Det sidste eksempel på tidsforbrug der flytter plads, kender jeg både fra bestyrelser, udvalg og almindeligt samarbejde med kolleger og kunder. For at spare tid og penge har mange virksomheder afskaffet en ikke højtlønnet postmedarbejder der kopierede, skrev materialer ud og sendte post. I stedet sidder vi nu alle, skriver rent og kreerer PDF-filer der kan sendes videre med mail. Derefter sidder vi hver især ved vores pc, måske endda hjemme. Vi bruger nu og da lidt tid på bøvl med overfyldte mailbokse. Men når mailen kommer igennem, skriver vi møjsommeligt alle dokumenter ud på små langsomme printere, bruger tid på at vedligeholde med papir, blæk- eller tonerpatroner og teknisk assistance. Der er sparet, men ikke nødvendigvis i det samlede tidsforbrug.

Også her har du et valg. Skal du sige fra, påpege det skæve forhold, sætte dig bedre ind i teknikken, vælge aldrig at skrive ud og kun bruge dokumenter på skærmen – eller måske noget helt andet?

Du vælger – planlægning og mål er vejen
Nu hvor jeg har sat fokus på en række af hverdagens ”tids-slugere”, kan du formodentlig selv komme i tanke om mange andre eksempler fra dit eget job og din fritid. Denne overvejelse og erkendelse er første skrift på vejen mod større selvkontrol af din tid. På Mannaz-kurset ”Plan i eget arbejde” benytter vi en model for proaktiv adfærd. Modellen inspirerer til at angribe alle typer tids- og planlægningsproblemer ud fra filosofien om at det primært er dig selv der kan gøre noget ved det.

De tre trin i modellen for proaktiv adfærd er:

Proaktiv adfærd

Trin 1: Vurdér din tid og dit problem
Først må du finde ud af hvor stort dit tidsproblem er og hvad det indeholder.
Giv dig selv tid til at beskrive hvad problemet er.
Notér derefter dine personlige mål og hvad du gerne vil have mere tid til, såvel arbejdsmæssigt som privat.

Notér eventuelt alle opgaver i løbet af en uge – også hvor lang tid du bruger på reelt arbejde, hjemmearbejde, sport, tv, rengøring, afslapning, leg, møder og andet. Nu kan du klart dokumentere, både over for dig selv og andre hvordan du bruger din tid.

Trin 2: Analysér dit tidsforbrug
På næste trin analyserer du systematisk dit tidsforbrug. Leg Spørge-Jørgen med dig selv. Det vil sige, stil nysgerrige spørgsmål til hver eneste opgave og forsøg at besvare eksempelvis disse spørgsmål:

Var opgaven en acceptabel og naturlig del af dit job og dit liv?
Var opgaven i tråd med dine personlige, arbejdsmæssige og familiære mål?
Fandt du nytte, glæde, trivsel – eller det modsatte - ved opgaven?
Kunne en anden lige så let have klaret opgaven?
Hvorfor var det lige dig der løste opgaven?
Løste du opgaven på en fornuftig og effektiv måde eller kunne det klares smartere?

Trin 3: Vil du ændre noget - så gør det
Og nu kradser det. Hvis din analyse af opgaverne viser dig at der er for mange uacceptable opgaver eller tidsrøvere på spil i din hverdag, må du gøre noget ved det.

Tag fat i hver enkelt opgave, og beslut om du kan og vil fortsætte med den.
Hvor lang tid vil du bruge på den?
Lav en brainstorm med dig selv eller en sparringspartner: Find mulige forslag til at løse det problem du har set.
Er der fx noget du skal sige klart nej til – og andet du skal sige ja til i stedet.

Udarbejd en personlig handlingsplan hvor du vælger de løsninger du har mest lyst til at prøve af. Sæt anslået tidsforbrug og eventuel deadline på dine opgaver.

Styrmand på eget skib
Tænk på planen som en ”livsomlægning”. Ideen er at du ændrer frustrationerne over at have for lidt tid til tilfredshed med at have truffet en række klare valg. Noget har du sikkert måttet vælge fra, men du har valgt bevidst efter en nøje analyse og overvejelse. Alene det kan give dig overblik og ro, ny energi og fornemmelsen af at være styrmand på eget skib. Med din gennemtænkte plan og dine mål kan du forhåbentlig mærke at det er skønt at være et aktivt og engageret menneske. Et menneske med mange valgmuligheder – og som Da Vinci med et blik skarpt for de små detaljer der er værd at bruge tid på.

Hvis du undrer sig over at der ikke er en skov af kommaer i teksten, er det fordi forfatteren bruger den nye regel i det grammatiske komma. Hun undlader komma foran ledsætninger – som Dansk Sprognævn også anbefaler.

Om forfatteren
Mariann Bach Nielsen, konsulent og master i retorik og formidling, MARC.
Mariann Bach Nielsen er uddannet lærer og har med udgangspunkt i sine pædagogiske erfaringer arbejdet med formidling i forskellige sammenhænge. Gennem en årrække var hun skolekonsulent i brancheorganisationen Danske Slagterier. Senest har Mariann Bach Nielsen arbejdet som kommunikationschef i en dagligvarekæde. Etablerede konsulentvirksomhed i 1999, hvor hun blandt andet underviser i Mind Map notatteknik, skriftlig kommunikation, præsentationsteknik og personlig planlægning. Mariann Bach Nielsen har i en årrække undervist på forskellige Mannaz kurser.

Sådan kommer du videre
Har du kommentarer til artiklen, er du velkommen til at sende en mail.

Vil du selv gerne have styr på dine tidsrøvere og blive bedre til at bruge din tid effektivt, kan du læse mere om kurset Plan i eget arbejde

Direkte link til denne side:
http://www.mannaz.com/Mail.asp?MailID=91&TopicID=1017

Til toppen